At Novozymes kort tid inden marts 2020 var gået i luften med en løsning, der scanner fysiske breve og digitaliserer håndteringen af dem, viste sig at være et heldigt sammentræf, da landet lukkede ned. Digital distribution var en stor hjælp under nedlukningen, og i dag er det svært at forestille sig andet.

Novozymes er en dansk, bioteknologisk virksomhed, der udvikler og fremstiller enzymer og mikroorganismer til industriel anvendelse i eksempelvis vaskemidler, fødevarer og til rensning af spildevand. Virksomhedens hovedsæde ligger i Bagsværd.

Udfordringen

Mange kilometer blev tilbagelagt, når posten skulle omdeles på adskillige etager i flere forskellige bygninger fordelt på de fire lokationer i henholdsvis Bagsværd, Lyngby, København NV og Kalundborg. Selvom mere og mere foregår digitalt, bliver det stadig til en del fysisk post, når 2600 medarbejdere kommunikerer med et endnu større antal samarbejdspartnere, leverandører, myndigheder og andre instanser.

”Vi gik og kørte dagligt adskillige kilometer for at dele posten ud. Meget tid. Mange ressourcer. Alligevel var jeg faktisk lidt skeptisk i starten; ´Vil det her reelt lette vores arbejde?´, men gang på gang er jeg blevet imponeret over omfanget af det, vi har kunnet automatisere”, fortæller Trine Søegaard, som er projektchef hos Novozymes.

Løsningen

For at spare tid på det manuelle arbejde med sortering og omdeling af fysisk post, valgte Novozymes en digital løsning. Løsningen scanner al indgående, fysisk post, og automatiserer den efterfølgende sortering og distribution.

Distributionen foregår på baggrund af regler, der understøtter Novozymes’ behov. ”Inden opsætningen rakte jeg ud til alle afdelinger for at sikre, at alle regler understøttede de forskellige behov. Da den interne afstemning var på plads, kom vi forbavsende hurtigt op at køre effektivt”, fortæller Trine Søegaard om implementeringen, som betyder, at Novozymes i dag har optimeret fordelingen af fysisk post betragteligt.

Resultatet

Fordelene for Novozymes er meget konkrete, og løsningen har gjort, at flere ting i dag fungerer anderledes end tidligere.

"I dag slipper vi for de manuelle opslag, som var hverdagen før, når der var tvivl om, hvor et brev skulle hen. Reglerne i systemet genkender en afsender/modtager-logik, så det er slut med gætterier. I forhold til hjemmearbejde stod vi jo stærkt, da landet lukkede ned. Vi var lige gået i luften, og alle fik deres post, selvom de sad derhjemme. Hjemmearbejde, som bliver mere og mere udbredt, er langt nemmere på den her måde”, fortæller Trine Søegaard om nogle af de første erfaringer med løsningen.

Slut med manuelle scanninger og glemte fakturaer

En stor del af den indkomne post er fakturaer, som før godt kunne havne ude på skrivebordene hos den enkelte fakturamodtager. I dag scannes alt fakturarelateret, og ryger via de definerede regler direkte ind i bogføringsflowet.

”Reglerne sikrer, at de fysiske fakturaer med det samme scannes og flyder ind i vores bogføringsflow. Det sparer os både for manuelle scanninger og glemte fakturaer”, fortæller Trine Søegaard.

En fleksibel både-og-løsning

Selv i en digital tidsalder skal nogle typer dokumenter bevares i fysisk form. Trine Søegaard fremhæver, at det har været vigtigt for Novozymes, at det stadig er nemt at modtage originalpost, når det er det, der er behov for. ”Alt går via PostNord Strålfors, men igen er reglerne med til at sikre, at udvalgte fysiske dokumenter forbliver fysiske. Det er eksempelvis vigtigt for vores juridiske afdeling. Løsningen er fleksibel og tager højde for vores konkrete behov”, uddyber Trine Søegaard.

PostNord Strålfors’ rolle

For Novozymes er der tale om effektiv og ubemærket daglig drift. ”Det er sjældent, vi har brug for at række ud til PostNord Strålfors. Vi har stor tillid til, at systemet fungerer optimalt. Har der indimellem været noget, der krævede justeringer, så bliver det løst enkelt og hurtigt”, afslutter Trine Søegaard.