eDistribution FAQ

Generelt

Vi videresender manuelt og kun internt. Har vi et problem med GDPR? 

En meddelelse, som sendes manuelt videre fra jeres digitale postkasse til eget mailsystem, sendes ukrypteret. I modtager en advarsel hver eneste gang, I videresender. Man løber en stor risiko, da disse meddelelser ofte indeholder personfølsomme informationer om eksempelvis jeres ansatte (CPR-nummer eksempelvis).

Bruger vi for meget tid på at hente e-Boks meddelelser?

Det er gennemgående problem blandt alle de virksomheder, vi taler med. Efter lanceringen af NgDP (Ny Generation Digital Post) i marts 2022 viser vores undersøgelser, at 58% bruger mere tid nu, end de gjorde før. Det tager tid at logge på flere forskellige postkasser.

Bruger vi for meget tid på at fordele indkomne meddelelser fra digitale postkasser?

Det er blevet tidskrævende at logge på og fordele fra flere digitale postkasser. En simpel løsning til sikkert at hente digital post er til stor gavn for mange, og der er også mange, der drager fordel af en automatisk fordeling af de hentede forsendelser.

Bruger vi for meget tid på at hente indkomne meddelelser fra digitale postkasser, fordi vi har mange CVR-numre?

Jo flere CVR numre, jo flere gentagelser. Et CVR nummer er lig med tre digitale postkasser, som man skal håndtere. Her er der stor værdi i den simple løsning med sikker afhentning fra alle digitale postkasser. Mulighed for automatisk fordeling øger værdien i løsningen yderligere og giver en endnu større tidsbesparelse.

Hvordan skal vi håndtere udfordringerne ved ferier, sygdomme og den komplekse opgave med at styre adgangen til forskellige postkasser?

Det er et problem, som vi ser igen og igen. Med eDistribution skal jeres administrator kun administrere ét login uanset hvor mange CVR numre I har - nemlig jeres dashboard hos PostNord Strålfors. Den store hjælp sikres ved, at det ikke er en medarbejder, der har ansvar for at fordele post, men servicen, og derved er der ingen sårbarhed ved ferieafløsning. I servicen er der ydeligere en AI-assistemt, som hjælper med placering, hvis der er behov for en manuel fordeling.

Hvordan genfinder vi forsendelser, som går tabt i vores mailsystem?

Det er et generelt problem, at det er svært at lede efter dokumenter, der er hentet fra digitale postkasser og fordelt via mail. Der er ikke mange muligheder for at søge på indhold i mails, så der bruges meget tid på at "gætte" på søgenøgler. I vores dashboard kan I via en track and trace funktion fremsøge samtlige dokumenter, som er distribueret via jeres løsning. Der kan vælges, om det er alle kanaler, der skal søges på eller f.eks. e-mail. Her er det muligt at gensende eller downloade dokumentet.

Hvordan håndterer I situationer, hvor meddelelserne ikke når frem til modtager?

Når man videresender manuelt, skal man taste hele mailadressen på modtageren. Det øger risikoen for, at man taster forkert. Man får ikke retursvar i digitale postkasser, hvis man forsøger at sende til en ugyldig mailadresse. I vores service er der mulighed for automatisk fordeling, som minimerer manuelle fejl, og der er en routing funktion med dropdown funktion uden behov for tastning.

Vi synes, det er besværligt og tidskrævende at skulle indtaste hele mailadressen på modtager hver eneste gang. Hvordan forenkler vi processen?

Det hører vi igen og igen. En ting er, at det tager tid, men det øger også risikoen for fejl, at man skal indtaste hele mailadressen manuelt. I servicen er der mulighed for automatisk fordeling kombineret med en dropdown menu for godkendte modtagere.

 PostNord Strålfors services

Hvordan kan Strålfors hjælpe?

Vi henter automatisk alle jeres digital post meddelelser og leverer direkte ud til jeres mailsystem. Alt foregår i realtid, så I kan håndtere jeres henvendelser hurtigt og effektivt

Håndterer Strålfors alle digitale postkasser?

Vi håndterer de digitale postkasser, som I ønsker, at vi skal håndtere. Pt Digital Post, e-Boks og mit.dk.

Skal man logge ind flere steder for at tilgå indkomne meddelelser?

Nej. Hos os får I adgang til et intuitivt dashboard, hvor I har alt samlet et sted, også hvis I har flere CVR numre tilknyttet løsningen. Ét login til alt hvad I skal bruge.

Hvordan kan jeg genfinde et dokument?

I vores dashboard kan I se alle de meddelelser, som vi har hentet for jer, på tværs af alle jeres CVR numre. Det vil sige ét login til alle jeres digitale meddelelser. Der er en søgemulighed på tværs af alle dokumenter i løsningen.

