eDistribution

Informationssikkerhed og forsvarlig håndtering af data er et krav og en nødvendighed for alle virksomheder. Indgående kommunikation fra offentlige myndigheder indeholder i stort omfang personfølsomme oplysninger, som skal håndteres fortrolig efter de retningslinjer som Databeskyttelsesforordningen har bestemt for hele EU.

eDistribution løsning har fokus på GDPR sikker post og effektiv distribution af Digital Post som modtages i e-Boks. eDistribution håndterer den indkomne kommunikation, klassificerer og distribuerer den til rette modtager. Det giver en sikker digital løsning med automatisk intern fordeling af dine indkommende Digital Post/e-Boks beskeder uden unødvendig indsigt i de fortrolige informationer.

Hvordan håndterer I jeres indgående e-Boks/Digital Post meddelelser?

Der kan være mange udfordringer forbundet ved manuel håndtering af virksomhedens indgående e-Boks meddelelser (f.eks. Udbetaling Danmark, vægtafgift og skatteoplysninger). Ikke kun selve fordelingen til rette modtager. Har I tænkt over:

• Hvem der håndterer jeres indgående e-Boks meddelelser ved sygdom og ferie?

• Hvad sker der, hvis fortroligt indhold kommer i de forkerte hænder?

• Har det konsekvenser, hvis I reagerer for sent på en indkommende henvendelse?

• Hvilke konsekvenser har det, at alle eller mange arbejde hjemmefra?

• Kan jeres medarbejdere huske og vedligeholde forretningsregler for fordeling?

PostNord Strålfors’ eDistributions-løsning er en enkel og sikker løsning til effektiv håndtering af virksomhedens indgående Digital Post/e-Boks beskeder. Alle jeres indgående meddelelser fordeles automatisk til korrekt modtager i realtid.

Vores unikke løsning er en kombination af en automatiseret, kompleks brug af regler, støttet med machine learning. Vi sikrer jer, at alle meddelelser indholdsmæssigt bestemmes og leveres direkte til rette modtager/afdeling i organisationen. Effektive og fejlfrie processer sikrer, at din virksomhed har et komplet overblik med kontrol på egne processer, der kan ses på bundlinjen. Med os som digital partner kan I derfor bruge jeres tid og ressourcer bedste muligt.

 Sådan fungerer det:

• Vi kopierer og router dine Digital Post/e-Boks dokumenter til vores eDistributionssystem. Dette sker via sikker transmission mellem e-Boks og PostNord Strålfors
• I eDistributionssystemet fordeles de indkommende dokumenter til de aftalte afdelinger, baseret på regler

• For hver modtager registreres en e-mailadresse, som peger på en funktion/afdeling/person hos kunden

• Vi sender alle e-mails med TLS kryptering

• Vi håndterer beskederne sikkert og opfylder GDPR kravene for søgbarhed og sporbarhed

 Fordele:

• Nem og sikker løsning

• Hurtig implementering - Sættes op og er i drift indenfor 4 uger. Og med meget begrænset ressource træk på dine interne ressourcer i IT og forretning

• Giver overblik - Du har altid styr på modtagelsen af dine Digital Post/e-Boks dokumenter. Hvor mange meddelelser du har modtaget og hvornår via ”Statistik modulet”

• Sikker Brugeradgang - Du får adgang til manuelt at fordele de beskeder, som ikke automatisk er fordelt via systemets ”Document router”

• Nem dokumentsøgning - Du kan fremsøge henvendelser i 90 dag, hvor de er søgbare i Track Documents modulet

Værd at vide om eDistribution systemet:

• Løsningen er Software as a Service (SaaS)

• Information security: ISO 27001 certificeret

• Styret med brugeradgang og brugerroller

• Dedikeret Rule Management support

• Løbende releases af opdateringer af ny funktionalitet

• Andre kanaler kan tilkøbes – fysisk post og e-mail

Flere løsningspakker:

• Basic løsning med fordeling e-Boks
• Standard løsning
• Customized løsning
  Se overblikket over e-Distribution løsningspakker