3-1-mailroom-solutions2.jpg

Styr på kommunikationen med scanning af dokumenter

Automatiser al håndtering af indgående kommunikation fra alle kanaler med scanning af dokumenter. Dette sparer jer både administrationstid og reducerer jeres omkostninger.

Download brochure

Datamængden fra elektroniske kanaler, f.eks. e-mail, digitale postkasser og webportaler, stiger konstant. Samtidig skaber brugen af nye kommunikationskanaler endnu flere data, der skal håndteres internt. For at gøre disse data lettilgængelige for hele organisationen skal den fysiske kommunikation digitaliseres.

Med opdaterede og digitaliserede processer får I fuldt overblik over kommunikationen i hele organisationen. Det eliminerer tidskrævende og dyr administration.

Automatiseret datahåndtering

Vores løsninger indenfor scanning af dokumenter håndterer automatisk al indgående kommunikation – både digital som fysisk. Vi har udviklet vores løsninger siden 2004 med fokus på de vigtigste delprocesser for at lave effektive distributionsløsninger for kommunikation.

Vi arbejder ikke bare med Post, E-mail eller Digital Post – vi arbejder med data i komplekse digitale løsninger

Med scanning af dokumenter bliver al indgående kommunikation automatiseret. Alt data lige fra fysiske breve til digitale postkasser og webportaler indlæses og videresendes via sikre grænseflader til de rigtige IT-systemer og modtagere.

Hele den digitale kommunikation fra digitale postkasser og e-mail, håndteres og der identificeres dokumenttypen og de relevante dokumentoplysninger som f.eks. personnummer og sagsnummer. Herefter distribueres alle de digitale oplysninger via sikre grænseflader til de IT-systemer, hvor oplysningerne er nødvendige - såsom en e-mailklient eller et dokumenthåndteringssystem.

Den fysiske kommunikation scannes, inden oplysningerne automatisk tolkes og analyseres. Og indgår herefter i det digitale flow. Alt efter jeres behov findes der forskellige funktioner og tillægstjenester i vores løsninger indenfor scanning af dokumenter.

  • eDistribution – modtager indkomne kommunikation, klassificerer og distribuerer den til rette modtager.
  • Postscanning – digitaliserer, klassificerer og analyserer fysiske breve, inden den digitale fil leveres som e-mail eller til et dokumenthåndteringssystem.
  • Formularscanning – digitaliserer og fortolker alle typer blanketter, spørgeskemaer og formularer med intelligent dataregistrering, der f.eks. genkender afkrydsningsfelter, fritekst og signaturer.
  • Billedescanning – digitalisering af fysiske breve og konvertering af digitale bilag til billeder, som modtageren selv tolker.
  • Fysisk arkiv – tillægstjeneste til lagring af scannede fysiske dokumenter.
  • eArkiv – tillægstjeneste til sikker digital lagring, der gør oplysningerne lettilgængelige og nemme at finde.

Få fuldt overblik og spar ressourcer

Scanning af dokumenter er et effektivt ledelsesværktøj, som giver et komplet overblik over al indgående kommunikation i organisationen – både samlet og fordelt på enkelte kanaler. Den automatiske datahåndtering med ensartede og effektive regler for al indgående kommunikation, reducerer samtidig jeres administrationsbehov. Hermed kan I bruge jeres interne ressourcer bedre.

Høj sikkerhed og GDPR-kompatibilitet

Scanning af dokumenter leverer oplysninger med fremtidssikret teknologi via sikre systemer, som integreres med jeres dokumenthåndteringssystemer. Løsningen er tilpasset til al gældende lovgivning, herunder er den også GDPR-kompatibel.

Fuld systemintegreret løsning

Løsningen er fuldt integreret med forskellige dokumenthåndteringssystemer, f.eks.:

  • CRM (Customer Relationship Management)
  • ERP (Enterprise Resource Planning)
  • ESDH (Elektronisk Sags og Dokument Håndtering)
  • Sagsbehandlings- og fagsystemer
  • E-mail

Relaterede løsninger og kundecaser

Kundcase_DK_Odder_16-9.jpg

Odder kommune

Digitalisering af indgående kommunikation. Odder Kommune vil have en fejlprocent på nul. Det er kommunes ambitionen, efter at de har valgt at lade PostNord Strålfors digitalisere og fordele alt indgående kommunikation.

16-9_Aarhus_kommune.jpg

Aarhus kommune: Sikker og effektiv håndtering af henvendelser

Aarhus Kommune har fået en komplet input/output-løsning, som styrer kommunikation til og fra kommunens borgerne og virksomheder på socialområdet, fx. anbringelser, forebyggelse og sociale ydelser.

Fakturascanning

Fakturascanning

Med fakturascanning digitaliseres dine fysiske indgående fakturaer. Det gør administrationen nemmere og minimerer omkostningerne.

Arkivscanning

Arkivscanning

Fysiske arkiver digitaliseres aktivt med arkivscanning: alt fra kontrakter og HR-arkiver til gamle bygningstilladelser. Det gør arkivet søgbart – og GDPR-kompatibelt.

eArkiv

eArkiv

Med eArkiv kan du nemt lagre al indgående og udgående fysisk og digital kommunikation både manuelt og automatisk. Sådan reduceres datahåndtering. Det giver mere effektive processer, som forbedrer kundeoplevelsen.

Spar tid på indgående kommunikation

Unødig administration af en stor kommunikationsstrøm kan blive en saga blot. Kontakt os, så løser vi problemet sammen.