Scanning af personalearkiv

Bruger I meget tid på dokumenthåndtering af personalearkiver? Mange virksomheder og organisationer håndterer til dagligt en række forskellige personaledokumenter, der kan variere i alt fra ansættelseskontrakter til lønaftaler, MUS-referater, personoplysninger, journaler og lignende.

Gemmer I jeres personalearkiver i et fysisk arkivskab, kan det hurtigt blive svært at bevare overblikket. Og har I mange ansatte kan mængden af dokumenter hurtigt komme til at fylde en betydelig del. Store mængder af dokumenter giver større byrder for jeres dokumentstyring, hvilket samtidigt udfordrer jeres dokumenthåndtering.

Skal I finde særlige personalefilmapper frem blandt et hav af papirarbejde og arkivskabe, kan det påvirke effektiviteten gevaldigt, fordi den manuelle opgave går hen og bliver tung og tids- og ressourcekrævende.

En overgang til en lettere fremtid

Hos PostNord Strålfors hjælper vi jer med at reducere byrden af jeres manuelle dokumenthåndtering. Vi hjælper med scanningen af jeres personalearkiver, og sparer jer dermed for værdifuld tid.

Ved hjælp af arkivscanning kan I genvinde effektiviteten ved at samle alle personaledokumenter digitalt ét sted. Med en overgang til et digitalt personalearkiv får I en mere effektiv og sikker dokumenthåndtering.

Den enkelte medarbejder behøver ikke længere at bruge sin tid på at lede rundt i fysiske arkivskabe. En scanning af personalearkivet vil konvertere de fysiske dokumenter til digitale. Dette giver mulighed for en øget skalerbarhed og bidrager samtidig til, at dokumenterne bliver søgbare og let tilgængelige.

En GDPR sikker løsning

Det er langt fra alle virksomheder og organisationer, der har plads til et separat arkivrum på arbejdspladsen. Befinder jeres arkivskabe sig frit og tilgængeligt rundt omkring på arbejdspladsen, kan det have konsekvenser for databeskyttelsen og overholdelse af persondatareglerne i GDPR-lovgivningen.

Overgangen til et digitalt arkiv ved hjælp af scanning af jeres personalearkiv bidrager til, at I får en mere sikker adgang til dokumenterne. Ved at centralisere jeres personaledokumenter digitalt ét sted, reducerer I risikoen for indtrængen af uvedkommende. Samtidig får I et komplet overblik over, hvor de forskellige dokumenter befinder sig.

Med en scanning af personalearkivet kan I derfor genvinde overblikket og kontrollen over jeres dokumenter, og vil opleve følgende på arbejdspladsen:

• En hurtigere dokumentarbejdsproces
• Mere effektivitet
• GDPR-kompatibilitet
• Øget sikkerhed
• Mere fysisk plads på arbejdspladsen
• Et komplet overblik

Certificeret hjælp fra databeskyttelses eksperter

PostNord Strålfors er den eneste scanningsvirksomhed, der lever op til alle de gældende krav angående informationssikkerhed, kvalitet, arbejdsmiljø mv. Vores processer er 100% certificerede indenfor alle de tilknyttede områder.

Med os kan I derfor bekymringsfrit fokusere på jeres værdiskabende aktiviteter, mens vi scanner jeres personalearkiv gennem metodisk arbejde og et certificeret og fuldt dokumenteret procesforløb.