Fordele ved MeMo-formatet til Digital Post

Sådan kan din organisation anvende og høste fordele ved MeMo-formatet til Digital Post (for afsendersystemer)

9. august 2022

Denne artikel er relevant for dig hvis:

Du har berøringsflade eller arbejder konkret med Digital Post i en dansk organisation eller myndighed, og ønsker at få inspiration til hvordan I kan optimere jeres udgående kommunikation ved at introducere ny MeMo-funktionalitet på digitale breve til borgere og virksomheder.

Myndighedernes indfasning af MeMo-formatets muligheder

MeMo er som bekendt det ”nye” meddelelsesformat i Digital Post (og Mit.dk hvis man er privat virksomhed). Formatet blev lanceret som del af den nye Digital Post-løsning i marts 2022.

Da det snart er et halvt år siden at MeMo-formatet så dagens lys rundt omkring i Danmarks IT-produktionsmiljøer, har vi i PostNord Strålfors også efterhånden kunne gøre os nogle mere konkrete overvejelser vedrørende selve brugen af de funktioner der indgår i formatet.

Først og fremmest har vi kunne konstatere, at MeMo-formatets komplette palette af funktionalitet naturligvis langt fra er blevet implementeret blandt  myndigheder. Dette var imidlertid også at forvente, idet vi op til Digital Post-lanceringen kunne se, at mange danske myndigheder allerede brugte mange ressourcer alene på at teste, forstå og komme ombord på den nye Digital Post-løsning som heller ikke var helt fejlfri. Dette efterlod – af gode grunde – mindre tid og færre ressourcer blandt myndighederne til at fokusere på alt ”det nye og smarte” i MeMo-formatet.

Vores erfaring er nu, at alle de myndigheder som vi servicerer i PostNord Strålfors, er kommet godt igennem lanceringen af den nye Digital Post-løsning. Dette på trods af enkelte børnesygdomme i de første par uger efter go-live samt pletvise problemer med kvitteringer og tilmeldingslister, som nok fortsat vil kræve nogle forbedringer i løbet af andet halvår af 2022.

På denne baggrund er vi overbeviste om, at mange myndigheder nu har mere båndbredde til at implementere nogle af de nye MeMo-funktioner i deres kommunikation med borgere og virksomheder. I denne artikel giver vi derfor inspiration til nogle konkrete usecases der illustrerer hvordan man som myndighed kan drage fordel af udvalgte MeMo-funktioner – og ikke mindst hvordan disse funktioner kan være med til at forbedre kommunikationsoplevelsen markant for især du og jeg som almindelige borgere, men også for myndigheden selv.

Use cases for fem udvalgte MeMo-muligheder

I dette afsnit beskrives en simpel use case for følgende fem MeMo-muligheder:

1. Indholdsansvarlig
2. Notifikation
3. Action(s)
4. Kontaktpunkt og retursvar
5. Skift mellem brev og NemSMS

1.    Præcisér navnet på afsender vha. MeMo-parametren ’Indholdsansvarlig’

De fleste af os har garanteret modtaget en besked i Digital Post fra en myndighed, hvor afsendernavnet blot står som ”Kommune X” eller ”Region Y” – tilmed fortæller adviseringen på mail og SMS også kun at ”der er post til dig fra Myndighed X”.

Det kan i sådanne tilfælde være svært som modtager hurtigt at identificere hvad posten rent faktisk drejer sig om. Især hvis titlen på posten heller ikke siger noget særligt om selve indholdet af brevet.

For at give en bedre oplevelse for modtageren på netop dette område, kan man med MeMo-formatet gøre brug af parametren ’ContentResponsible’ (på dansk: Indholdsansvarlig), hvor man får mulighed for at præcisere afsenderen over for modtageren af posten.

Som eksempel kunne man som kommune eller region fremover angive den afsendende

Indholdsansvarlige som hhv. ”Miljø- og Teknikafdelingen i Kommune X” eller ”Røntgenafdeling på Hospital Y”.

Når det specifikke navn er angivet på MeMo-dataen for Indholdsansvarlig, vil det blive vist som afsendernavnet i stedet for navnet på den overordnede myndighed der er registreret i Digital Post.

 

På denne måde kan man som myndighed skabe en langt mere præcis oplevelse for modtageren, allerede i det moment de modtager email/SMS-adviseringen om, at de har modtaget nyt brev i Digital Post.

2.    Medsend en mere sigende advisering med MeMo-parametren ’Notifikation’

Størstedelen af borgere i Danmark har modtaget den velkendte email eller SMS-advisering fra Digital Post, som kort fortæller at man har modtaget ny post fra en myndighed. Formålet med denne standardadvisering er ganske simpelt at informere modtageren om, at man kan læse brevet i sin Digitale Postkasse.

MeMo-formatet tilbyder derimod nu at afsender kan medsende en langt mere sigende email/SMS-notifikation vedrørende den besked der sendes til Digital Post.

