Odense er en frikommune. Det betyder, at Odense er en af de kommuner, der har lov til at teste nye, nemmere og mere effektive måder at udføre sine administrative opgaver på. Netop derfor har Odense kommune været tidligt i gang med digitalisering af deres borgerkommunikation. Odense kommune er med sine godt 204.000 indbyggere Danmarks fjerde største kommune.

Udfordringen

Befolkningstilvæksten de seneste år i kommunen har betydet, at der skulle findes flere penge til blandt andet velfærd. Man var derfor nødt til at skære ned på administrationsomkostningerne og blandt andet finde nye digitale løsninger, der kunne effektivisere arbejdsgange. Desuden var der behov for, at forsendelser kunne være hurtigere hos borgerne, end det er tilfældet med fysisk post. Med GDPR var der også et krav at sikre kommunikationen med borgerne. Derfor besluttede man at finde en ny løsning.

– Vi var nødt til sikre, at vi overholdt GDPR. Som kommune sender vi megen kommunikation til borgerne. En stor del af vores forsendelser indeholder fortrolige oplysninger, som er forbundet med særligt strenge krav til, hvordan vi opbevarer og håndterer disse data, siger Henrik Kühlmann Jørgensen, IT Konsulent - Projektleder NgDP hos Odense kommune.

Løsningen

Connect løsningen blev svaret på de fleste af kommunens udfordringer. Løsningen giver mulighed for at vælge hvilken kanal, den pågældende borger skal kontaktes via. Langt de fleste borgere modtager deres post i den Digitale Postkasse. Kun syv procent er fritaget for e-Digital Post og modtager deres post fysisk. Hvis der skal sendes brev til en borger blandt disse syv procent, vil systemet automatisk foreslå, at fysisk post bliver valgt som kanal. Forsendelsen sendes dernæst automatisk til fjernprint, hvor den både bliver printet, kuverteret og frankeret, hvilket sparer kommunens medarbejdere for meget tid. Alene i 2018 blev to millioner forsendelser til borgerne sendt digitalt.

Resultatet

Connect er tilpasset Odense kommunes behov og indeholder en lang række fordele, der alle giver smartere arbejdsgange, økonomiske besparelser og øget sikkerhed, så GDPR-krav kan overholdes.

– Løsningen giver desuden mulighed for at sende den digitale post direkte fra vores fagsystemer. Det gør håndteringen af udsendelserne langt mere smidig og mere effektiv end tidligere.

Odense er en af de kommuner i landet, der er længst fremme med hensyn til digitalisering, og Connect-løsningen styrker denne position yderligere.

– Samarbejdet med PostNord Strålfors er absolut forløbet positivt. Naturligvis spiller prisen en afgørende rolle, når man vælger leverandør af så stor en opgave. Men det er også vigtigt, at leverandøren har forståelse for vores udfordringer – og det føler vi i høj grad er tilfældet med PostNord Strålfors. Man kan virkelig mærke, at de har erfaringer med tilsvarende opgaver fra andre kommuner.

Fremtiden

Odense Kommune har som sagt været med længe, hvad angår digitalisering og er derfor valgt som testkommune for den digitale postløsning. Kommunen arbejder derfor med forskellige tiltag, der vil forbedre kommunikationen med borgerne yderligere. For eksempel planlægger man et nyt memo-format, der kan gøre ’brevet’ mere levende med svarknapper og lignende.

– Alfa og omega for os er dog fortsat, at borgerne får deres post sikkert og hurtigt, slutter Henrik Kühlmann Jørgensen.