Odense Kommune effektiviserer digitale forsendelser med CloudMerger

Odense Kommune er Danmarks tredjestørste kommune og betjener omkring 207.000 borgere. Kommunen har et stærkt fokus på digitalisering og effektiv offentlig service og arbejder løbende med at optimere sine interne processer herunder digitale kommunikation og dokumenthåndtering. 

Udfordring: En dyr og uholdbar løsning 

Odense Kommune stod over for en udfordring med deres eksisterende egenudviklede forsendelsesløsning, som de brugte til at sende Digital Post og/eller fysiske breve. Løsningen, som i flere år havde understøttet kommunes dokumenthåndtering, var blevet både teknisk og økonomisk tung at vedligeholde.

Der opstod derfor et behov for at finde en mere holdbar og skalerbar løsning, der kunne tilpasses kommunens behov og samtidig sikre stabil drift.

Løsning: Tilpasset det kommunale marked

I tæt samarbejde med Strålfors valgte Odense Kommune at implementere CloudMerger til at udsende Digital Post eller fysiske breve - en beslutning, der udsprang efter mange års samarbejde samt Strålfors’ kendskab til den kommunale sektor.  

CloudMerger blev valgt som en standardløsning, og implementeringen foregik i et tæt samarbejde med Odense Kommune for at tilpasse løsningen til deres specifikke behov. Under implementeringen blev løsningen løbende videreudviklet i tæt dialog mellem parterne. Det omfattede blandt andet integrationer til både Datafordeleren og kommunens Active Directory, som var afgørende for at sikre en effektiv drift.  

Kommunen havde en fast kontaktperson hos Strålfors tilknyttet gennem hele processen, og der blev afholdt månedlige statusmøder med en Product Owner, hvor eventuelle fejl blev håndteret, og nye udviklingsønsker blev prioriteret. 

Resultat: Stabil drift og hurtig support 

CloudMerger blev sat i drift den 1. januar for at sikre en stabil overgang. Løsningen er i dag solidt forankret i organisationen og supporteres af kommunens egen Helpdesk, der fungerer som superbrugere for op til 400 aktive brugere.

Ved at skifte til en standardløsning tilpasset kommunale behov har Odense Kommune fået en mere effektiv løsning, som giver mulighed for at sende både enkelt- og masseforsendelser i ét samlet system. Løsningen er samtidig meget fleksibel, da sendetilladelser på tværs af organisationen gør det muligt for kollegaer at overtage opgaver ved f.eks. sygdom eller ferie. 

Henrik Kühlmann Jørgensen, som er daglig ansvarlig for CloudMerger i Odense Kommune, udtaler følgende: 

Videreudviklingen af løsningen fortsætter løbende - nu med fokus på øget brugervenlighed og mere intuitive vejledningstekster, der skal gøre det endnu nemmere at anvende løsningen i organisationen.  

Kommunen arbejder desuden kontinuerligt på at få brugerne til at anvende nogle af løsningens MeMo-funktioner såsom Nem SMS, Indholdsansvarlig, Notifikation og Actions.