Odder Kommune har valgt at lade PostNord Strålfors digitalisere og fordele Kommunens indgående kommunikation for at optimere udnyttelsen af ressourcer i kommunen.
Alle henvendelser, hvad enten de er sendt af en borger, en virksomhed eller en anden myndighed via Digital Post (Virk.dk og Borger.dk), e-mail (almindelig mail og sikker mail) samt fysisk post, havner henvendelserne automatisk og direkte, hvor henvendelsen skal sagsbehandles.
Udfordring
Den tidligere postfordelingsløsning var tidskrævende, og man var alt for afhængig af nogle få personer i organisationen, der kendte til procedurerne for korrekt fordeling. Det var ikke holdbart med hensyn til sygdom, ferie og anden fravær. Desuden lå der en større teknisk opgave hos IT i at supportere løsningen, som hele tiden blev mere kompliceret på grund af et stigende mix af forskellige posttyper. Denne opgave ønskede man at flytte over i en driftet løsning, hvor leverandøren står for administration af løsningen for at aflaste IT-afdelingen, der i forvejen havde rigeligt at se til.
- Odder Kommune er en lille kommune, og vi har brug for en hurtig og effektiv løsning, når det handler om håndtering af skriftlige henvendelser fra borgerne. Derfor indgik vi et samarbejde med PostNord Strålfors, der har erfaring med digitalisering fra andre kommuner – både små og store, fortæller Betina Krogh Bille, der er udviklingskonsulent i Ledelse og Udvikling hos Odder Kommune.
Løsningen
I Odder Kommune distribuerer PostNord Strålfors alle henvendelser til kommunen digitalt direkte ud til deres fagområder.
- Det gælder både vores hovedpostkasser til e-mail, vores Digital Post og den fysiske post. Det betyder, at vores sagsbehandling kan ske hjemme, da vores medarbejdere får alting præsenteret direkte på deres skærm, siger Betina Krogh Bille.
PostNord Strålfors’ service - Rule Manager – fordeler automatisk posten med en meget høj kvalitet, dels baseret på emne og modtager og dels med mulighed for brug af en AI-assistent. Udover den primære funktion med postfordeling i høj kvalitet har løsningen et kundepersonligt dashboard, hvor der er adgang til mange nyttige værktøjer, f.eks. Track & Trace på alle forsendelser der er håndteret, digitalt arkiv, et komplet statistikmodul og meget mere.
I Odder kommune distribuerer PostNord Strålfors alle henvendelser til kommunen digitalt direkte ud til deres fagområder.
Resultat
- Vi er glade brugere af servicen. Vi var blandt de første kommuner, der valgte den fulde løsning, og vi har været med til at præge udviklingen i løsningen med vores viden og behov. Selvfølgelig var der nogle bump i begyndelsen, men de blev håndteret hurtigt og smertefrit. I dag er løsningen en krumtap for kommunen, siger Betina Krogh Bille.
- Dialogen med PostNord Strålfors har været rigtig god hele vejen. Vi kan ikke mærke, at vi er en lille kunde hos en stor virksomhed. Vi har fået tilknyttet vores egne kontaktpersoner, der er hurtige til at reagere på vores forespørgsler. Reelt får vi en langt bedre service, end vi egentlig har krav på ifølge aftalen, siger Betina Krogh Bille.
- Vi har nu brugt løsningen i 5 år, og i dag har vi en høj grad af automatisk fordeling af indgående post, hvilket gør vores hverdag med posten meget nemmere. Hvis vi af en eller anden grund ikke kan finde en bestemt post, bruger vi løsningens Track & Trace-funktion, som kan fortælle os, hvilken kanal posten er modtaget gennem, og hvornår den er modtaget. Hvis nødvendigt, kan vi gensende henvendelsen til den relevante afdeling, siger Betina Krogh BIlle.
Fremtid
- Vi valgte PostNord Strålfors’ løsning, fordi den er fleksibel og tidssvarende og fordi vi kunne få PostNord Strålfors til at stå for den samlede drift af løsningen, siger Betina Krogh Bille.
- Vi oplever, at løsningen konstant udvikler sig med stor fokus på at imødekomme vores behov. En af de ting, vi ser frem til, er muligheden for at levere post direkte fra PostNord Strålfors-løsningen via SF 1606-snitfladen til Kombits systemer, såsom KY, KP og KSD. Vi er også begyndt at implementere Machine Learning, så løsningen selv kan foreslå fordeling af post, der normalt håndteres manuelt på grund af utilstrækkelige data til automatisk fordeling, afslutter Betina Krogh Bille.
Vil du spare tid på at håndtere indgående kommunikation?
Har du en stor tilstrømning af indgående kommunikation, som kræver alt for meget administration? Vi har eksperter, som kan hjælpe dig.