archive-hero banner.jpg
Brancher

AAB digitaliserer over 100 års boligdokumenter

At digitalisere sine papirarkiver skaber overblik, og gør det lettere at få adgang til og finde sager frem hurtigt. Det sparer plads i forhold til et fysisk arkiv, og gør det fremfor alt lettere at arbejde i overensstemmelse med GDPR-kravene. Derfor valgte boligforeningen AAB at digitalisere alle dens 107 lokale arkiver, så foreningen lever op til GDPR-kravene, hvad angår arkivering og håndtering af persondata.

Virksomheden

Boligforeningen AAB har eksisteret siden 1912, og er Danmarks ældste og største almene boligforening. Foreningen består af 107 afdelinger, administrerer 19.000 almene boliger, og dækker hele Storkøbenhavn.

AABs udfordring

Boligforeningen AAB har beboerdemokrati med et ”decentralt forvaltningskoncept", hvor en lang række administrative og organisatoriske opgaver varetages ude i boligafdelingerne. Hver af AABs 107 afdelinger har derfor haft sit eget, fysiske arkiv. De fysiske arkiver var blevet opbygget over mange år. De var tunge og langsommelige at arbejde med, de tog meget plads, og arbejdet med dem var typisk afhængigt af enkeltpersoner – og det var svært for nye medarbejdere at komme ind i samme rutiner og opbygge den nødvendige erfaring.

Vigtigst af alt, så var det så godt som umuligt at overholde kravene i GDPR. Derfor var det oplagt for foreningen at digitalisere arkiverne, da kravene til håndtering af personfølsomme data med GDPR-lovgivningen i 2018 blev strammet. Men ligesom at Rom ikke blev bygget på én dag, så er digitalisering heller ikke noget, man bare lige gennemfører.


Michael Storgaard fra Boligforeningen AAB
"Digitaliseringen er et forandringsprojekt, hvor vores medarbejdere skal være mere digitale i deres arbejde, fordi vi på denne måde både bliver mere effektive, og kan kontrollere vores data. Når der er mange mennesker og en stor organisation involveret, så er det vigtigt at huske dette", siger Michael Storgaard, som er it-chef hos AAB.

Løsningen

AAB har i samarbejde med PostNord Strålfors digitaliseret sine fysiske arkiver fra lokalafdelingerne. Den enkelte afdeling havde typisk et beboerarkiv, et leverandørarkiv samt et tegningsarkiv. Udover dette var AABs HR-arkiv også en del af den opgave, der blev udført. PostNord Strålfors indsamlede arkivmaterialet fra de mange lokalafdelinger, klargjorde dokumenterne og scannede dem – hver arkivtype efter særlige behov. Fælles for alle arkiver var, at de indeholdt data, som efter GDPR krævede fortrolig behandling.

"Vi har tidligere benyttet PostNord Strålfors til scanningsopgaver, så de kendte til vores processer og de retningslinjer, vi forlanger med hensyn til arkivering", fortæller Storgaard. 

Alt blev scannet og arkiveret efter AABs direktiver. Hvis dokumenter var for gamle eller ikke var mulige at klassificere i henhold til direktiverne, blev de arkiveret i en opsamlingspool, som AAB efterfølgende kunne gennemgå. På den måde blev intet kasseret, før det havde været gennem AABs egen kontrolfunktion.

Resultatet

Arkiverne indeholdt alt fra lejekontrakter til linoleumsprøver. Digitaliseringen var derfor også en kærkommen lejlighed til at få ryddet op i arkiverne, og kasseret de ting, der ikke længere havde værdi eller funktion. Hele processen med afhentning, scanning og re-arkivering varede omkring 11 måneder.

"Vores oprindelige tidsramme blev rykket et par gange, blandt andet fordi nogle af lokalkontorerne ikke følte sig klar til den nye digitale arbejdsform", forklarer Michael Storgaard. 

I dag er alle arkiver digitale, og AAB kan uden at ryste på hånden skrive under på, at foreningen overholder GDPR-kravene, og kan finde og dokumentere sine persondata på 72 timer, hvis det skulle blive nødvendigt.

Desuden har digitaliseringen betydet en større mobilitet for medarbejderne. Alle har nu adgang til arkiverne, uanset hvor de befinder sig, og kan dermed arbejde fra hjemmekontor eller på farten.

Fremtiden for AAB

Michael Storgaard forventer at bruge ekstra opmærksomhed på at drive forandringsprojektet helt i mål, så der ikke sker tilbagefald til fysisk arkivering.

"Hvis der pludselig ikke kommer så mange data fra et lokalkontor, er det jo et sikkert tegn på, at man glemmer at scanne, og i stedet arkiverer de fysiske dokumenter. Men som med alt nyt er det jo et spørgsmål om tilvænning. Og jeg tror på, at medarbejderne hurtigt bliver vant til de digitale arkiver, og vil opleve dem som en fordel i deres hverdag."

Har du brug for hjælp til at komme i gang?
Vil du kunne finde de rette oplysninger blot med et par klik i stedet for at bruge tid på at flytte rundt og gennemse tunge mapper og bøger?

Kontakt os

 
Newsletter-Bg_3-1_DK_20200831.jpg

Tilmeld dig vores nyhedsbrev

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få spændende artikler og interviews med fokus på det nyeste inden for kundekommunikation.

Kom i gang!