Smartere og nemmere kommunikation med leverandører og kunder hos Elon

Med i alt 900 butikker i Sverige, Danmark, Norge, Finland og Island er Elon den største forhandler af forbrugerelektronik og hvidevarer i Sverige og Norden. Med et bredt sortiment af produkter fra hundredvis af forskellige varemærker, en hurtigt voksende e-handel og en kæde af uafhængige specialforhandlere er problemfri kommunikation med både underleverandører og kunder en vigtig succesfaktor.

Christoffer Östberg, systemansvarlig for butiksdatasystemer, EDI og ERP hos Elon, fortæller om virksomhedens rejse:

– Nu transformerer vi Elon som virksomhed. Vi ønsker at tilbyde vores kunder et endnu bredere sortiment af produkter – et sortiment, der også vil være tilgængeligt i vores butikker – for at øge vores konkurrenceevne online. Problemfri indkøb og velfungerende leverandørrelationer bliver afgørende for vores succes!

Christoffer Östberg, systemansvarlig for butiksdatasystemer i Elon Christoffer Östberg, systemansvarlig for butiksdatasystemer i Elon

I sommeren 2020 valgte Elon derfor at tage et stort skridt med digitalisering af virksomhedens leverandørdialog.

– Målet er at vi skal kunne kommunikere elektronisk med alle vores leverandører. Vi afgiver regelmæssigt meget store ordrer hos en del leverandører. Her har vi næsten altid direkte forbindelse via EDI. Udfordringen har været at håndtere de underleverandører, som er for små til at have deres egen EDI-løsning, hvor indkøbsafdelingen tidligere var nødt til at afgive ordrer helt manuelt, siger Christoffer.

Der blev indledt et tæt samarbejde med PostNord Strålfors med det formål at forenkle arbejdet og få bedre styr på samarbejdet med alle underleverandører.

Leverandørportalen forenkler dialogen og reducerer administrationen

Med Strålfors' hjælp har Elon fået en helt ny leverandørportal. Når en ordre afgives på portalen, får leverandøren straks besked og kan sende en ordrebekræftelse og senere en leveringsmeddelelse. Når der skal faktureres, gør leverandøren det også via portalen, og fakturaen går direkte ind i Elons forretningssystem.

– Vi ønskede også hjælp til at modernisere vores forskellige meddelelsestyper. I dag behøver vi ikke at forholde os til alle de forskellige meddelelsesformater, vores forskellige underleverandører bruger. Uanset om det er Peppol BIS billing 3, EDIFACT eller Svefaktura, bliver det konverteret til det rigtige format for os. Det gælder både på leverandør- og kundesiden, hvor vi nu fakturerer vores kunder, butikkerne, nemt og problemfrit, uanset hvilket format de ønsker at få fakturaen i, forklarer Christoffer.

Elon valgte Strålfors som partner på den nye digitaliseringsrejse på grund af tidligere samarbejde og gode erfaringer:

– Vi vidste, at vi havde en pålidelig partner i Strålfors, som nu kunne tilbyde en løsning, der virkelig hjælper os med at forenkle kompleksiteten i håndtering af kommunikationen med alle leverandører på en standardiseret og nem måde. Ud over at levere en velfungerende løsning på vores udfordringer og bidrage med strategisk indsigt til vores transformation, tager Strålfors sig også af den daglige drift af portalen.

Anders Trawén er Key Account Manager i PostNord Strålfors og har arbejdet aktivt sammen med Christoffer og hans kolleger i projektet:

– Samarbejdet med Elon er et godt eksempel på, hvordan vi i Strålfors udvikler vores tjenester sammen med vores kunder gennem en dybdegående dialog og et fokuseret arbejde. Leverandørportalen er udviklet til at hjælpe virksomheder med at digitalisere selv deres mindre leverandører på en nem måde. Her har vi fået mulighed for at tilføje mere funktionalitet og skræddersy den, så den opfylder Elons konkrete behov for at automatisere alle leverandørflow.

Hurtigere onboarding af nye leverandører

Der er mange fordele ved øget digitalisering. De automatiserede flow i portalen minimerer risikoen for menneskelige fejl. Samtidig reduceres risikoen for papirspild, når ordrer, ordrebekræftelser, leveringsmeddelelser og fakturaer bliver fuldt digitale. Automatisering og effektivisering frigør tid og energi, som i stedet kan bruges på kvalitetssikring af leveringer og udvidelse af samarbejdet med leverandører.

– En anden fordel ved leverandørportalen er, at opstarttiden for test af nye leverandører reduceres, fordi de nemt kan kobles op via portalen. Vi har mange underleverandører, der er ivrige efter at komme i gang med portalen, især nye partnere. De ser effektivitetsfordele og muligheden for at spare tid ved ikke at skulle vedhæfte en pdf-fil til en e-mail eller udskrive fakturaer på papir, men i stedet kunne håndtere al kommunikation problemfrit og nemt via portalen.

– Der sker utrolig meget her hos Elon nu. Digitaliseringsrejsen fortsætter, og projektet udvikler sig undervejs. Vi tilføjer nye meddelelsesformater og onboarder gradvist både nye leverandører og kunder. Det er en meget spændende rejse, og det er dejligt at være en del af den, slutter Christoffer Östberg.

Kontakt os

Har du ligesom Elon brug for at kunne kommunikere elektronisk med dine leverandører med det formål at forenkle arbejdet og få bedre styr på alle samarbejder, f.eks. direkte opkobling via EDI? Kontakt en af vores eksperter, så hjælper vi dig med at komme i gang!

+45 33 86 86 86

Skriv til os

Inspiration

Ej-digitaliserat-dataflode_16-9.jpg

Derfor bliver leverandøren en hæmsko i din digitalisering

For mange organisationer er digitaliserede processer i dag en selvfølge, fordi de forenkler og effektiviserer administrationen og eliminerer langsomme, manuelle arbejdsmetoder. Viljen til at digitalisere er stor, men sommetider stikker eksterne faktorer en kæp i hjulet. I denne artikel ser vi nærmere på, hvorfor dine leverandører kan være en hæmsko.

16-9-business-integration-management.jpg

Business Integration Management (EDI)

En virksomhed håndterer tusindvis af transaktioner hver dag. Når du digitaliserer flowene, effektiviserer du virksomheden. Vi har mange års erfaring og hjælper dig med at træffe de rigtige beslutninger.