Med Strålfors Connect løsningen sender Velliv nu krypteret post, der havner hurtigt i kundernes e-Boks. Kunderne får en bedre oplevelse – og Velliv opnår en stor økonomisk besparelse.

Udfordring

Velliv, som med 344.000 kunder og en portefølje på 210 mia. kr. er Danmarks tredjestørste firmapensionsselskab, sendte indtil 2015 størstedelen af sin post til kunderne som fysisk post. Løsningen svarede ikke overens med kundernes forventninger. Langt de fleste kunder ville nemlig helst have deres post digitalt. Derfor besluttede man at kigge på hvilke muligheder, der fandtes på markedet for output management. Målet var at give kunderne en bedre oplevelse med hensyn til den kommunikation, Velliv sendte til dem. Blandt de løsninger Velliv kiggede på, var Connect-løsningen den, der bedst opfyldte de krav Velliv stillede med hensyn til blandt andet hastighed, brugervenlighed, sporbarhed og sikkerhed.

Fra vi begyndte at kigge os om efter en digital løsning, til vi havde fået Connect-løsningen implementeret, gik der knap et år. Det er meget hurtigt, synes jeg.

Løsningen

Connect-løsningen er fleksibel og giver os mulighed for at vælge forskellige kommunikationskanaler. Når vores medarbejdere skal skrive til en kunde, kan de se i systemet ad hvilken kanal, kunden ønsker at blive kontaktet. Hvis kunden for eksempel ikke er tilmeldt e-Boks, vælger medarbejderen at sende forsendelsen som fysisk post, siger Per Lyngh Sørensen, it-ekspert kommunikation backend hos Velliv.

– Det er en meget hurtig måde at kommunikere med kunderne på. Fra vi har afsendt meddelelsen, til den havner i kundens e-Boks, går der kun 3-5 sekunder. Det betyder, at vi kan sidde med en kunde i telefonen og sende et dokument, som vedkommende så kan modtage og læse i løbet af samtalen. Med almindelig post ville det jo tage omkring 5-6 dage.

– På nuværende tidspunkt har omkring 75 procent af vores kunder givet os tilladelse til at sende post til dem i e-Boks. Vi benytter løbende en slags banke-på-løsning for at få flere til at tilmelde sig. Og vi modtager cirka 140 tilmeldinger om dagen, så det går støt fremad.

Connect-løsningen er fleksibel og giver os mulighed for at vælge forskellige kommunikationskanaler, siger Per Lyngh Sørensen, it-ekspert kommunikation backend hos Velliv.

Resultat

Udover at kunden modtager sin post hurtigere end tidligere, så giver Connect-løsningen også nogle fordele internt for Velliv.

– Vi har kunnet optimere en række arbejdsgange. Dels er det lettere at håndtere de såkaldte manuelle forsendelser, men derudover har vi også en række systembreve som for eksempel oversigter, rykkere og lignende. Dem kører systemet automatisk om natten, og de frigives så og bliver sendt om morgenen - uden at nogen medarbejdere skal bekymre sig om det.

– Sidst men ikke mindst så er der naturligvis et stort økonomisk incitament ved at digitalisere forsendelserne, da vi sparer porto, hver gang vi sender en forsendelse digitalt, siger Per Lyngh Sørensen.

Fremtiden

– Fra vi begyndte at kigge os om efter en digital løsning, til vi havde fået Connect-løsningen implementeret, gik der knap et år. Det er meget hurtigt, synes jeg. Alle medarbejdere har taget rigtig godt imod løsningen og synes, den letter deres arbejde. Vi er en privat virksomhed, der bruger Connect-løsningen. Derfor har vi nogle andre krav, behov og forventninger end offentlige virksomheder. Det har PostNord Strålfors været meget lydhøre overfor, og har hele vejen igennem forstået at tilpasse løsningen til os, siger Per Lyngh Sørensen.