Hvis man som afsendende myndighed ønsker at gøre modtager opmærksom på en deadline eller en specifik handling der skal foretages ifm. brevet, kan man med fordel informere om dette i denne nye notifikation. (Denne type notifikation skal ikke forveksles med NemSMS).

Som eksempel kunne en notifikation udformes således:
Du har modtaget digital post fra Børnetandplejen i Københavns Kommune.
Vær opmærksom på, at du skal bekræfte en mødeindkaldelse inden for 14 dage.

 

På denne måde gøres modtageren med det samme opmærksom på, at der er noget de skal tage stilling til ifm. det brev der er sendt til deres Digitale Postkasse.

Myndigheder kan med fordel udforme en række generiske notifikationstekster, som giver mening ift. netop den type meddelelser, de sender til deres borgere og virksomheder.

3.    Fremhæv en vigtig handling inde i Digital Post-universet vha. ”MeMo Actions”

Med de nye ”MeMo Actions” kan afsender fremhæve en handling, som man ønsker, at modtageren skal foretage. Simpelt fortalt medsender den afsendende myndighed et link i form af en URL i forsendelsens metadata under den ønskede type af MeMo Action. Ved forsendelsens ankomst bliver linket udstillet som en knap i modtagerens Digitale Postkasse.

 

Fordelene med Actions i Digital Post er, at en vigtig handling nu kan nudges klart og tydeligt, frem for at modtager skal lede efter handlingen i form af et link eller tekst inde i selve brevet. Brug af Actions kan således være med til at gøre kommunikationsoplevelsen hurtigere og tydeligere ved modtagerens første øjekast.

Afsenderen kan ligeledes med disse Actions linke til egne sider og processer inde fra Digital Post-universet, og dermed skabe både en mere dynamisk, men også en mere simpel og effektiv kommunikation over for borgerne. Det kan bl.a. være med til at nedbringe antallet af opfølgninger til de borgere, der ikke foretager den ønskede handling.

Herunder ses fire eksempler på (predefinerede) typer af MeMo Actions:

• Bekræft
• Betaling
• Tilmelding
• Underskriv

4.    Muliggør retursvar fra borger til et specifikt Kontaktpunkt i dit modtagersystem

Det at kunne aktivere mulighed for retursvar fra en borger via Digital Post, er som sådan ikke en ny funktion. Det er derimod den måde som det foregår på, samt den ”beskedtråd” der gives mulighed for at oprette.

Den nye Digital Post-løsning opererer med de såkaldte ’Kontaktpunker’ der kort sagt svarer til de gamle ’svarpostkasser’, som er kendt fra den tidligere Digital Post-løsning hos e-Boks. Et Kontaktpunkt er tilknyttet et Modtagersystem hos den pågældende myndighed.

Ved at aktivere retursvar og angive et Kontaktpunkt i MeMo-dataen, giver den afsendende myndighed mulighed for at modtager kan returnere et digitalt svar på forsendelsen. Derudover har den nye Digital Post-løsning også introduceret ”ReplyData” som kan binde beskeder sammen.

Ud over at få den ønskede opmærkning i ReplyData retur ved besvarelser,  gør referencen til tidligere meddelelser det også muligt, at kæde meddelelser sammen til såkaldte ’beskedtråde’.

Dette kan være med til at give myndigheden et bedre overblik over tidligere korrespondance med den enkelte borger, samt at sikre korrekt fordeling og journalisering af meddelelser i den pågældende myndigheds modtagersystem(er).

5.    Skift mellem almindelig Digital Post-brev eller NemSMS vha. MeMo-parametren ’MessageType’

NemSMS er ikke en ny funktion i Digital Post, men det er med MeMo-formatet blevet nemmere at skifte mellem det at sende et ’almindeligt’ digitalt brev eller en NemSMS, ved at have indlejret informationen i MeMo-parametren ’MessageType’.

Ved at angive værdien ’NEMSMS’ i MessageType – samtidig med at medsende en TXT-fil i stedet for en PDF-fil – vil beskeden til modtageren blive fremsendt som NemSMS. En grundlæggende forudsætning for at dette skal lykkes er dog, at modtageren skal have registreret sit mobiltelefonnummer i Digital Post-løsningen. Dette vil de fleste modtagere dog sandsynligvis have gjort.

Man kan derfor nu som myndighed relativt hurtigt skifte mellem NemSMS og almindelig Digital Post-brev ved blot at ændre på MessageType og fil-formatet.

Et konkret brugseksempel, hvor man kan drage fordel af skiftet, kan være i de tilfælde hvor man som medarbejder i en myndighed gør brug af et afsendersystem til digitale ad-hoc forsendelser.

Ad-hoc forsendelsers natur kan ofte variere ift. hvordan kommunikationen skal sendes til modtagerne. Det kunne derfor i disse tilfælde være en fordel hvis sådanne ad-hoc systemer nemt kan skifte mellem NemSMS eller almindelig Digital Post-brev.