Hvor mange CVR numre kan I håndtere?

Vi kan håndtere alt fra et CVR nummer og op til flere hundrede CVR numre i én og samme løsning.

Hvad koster jeres løsning?

Vi har forskellige pakker, som matcher alle behov. Lige fra en simpel videresendelse til én mailadresse, til levering ud til flere forskellige modtagere. Vi har fast pris på alle vores abonnementer.

Er der et statistik modul?

Ja, I får statistik over alt det vigtige, bl.a. automatiseringsgrad og antal dokumenter, som er videresendt. Altsammen på dags, måneds og års niveau.

Kan man besvare Digital Post meddelelser?

Ja, vi har en besvar funktion, hvor man kan besvare sine Digital Post meddelelser (virk.dk) i vores dashboard.

Har I mange kunder på løsningen?

Det er et område i kraftig vækst og vi får løbende nye kunder på løsningen. Se et udvalg af vores kunder her.

Compliance

Har I adgang til vores personfølsomme data?

Jeres meddelelser håndteres af PostNord Strålfors i vores service. Vi er databehandler for vores kunder og overholder GDPR lovgivning.

Hvor lang tid opbevarer I vores data?

Som standard opbevarer vi jeres data i 90 dage, som også er beskrevet i databehandleraftalen, som vi indgår. Ønsker man kortere eller længere opbevaring kan det aftales.

Hvor opbevarer I vores data?

Al data opbevares i EU, nærmere bestemt i Sverige.

Får jeg en databehandleraftale?

Ja, vi indgår en databehandleraftale med vores kunder. Den er baseret på datatilsynets skabelon og er specifikt tilpasset denne løsning.

Hvordan overholder I GDPR?

Vores service er bygget op efter de retningslinjer, der sikrer fuld overholdelse af GDPR. Der udfærdiges hvert år en GDPR erklæring af ekstern revisor om overholdes af dette.

Hvordan er jeres sikkerhed?

PostNord Strålfors er certificeret efter den internationale informationssikkerhedsstandard ISO 27001.

Har I revisionserklæringer?

Ja. Der udfærdiges hvert år en revisionserklæring om overholdelse af persondata (GDPR) og data kontroller (ISEA 3400). 

Kan vi benytte vores egen kontraktskabelon til databehandleraftale?

Desværre ikke. Servicen er bygget op på vores standard. Særlig kundetilpaset aftaleskabelon er mulig ved individuel løsning med omsætning på > 2 mio DKK pr. år.

Teknik

Hvad kræver det at komme i gang med løsningen?

Som udgangspunkt skal vi bruge tre ting fra jer.

1. Udgående IP adresser
2. Maks MB størrelse på hvor store mails jeres mailsystem kan modtage
3. I skal sætte PostNord Strålfors op som afhentningssystem til Digital Post (vi har en grundig beskrivelse på hvordan man gør).

Resten håndterer vi på et individuelt opstartsmøde.

Hvilke ressourcer kræver det for at komme i gang med løsningen?

Vi kan få løsningen igang nærmest uden jeres egen IT involveres. Servicen er en såkaldt "SaaS" løsning, hvilket betyder, at der ikke skal installeres software hos kunden. Der skal alene sikres jeres adgang til vores service. De enkelte opgaver, som I skal udføre for at komme i gang bliver præsenteret på et opstartsmøde efter aftaleindgåelse. Vi har implementeret hundredevis af kunder uden deres egen IT afdeling har været involveret.

Vores IT-afdeling har altid travlt. Skal de involveres?

Jeres egen IT afdeling involveres minimalt i både implementeringsforløb og efterfølgende drift. Vi har gjort det komplicerede nemt for jer som kunde, og jeres faste kontaktperson ved PostNord Strålfors agerer som jeres eksterne IT-ekspert på denne løsning.

Får vi en fast kontaktperson?

Ja. I får en fast kontaktperson under hele implementeringsforløbet, som tager jer i hånden lige fra opstartsmøde til løsningen er i drift. Alle vores onboardere har mange års erfaring med denne type af løsninger. Når løsningen er i drift, har I adgang til vores RM Support Team, som hjælper alle vores kunder.

Findes der en servicebeskrivelse af løsningen?

Ja. Der vil i aftalen være en detaljeret servicebeskrivelse af løsningen, som den konfigureres til jer.

Hvordan ser jeres oppetid ud?

Der er adgang til servicen 24/7/365. Vores oppetid er eksklusiv servicevinduer 95%.

Hvordan annonceres servicevinduer?

Servicevinduer annonceres via dashboard. Større servicevinduer adviseres i 12 måneders intervaller.

Kræver det installationer lokalt hos os at anvende løsningen?

Nej, løsningen er SaaS (Software as a service) og er browser baseret.