eDistribution FAQ

Virksomheders hverdag med manuel håndtering af Digital Post

Hvilke sikkerhedsmæssige udfordringer giver manuel håndtering af Digital Post?

Hvis I sender en meddelelse manuelt videre fra jeres digitale postkasse til eget mailsystem, sendes den ukrypteret. Risikoen for, at I overtræder GDPR-reglerne er stor, da disse meddelelser ofte indeholder personfølsomme informationer om f.eks. jeres ansatte (CPR-nummer).

Hvor meget tid kan vi spare ved at automatisere håndteringen af digital post?

Efter lanceringen af NgDP (Ny Generation Digital Post) i marts 2022 viser vores undersøgelser, at 58% bruger mere tid nu, end de gjorde før, på at logge på flere forskellige postkasser og fordele indkomne meddelelser. En simpel løsning til sikkert at hente digital post og automatisk fordeling af de hentede forsendelser kan reducere denne tidsforbrug og effektivisere processen. Læs mere om send mail fra e-Boks.

Hvad betyder mange CVR-numre for tidsforbruget?

Jo flere CVR-numre, jo flere manuelle gentagelser. For hvert CVR-nummer, skal I håndtere tre digitale postkasser. Her er der stor værdi i den simple løsning med sikker afhentning fra alle digitale postkasser. Mulighed for automatisk fordeling øger værdien i løsningen yderligere og giver en endnu større tidsbesparelse.

Hvordan bliver vi mindre personafhængige?

Ved hjælp af regler og OCR-behandling kan vi levere op mod 90% af jeres meddelelser direkte til rette modtager. På den måde er I fri for at skulle håndtere hver enkelt meddelelse manuelt. Det kommer jer især til gode f.eks. i forbindelse med ferier og sygdom. Udover at spare tid, undgår I at medarbejderen bliver demotiveret af for mange manuelle gentagelser.

Hvad sker der, hvis jeg indtaster modtager-adressen forkert i virk.dk/e-Boks Erhverv?

Manuel videresendelse kræver, at du i virk.dk/e-Boks Erhverv indtaster hele mailadressen på modtageren, hvilket øger risikoen for at taste forkert. Man får ikke retursvar i digitale postkasser, hvis man sender til en ugyldig mailadresse, så man kan potentielt tro, at en meddelelse er videresendt uden, at den er.

 PostNord Strålfors services

Hvordan er PostNord Strålfors’ eDisitributionsløsning en hjælp?

Vi henter automatisk alle jeres digitale postmeddelelser og leverer direkte ud til jeres mailsystem. Alt foregår i realtid, så I kan håndtere jeres henvendelser hurtigt og effektivt.

Håndterer Strålfors alle digitale postkasser?

Ja. Vi håndterer de digitale postkasser, I har behov for. Pt. håndterer vi Digital Post, e-Boks og mit.dk.

Skal man logge ind flere steder for at tilgå indkomne meddelelser?

Nej. Hos os får I adgang til ét intuitivt dashboard, hvor I har alt samlet et sted, også hvis I har flere CVR-numre tilknyttet løsningen. Ét login til alt hvad I skal bruge.

Hvordan kan jeg genfinde et dokument?

I dit PostNord Strålfors dashboard kan du se alle de meddelelser, som vi har hentet for jer, på tværs af alle jeres CVR-numre. Der er en søgemulighed på tværs af alle dokumenter i løsningen. Via en track and trace funktion kan du fremsøge samtlige dokumenter, og du vælger selv, om det er alle kanaler, der skal søges på eller f.eks. e-mail. Her er det muligt at gensende eller downloade dokumentet.

Hvor mange CVR numre kan I håndtere?

Alt fra ét CVR-nummer og op til flere hundrede CVR-numre håndteres i én og samme løsning.

Hvad koster jeres løsning?

Vi har forskellige pakker, som matcher alle behov. Prisen afhænger blandt andet af antal af CVR-numre og antal unikke modtagere på løsningen. Vi har en fast pris på alle vores abonnementer uanset antallet af meddelelser, som distribueres. Læs mere om vores løsningspakker her.

Er der et statistik modul?

