Fra 15.000 mapper til én harddisk

En flytning kan føre til meget. For ingeniørvirksomheden NNE førte en flytning af hovedkontoret først og fremmest til nye og flotte lokaler men også til en gennemgribende digitalisering af virksomhedens arkiv. Digitalisering i den størrelsesorden kræver tid og ressourcer, som NNE ikke havde internt i organisationen. Derfor henvendte de sig til PostNord Strålfors, som er eksperter på området. NNE kan i dag opbevare hele deres arkiv på én harddisk.

Virksomheden

NNE udvikler ingeniør-løsninger til en lang række virksomheder inden for pharma-industrien. Virksomheden blev oprindelig grundlagt i 1930'erne som et selskab under Novo, men etablerede sig som selvstændig virksomhed i 1991. NNE har i dag omkring 2000 medarbejdere fordelt i virksomhedens 15 kontorer rundt om i verden blandt andet USA, Kina og Indien.

Udfordringen

Virksomheden har eksisteret i mange år, og har med tiden fået opbygget et kæmpe arkiv, der blandt andet indeholder et stort antal ingeniørtegninger. I forbindelse med at NNE skulle flytte til nye lokaler i Brede, valgte man at digitalisere arkivet. Det skete, dels fordi det var besværligt at flytte med så stort et arkiv, dels fordi der ikke var afsat plads til et arkiv i de nye lokaler, og sidst men ikke mindst fordi det er lettere og hurtigere at finde rundt i et digitalt arkiv end i et arkiv med fysiske tegninger og dokumenter. Sikkerheden stod også højt på NNEs liste med krav til håndteringen af dokumenterne. Af konkurrencemæssige årsager var det meget vigtigt, at dokumenterne ikke faldt i hænderne på uvedkommende. Derfor var det af stor betydning, da leverandøren skulle vælges, at PostNord Strålfors kunne dokumentere, at alle deres medarbejdere er sikkerhedsgodkendte.

Løsningen

NNEs arkiv bestod af 15.000 mapper. Virksomheden havde ikke selv ressourcer til at scanne eller makulere alle disse dokumenter.

– Vi valgte at outsource opgaven til en ekstern leverandør, der er ekspert på området. Valget faldt på PostNord Strålfors af flere grunde. Dels havde vi gode erfaringer med dem fra tidligere og vidste, at de kunne løfte opgaven. Desuden tilbød PostNord Strålfors som den eneste af de fire adspurgte leverandører at scanne dokumenterne på deres egne maskiner. Det var vigtigt, for det betød, at der ikke blev lagt beslag på vores maskiner. Hvilket nemt kunne skabe kø i vores daglige workflow, siger Jesper Levinsen, som er Senior Project Controller hos NNE.

Resultatet

Efter en gennemgang af det gamle arkivs 15.000 mapper, besluttede man, at mellem 2.500 og 3.000 skulle digitaliseres og gemmes. Resten skulle makuleres. Hele projektet varede fra medio september 2017 til omkring den 10. januar 2018.

– Makuleringsdelen trak lidt længere ud end forventet, men det var vores egen skyld. Selvom projektet endte med at blive større, end vi først havde estimeret, så løste PostNord Strålfors opgaven til den aftalte tid og pris. De arbejdede i direkte kontakt med vores it-afdeling, sørgede selv for ekstra arbejdskraft, så de kunne nå i mål til den aftalte tid, og de tog i det hele taget selv styring på projektet. Det gjorde hele projektet meget nemmere for os, siger Jesper Levinsen.

Digitaliseringen af arkivet har betydet store tidsmæssige besparelser for medarbejderne, der på rekordtid kan søge tegninger og dokumenter frem, de tidligere skulle lede efter i fysiske mapper. Det er desuden en stor fordel, at medarbejderne har adgang til dokumenter, uanset hvor de befinder sig.

Fremtiden

NNE har selv mulighed for at scanne store tegninger og andre dokumenter in-house, så i fremtiden kan medarbejderne sagtens selv tage sig af digitaliseringen projekt for projekt.

– Vi har dog stadig et stort arkiv på vores kontor i Kalundborg. Det skal på et tidspunkt gennem samme proces som arkivet på hovedkontoret. Vi er en moderne og fremtidsorienteret virksomhed. Vi kan ikke fungere optimalt med et arkiv, der ikke er digitaliseret. Det giver så mange fordele, at dokumenterne gemmes digitalt, at det står højt på ønskesedlen at få Kalundborg-arkivet digitaliseret. Kalundborg-arkivet er ikke helt så stort som hovedkontorets, men det bliver alligevel en opgave, der er for stor at lægge ud til den faste medarbejderstab. Så vi vil med stor sandsynlighed også vælge en ekstern leverandør, når vi skal til at løse den opgave. Og med de erfaringer vi har gjort os nu, vil vi da bestemt vælge PostNord Strålfors igen, slutter Jesper Levinsen.