Roskilde Kommune stod overfor en udfordring med den manuelle fordeling af Digital Post og e-mails, som krævede betydelige ressourcer og medførte risiko for fejl. For at effektivisere processen og styrke datasikkerheden implementerede kommunen i samarbejde med Strålfors eDistribution, hvilket har resulteret i en markant reduktion af ressourceforbruget og forbedret håndteringen af den indkommende kommunikation.
Udfordring
Line Prytz Bregnholt, Digitaliseringskonsulent hos Roskilde Kommune
Med en befolkning på mere end 90.000 brugte Roskilde Kommune rigtig meget tid på manuel fordeling af den indkomne kommunikation. Den manuelle fordeling af Digital Post og e-mails krævede en fuldtidsmedarbejder til at sikre korrekt fordeling til de rette modtagerpostkasser.
– Før havde vi en medarbejder dedikeret til at læse og fordele Digital Post og e-mails hele dagen. En stor del af arbejdet bestod i at finde den rette modtagerpostkasse og håndtere returneret post, når den var landet forkert, fortæller Line Prytz Bregnholt, Digitaliseringskonsulent hos Roskilde Kommune.
Dette resulterede ofte i fejlopfølgninger og et højt ressourceforbrug. Kommunen ønskede derfor en løsning, der kunne automatisere fordelingen mest muligt og dermed reducere ressourceforbruget. Der var også et ønske om at finde en løsning, der kunne understøtte de stigende krav til datasikkerhed, således den direkte fordeling kunne øge fortroligheden, så henvendelserne ikke skal igennem flere led/øjne.
Løsning
Roskilde Kommune implementerede i samarbejde med Strålfors eDistribution, en løsning der automatisk modtager, klassificerer og distribuerer indkommende kommunikation til de rette afdelinger. Løsningen anvender foruddefinerede regler og kontakt-ID’er til at fordele posten korrekt.
Implementeringen blev understøttet af en hypercare-periode, hvor Strålfors hjalp Roskilde Kommune med opsætning og justering af reglerne, hvilket sikrede en gnidningsfri overgang og optimal brug af løsningen.
Roskilde Kommune har nu et fuldt overblik over alle de henvendelser, der kommer ind via eDistribution, idet løsningen indeholder flere hjælpeværktøjer, f.eks. et statistikværktøj og Track & Trace modul, så eventuelle henvendelser, der ikke kan findes, nemt kan fremsøges og genfremsendes til relevante afdeling.
Resultat
Implementeringen af eDistribution har reduceret Roskilde Kommunes ressourceforbrug med 2/3, og den tidligere fuldtidsstilling til postfordeling er nu nedbragt til 1-2 timer dagligt. I 2023 er den automatiske placering af eksempelvis Digital Post steget til 90% direkte til modtager og 10% til individuel fordeling med flere modtagere
Risikoen for sikkerhedsbrud ved manuel fejlfordeling minimeret, og sporing og dokumentation af post i Informationscentret er blevet væsentligt lettere.
– Vi har sparet ca. 70 % i arbejdstid i vores Informationscenter. Arbejdsopgaven er blevet væsentligt forenklet, og det er nu nemt og hurtigt at finde og følge forsendelser. Informationscentret kan nu håndtere flere sager, som før blev sendt videre til IT-Service, slutter Line Prytz Bregnholt.
Har I behov for hjælp til håndtering af store mængder indkommende Digital Post meddelelser? Kontakt os, og vi hjælper jer med at komme i gang.