Ja, I får statistik over alt det vigtige, bl.a. automatiseringsgrad og antal dokumenter, som er videresendt. Alt sammen på dags, måneds og års niveau.

Kan jeg besvare Digital Post-meddelelser direkte i løsningen?

Ja, vi har en besvar-funktion, hvor du kan besvare dine Digital Post-meddelelser (virk.dk) direkte i dit PostNord Strålfors dashboard.

Hvem bruger løsningen?

eDistribution er et område i kraftig vækst, og vi får løbende nye kunder på løsningen. Se et udvalg af vores kunder her.

Compliance

Har I adgang til vores personfølsomme data?

Ja. Vi håndterer alle meddelelser til jer – også dem med personfølsomme oplysninger. Vi hverken bruger eller gemmer disse oplysninger i vores distribution af henvendelsen. Som databehandler beskytter vi dine data i fuld overensstemmelse med GDPR-lovgivningen.

Hvor lang tid opbevarer I vores data?

Som standard opbevarer vi jeres data i 90 dage, som også er beskrevet i databehandleraftalen, som vi indgår. Ønsker man kortere eller længere opbevaring kan det aftales.

Hvor opbevarer I vores data?

Al data opbevares i EU, nærmere bestemt i Sverige.

Får jeg en databehandleraftale?

Ja, vi indgår en databehandleraftale med vores kunder. Den er baseret på datatilsynets skabelon og er specifikt tilpasset PostNord Strålfors’ eDistributionsløsning.

Hvordan overholder I GDPR?

Vores service er bygget op efter de retningslinjer, der sikrer fuld overholdelse af GDPR. Der udfærdiges hvert år en GDPR-erklæring af ekstern revisor om overholdelse af denne.

Hvordan er jeres sikkerhed?

PostNord Strålfors er certificeret efter den internationale informationssikkerhedsstandard ISO 27001.

Har I revisionserklæringer?

Ja. Der udfærdiges hvert år en revisionserklæring om overholdelse af persondata (GDPR) og data kontroller (ISEA 3400).

Kan vi benytte vores egen kontraktskabelon til databehandleraftale?

Desværre ikke. Databehandleraftalen er bygget op på vores standard, som er baseret på datatilsynets skabelon.

Teknik

Er det besværligt at komme i gang?

Nej. Alle nye kunder får et individuelt opstartsforløb med en erfaren kontaktperson. I får nogle få enkelte opgaver, som skal udføres. Dette kan gøres uden IT-kundskaber, og vi guider jer gennem hele processen.

Hvor lang tid tager opstartsforløbet?

PostNord Strålfors eDistribution er en såkaldt "SaaS" løsning, hvilket betyder, at der ikke skal installeres software hos jer. Der skal alene sikres, at I har adgang til vores service. Et typisk opstartsforløb varer fra 1-4 uger. Vores kunder plejer at være selvkørende inden for 2 uger.  

Skal vores egen IT-afdeling involveres?

Jeres egen IT-afdeling involveres minimalt i både implementeringsforløb og efterfølgende drift. Vi har gjort det komplicerede nemt for jer, og jeres faste kontaktperson ved PostNord Strålfors er jeres eksterne IT-ekspert på løsningen.

Får vi en fast kontaktperson?

Ja. I får en fast kontaktperson under hele implementeringsforløbet, som tager jer i hånden lige fra opstartsmøde til løsningen er i drift. Alle vores supportere har mange års erfaring med denne type af løsninger. Når løsningen er i drift, har I adgang til vores RM Support Team, som hjælper alle vores kunder.

Findes der en servicebeskrivelse af løsningen?

Ja. Der vil i aftalen være en detaljeret servicebeskrivelse af løsningen, som den konfigureres til jer.

Hvilken oppetid kan vi forvente?

Der er adgang til servicen 24/7/365. Vores oppetid er eksklusiv servicevinduer 95%.

Hvordan annonceres servicevinduer?

Servicevinduer annonceres via dashboardet. Større servicevinduer adviseres i 12 måneders intervaller.

Kræver det installationer lokalt hos os at anvende løsningen?

Nej, løsningen er SaaS (Software as a service) og er browser baseret.