Samarbejdet med PostNord Strålfors har resulteret i mindre administration, bedre pengestrøm og uventede muligheder både for at møde kunderne og konkurrere med andre virksomheder.

Virksomheden

Kraftringen Energi AB er et kommunalt ejet energiselskab med mere end 500 medarbejdere og med hjemmemarked i fire skånske kommuner – Lund, Lomma, Eslöv og Hörby. Virksomheden har ca. 500 medarbejdere, og leverer el, varme, køling, gas, fibernet, entrepriser og andre energirelaterede tjenester til i alt ca. 260.000 kunder.

Udfordringen

Kraftringen udsender hver måned ca. 100.000 fakturaer. Da aftalen med den tidligere printleverandør udløb, vandt PostNord Strålfors det nye udbud.

Kraftringen søgte en leverandør, der kunne designe et fakturalayout, der ser ens ud, uanset om kunden modtager fakturaen digitalt eller på papir. Det samme layout skal desuden gemmes i arkivet, så kundeservice nemt kan hjælpe de kunder, der har spørgsmål.

Kraftringen stillede krav om større kontrol med håndteringen, mere digitalisering og automatisering. Desuden ønskede man hjælp til at øge andelen af digitalt distribuerede fakturaer.

– Vi ejer udformningen af de individualiserede budskaber på fakturaen. Det er en stor forbedring, siger Erik de la Motte, chef for faktureringsafdelingen i Kraftringen.

Løsningen

Den store forskel i forhold til tidligere er, at al kontrol og opfølgning af faktureringen nu sker på en enkelt platform. De medarbejdere, som beskæftiger sig med fakturahåndtering, behøver ikke længere holde styr på mails, der sendes frem og tilbage med ændringer og rettelser. Desuden kan hele flowet følges i realtid. Det er også nemt at tilføje budskaber og tilbud, der er skræddersyet til kunden.

– Vi ejer udformningen af de individualiserede budskaber på fakturaen. Det er en stor forbedring, siger Erik de la Motte, chef for faktureringsafdelingen i Kraftringen.

Kraftringen er midt i arbejdet med at øge andelen af digitale fakturaer. I dag er 53 pct. af fakturaerne digitale i en eller anden form. Det er Erik de la Mottes ambition at nå op på 65 pct.

Energiselskaber har en ekstra udfordring i forbindelse med overgangen fra papirfakturaer til digitale fakturaer, fordi de ikke må opkræve gebyr for papirfakturaer. De kan kun lokke med, at digitale fakturaer giver kunden noget ekstra, en merværdi.

Her er PostNord Strålfors' løsninger inden for Omnichannel en stor hjælp, siger Erik de la Motte. Fakturaen præsenteres på den platform, der passer kunden, uanset om det er en computer eller smartphone. Mulighederne for individuelt tilpassede budskaber, informationer og tilbud i forbindelse med dynamiske fakturaer frister. Løsningen skal være i drift i løbet af året.

Resultatet

Den nye arbejdsmetode giver langt mindre dialog på hvert trin og en hurtigere og mere fleksibel proces. Faktureringen foregår med kortere intervaller og færre fejl. Pengestrømmen er blevet bedre.

– Vi fik meget mere, end vi havde forventet! Vi har fået flere ideer og en større vifte af løsninger til vores behov, end vi havde regnet med, siger Erik de la Motte.

I de tre måneder, det nye system har været i drift, har der været brug for en række tilpasninger – alt fungerer endnu ikke helt perfekt.

– Fordelen ved PostNord Strålfors er, at det er en stor organisation med mange kunder. De har allerede oplevet de fleste mærkværdigheder. Derfor kan de hurtigt finde løsninger på de problemer, der opstår. Det føles trygt.

Fremtiden

Da udbuddet blev gennemført, var Erik de la Motte ikke klar over, at han samtidig fik et nyt værktøj i konkurrencen med andre elselskaber. Den tilpassede faktura og den brede vifte af betalingsmuligheder kan tiltrække de kunder, der ikke kun er ude efter den laveste pris. En konkurrencefordel, han ser frem til at udvikle.

– Kraftringen bliver som kommunalt ejet virksomhed aldrig den billigste. Der stilles andre krav til os, og vi har en anden forretningsidé. Men Strålfors har, uden at jeg var klar over det, givet os en mulighed for at forbedre vores konkurrenceevne. Det er vildt godt!