De fleste virksomheder og organisationer har i dag processer til håndtering af ordreflow og fakturaer. Mange har allerede automatiseret – eller er ved at automatisere – hele bestillingsflowet fra ordrer og lager til fakturering for at få et bedre overblik over deres transaktioner, reducere leadtiderne og forenkle ordrehåndteringen.

Udfordringer med systemtilpasning

Mange myndigheder, kommuner og virksomheder oplever, at der er udfordringer med digitaliserede processer. Det kan f.eks. være en udfordring at få de forskellige ordre-, lager- og faktureringssystemer til at kommunikere med hinanden, både internt og med eksterne aktører, kunder og leverandører.

Der kan også komme krav fra andre – især større kunder – om tilpasning til forskellige branchestandarder, nationale standarder, kundespecifikke formater eller internationale standardformater.

– Problemet er ofte, at mange virksomheder og organisationer allerede har investeret en masse tid og penge i deres eksisterende systemer, og det kan blive dyrt at tilpasse dem til nye formater, siger Stefan Winbo.

Stefan Winbo, Product Manager på PostNord Strålfors.Mange fordele ved EDI

Implementering af en fleksibel EDI-løsning, der er nem at udvide og integrere med andre systemer, kan løse den slags problemer. Og det behøver ikke at kræve store investeringer. Det afhænger naturligvis af, hvilken EDI-løsning man vælger.

Et større projekt med mange integrationer til forskellige forretningssystemer er mere kompliceret, mens en mindre løsning ikke kræver lige så stor en indsats, før man kan komme i gang, forklarer Stefan Winbo. Han mener, at EDI skal ses som et forretningsdrivende projekt, der tydeliggør virksomhedens mål og lever videre.

Investeringen kommer ifølge Stefan Winbo hurtigt hjem igen i form af den omkostningseffektivitet, der opstår ved automatisering af ordrer, ordrebekræftelser, leveringsmeddelelser og fakturering.

– Derfor er værdien altid langt større end indsatsen – uanset løsningen, siger han og tilføjer:

– De tydeligste fordele ved en EDI-løsning er mere effektiv datahåndtering, færre fejlkilder og mindre administration. Når du ikke længere skal bruge tid på administration, kan du bruge mere tid på værdiskabende opgaver, der udvikler forretningen.

Fleksible løsninger baseret på behov

Hvor du begynder med implementeringen af EDI, afhænger af din organisations unikke behov og de specifikke udfordringer og problemer, du står over for.

– Ønsker du at effektivisere indgående ordrer fra kunder, eller er målet at sikre bedre referencedata i indgående e-fakturaer? Det vigtigste er at have den overordnede plan på plads. Implementering af et mindre EDI-flow medfører som regel ikke store omstillinger eller risici. Man kan altid begynde i det små og så udvide løsningen, efterhånden som behovet opstår, siger Stefan Winbo.

Han understreger samtidig, at det er godt at have en forståelse af helheden, og han påpeger også, at indførelsen af en EDI-løsning ikke kun involverer IT, men hele organisationen – lige fra IT over indkøb og ordremodtagelse til økonomi og ledelse.

– Det er vigtigt at forberede hele virksomheden og beslutte, hvordan virksomheden eller organisationen skal positionere sig strategisk. Det er ofte afgørende for, om virksomheden vil kunne udvikle sig på den rigtige måde i fremtiden, mener Stefan Winbo.

Begynd med en behovsanalyse

Stefan Winbos tip til en gnidningsløs omstilling er at vælge en leverandør, der forstår hele forretningsprocessen, og som kan navigere uden om de almindelige faldgruber og implementere og vedligeholde EDI-løsningen på den rigtige måde. Derefter bør projektet indledes med en behovsanalyse:

– Hvordan skal EDI-løsningen indgå i den langsigtede strategi, forretningsmål og andre virksomhedsmål? Overvej også, hvad du vil opnå med ændringen, og hvilke af organisationens egne systemer, EDI-løsningen skal integreres med. Man kommer et langt stykke ad vejen ved at identificere organisationens krav og forudsætninger og derefter omsætte disse mål til praktiske handlingsplaner. Det hjælper PostNord Strålfors gerne med.

– Vi bliver ofte organisationens sparringspartner i forbindelse med overordnede spørgsmål som langsigtet økonomi, forretningsmæssig værdi og strategi, men også i forbindelse med mere operationelle spørgsmål som f.eks., hvordan man bedst onboarder nye kunder og leverandører. Mange virksomheder er bekymrede for, om deres EDI-satsning vil påvirke forretningsrelationerne til kunder og leverandører. Det behøver de ikke at være. Vi har flere løsninger, der er nemme at udvide og integrere med andre systemer. Vi påtager os også ansvaret for, at denne omstilling forløber gnidningsløst, siger Stefan Winbo.

Hvorfor vælge PostNord Strålfors til EDI-tjenester?

– Vi har lang og dokumenteret erfaring med service og support, forståelse af organisatoriske udfordringer, viden om komplekse handelsflow, og hvordan de fungerer i praksis. Det løser ikke problemerne kun at oversætte forskellige formater eller at integrere et system rent teknologisk. Det handler om at forstå hele handelsflowet. Den viden har vi, og vi kan være en støtte i processen fra planlægning til implementering, onboarding og opfølgning, siger Stefan Winbo.

Hvad skal man huske, når man implementerer EDI – 5 tips!

• Find ud af, hvad du vil opnå, og hvilke muligheder du vil skabe med EDI.
• Forstå, hvilket marked eller hvilken branche du opererer i, så du vælger den rigtige standard.
• Begynd i det små med det område, hvor der er flest udfordringer og udsigt til den største gevinst.
• Læg konkrete planer for, hvordan onboardingen skal foregå – du skal have dine kunder og leverandører med.
• Vælg en leverandør, du føler dig tryg ved, og som forstår organisationens behov, og hvad du vil opnå med løsningen.