Mere om dette i det senere afsnit ”Gør brug af Connect-applikationer med mulighed for udvalgte MeMo-funktioner”.

Udnyt MeMo-mulighederne via Strålfors Connect

Én ting er at forstå hvilke fordele de forskellige MeMo-muligheder kan give dig og din myndighed. Noget andet er at vide hvordan man rent faktisk tager dem i brug via sine afsendersystemer.

Med Strålfors Connect-platformen, som benyttes af en lang række myndigheder til udgående kommunikation mod Digital Post, har vi forsøgt at gøre det så simpelt som muligt, at komme i gang med et bredt udvalg af de nye MeMo-funktioner. Samtidig giver Strålfors Connect mulighed for at gøre det på forskellige tekniske niveauer, så man som myndighed kan komme hurtigt i gang, og selv kan bestemme i hvilket tempo og på hvilken kommunikation, implementeringen skal foregå.

Strålfors Connect tilbyder tre niveauer hvormed man kan komme i gang med at berige sin udgående kommunikation med MeMo-funktionalitet:

1.    Alle MeMo-parametre gøres tilgængelige i system-til-system integrationer vha. Strålfors Connects nye snitflade

På samme tid som lanceringen af den nye Digital Post-løsning i marts, introducerede PostNord Strålfors mulighed for at gøre brug af en ny snitflade mellem myndigheders afsendende system og Strålfors Connect. Denne snitflade – som er OIOREST API version 3.0 – har indlejret alle MeMo-funktioner i den eksisterende struktur for Strålfors Connects snitflade. På denne måde kan myndigheder med eksisterende system-integration til Strålfors Connect, selv tilføje de specifikke MeMo-funktionaliteter som de ønsker at bruge mod Digital Post – uden at skulle ændre hele deres systemintegration til en ny og anderledes snitflade.

2.    Angiv udvalgte MeMo-muligheder vha. Forsendelsestyperne i Strålfors Connect

Såfremt man som myndighed ikke har mulighed for, eller synes at det giver mening, at integrere til Strålfors Connects nye snitflade for at kunne gøre brug af alle MeMo-funktionerne, er det også muligt at tilføje udvalgte MeMo-funktioner direkte på de såkaldte Forsendelsestyper i Stålfors Connect.
På denne måde er der ingen teknisk implementering, men alene en simpel opsætning på Forsendelsestyperne via Connect Portalen. Når opsætningen er foretaget, vil hvert brev der sendes med den pågældende Forsendelsetype, automatisk blive beriget med de angivne MeMo-data.

De udvalgte MeMo-muligheder som kan opsættes på Forsendelsestyperne i Strålfors Connect, er hvad man kan kalde ”statisk data”. Det er med andre ord data som typisk kan være identisk for alle forsendelser der anvender den givne Forsendelsestype. I modsætning til eksempelvis en MeMo-kalenderinvitation eller Att. modtager, som altid vil være unik for det enkelte brev.

Liste over MeMo-muligheder på Forsendelsestypen:

• Beskedtype (MessageType): Vælg om forsendelserne skal sendes som NemSMS eller almindelig Digital Post-brev. Forsendelsen skal sendes som txt-fil i tilfælde af NemSMS.
• Notifikation: Angiv en sigende (fri)tekst for forsendelsens Notifikation.
• Indholdsansvarlig (ContentResponsible): Angiv en specifik Indholdsansvarlig. Eksempelvis en underafdeling i den afsendende myndighed.
• KontaktPunkt og Retursvar: Angiv et Kontaktpunkt og vælg om forsendelserne skal gøre det muligt for modtager at svare retur på brevet inde fra den Digitale Postkasse.

 

3.    Gør brug af Connect-applikationer med mulighed for udvalgte MeMo-funktioner

Endvidere er det muligt for de organisationer som gør brug af Connect afsender-applikationerne Connect Direct og CloudMerger, at berige deres kommunikation med udvalgt MeMo-funktionalitet. Applikationerne muliggør bl.a. at angive Indholdsansvarlig, Notifikation, Kalenderinvitation og diverse MeMo Actions. Man kan som afsender på denne måde redigere MeMo-dataen for den enkelte forsendelse til Digital Post, i stedet for blot at angive det generelt på Forsendelsestypens opsætning.

 

Connect-applikationerne bliver løbende opdateret med nye muligheder inden for MeMo.

Det vil på sigt bl.a. blive muligt at skifte nemt mellem NemSMS og almindelige digitalt brev ved at angive Beskedtypen og afvikle forsendelser som TXT-filer i stedet for PDF-filer.

Ved at gøre brug af Connect-applikationerne kan den enkelte medarbejder i myndigheden hurtigt og nemt komme i gang med at høste fordelene ved MeMo-funktionerne på udvalgt kommunikation til borgere og virksomheder.