Scanning af papirarkiv
Har I problemer med håndteringen af jeres arkiver? I mange virksomheder og organisationer er det blevet et almindeligt foretagende, at skulle håndtere store mængder af dokumenter. Der findes mange forskellige papirbaserede dokumenter, der er nødvendige for den daglige drift såsom fakturaer, planer, journaler, tegninger og lignende.
Et stigende forbrug af papirbaseret arkivering kan hurtigt gå hen og blive byrdefuldt for jeres arbejdsprocesser, dokumenthåndtering- og styring. Der findes en del udfordringer ved fysisk arkivering sammenlignet med digital arkivering.
Store mængder af dokumenter sætter større krav til fysisk opbevaring i form af arkivskabe. Det er ikke alle, der har den nødvendige plads til rådighed, hvorfor det på nogle arbejdspladser kan ende ud i en række uorganiserede arkivskabe rundt omkring. Denne uorden medvirker til at medarbejderne bruger betydeligt længere tid end nødvendigt på at finde de nødvendige arkiver.
En ukontrolleret spredning af arkiverne medvirker desuden til øgede sikkerhedsrisici i form af databrud og lettere adgang for uvedkommende grundet manglende opsyn. Dette er både i forhold til adgang, men også i forhold til uforudsete hændelser såsom brand-, vand- og fugtskader, patinering og forrådnelse af papirerne.
Digital arkivering og forstærket dokumenthåndtering
Der findes mange udfordringer ved fysisk arkivering, der hurtigt kan gå hen og blive problematiske for jeres organisation. Hos PostNord Strålfors hjælper vi jer med at imødekomme udfordringerne, idet vi foretager scanninger af papirarkiverne i jeres organisation.
En scanning af papirarkiverne indebærer en konvertering af de pågældende arkiver til digitale formater. Digital arkivering har mange fordele, når det kommer til at håndtere problematikkerne ved fysisk arkivopbevaring.
Effektivitet og betydelige tidsbesparelser
Ved at digitalisere og omstille jeres papirarkiv til et digitalt arkiv, kan I reducere tids- og ressourceforbruget markant, hvilket særligt gælder, når I skal finde efterspurgte arkivalier frem. Dette skyldes, at den digitale arkivering giver jeres filer en bedre søgbarhed og lettere tilgængelighed.
Dette medfører yderligere en markant reducering af tidskrævende og manuelt tunge rutiner, mens det giver jer mulighed for at mindske de fysiske begrænsninger, der er ved opbevaringen. I vil her frigøre jer fra den fysiske afhængighed, der er ved almindelig arkivering og rekvirering.
Forøget sikkerhed
Det, at arkiverne bliver digitale, betyder også, at I mindsker sikkerhedsrisici forbundet med fysiske arkiver. Ved at samle jeres papirarkiver centralt i et digitalt arkiv minimerer i risikoen for adgang fra uvedkommende. Dette betyder også, at I kan behandle dokumenterne mere fortroligt og dermed bedre imødekomme de gældende krav til GDPR og informationssikkerhed.
Et digitalt arkiv kan samtidig sikre jer, at jeres forretningskritiske dokumenter og arkiver ikke forsvinder eller bliver beskadiget af opbevaringsforholdende.
Lad os hjælpe jer med at digitalisere jeres papirarkiv
Der er store besparelser i hyldemeter og mange fordele at hente ved scanning af jeres papirarkiver. Som jeres samarbejdspartner kan vi scanne enorme mængder af materiale forbavsende hurtigt.
Alle vores processer følger alle gældende retningslinjer inden for informationssikkerhed og andre tilknyttede områder. Dette garanterer jer, at jeres dokumenter bliver håndteret med den nødvendige fortrolighed.