DUOS effektiviserer posthåndtering med Autoforward løsning

DUOS Gruppen er en dansk familieejet virksomhed, der servicerer borgere inden for personlig assistance, bo- og opholdssteder samt ældrepleje. 

DUOS håndterer flere daglige beskeder fra forskellige offentlige instanser. Indtil slutningen af 2022 var denne proces manuelt administreret af forskellige medarbejdere, der dagligt loggede ind på e-Boks, Digital Post og mit.dk. I dag har DUOS implementeret Strålfors' eDistributionsløsning Autoforward, hvilket har automatiseret og optimeret hele posthåndteringsprocessen.

Udfordring

Med en betydelig mængde henvendelser fra kommuner, skatteforvaltning, politi og andre offentlige instanser stod DUOS over for udfordringer ved manuel håndtering af digitale beskeder. Medarbejderne brugte meget tid daligt på at logge ind på de forkellige digitale postkasser, hvilket var en tidskrævende og ineffektiv proces.

- Da vi arbejder indenfor det social- og sundhedsfaglige område, får vi utroligt mange henvendelser som sendes til de digitale postkasser. Alene fordi vi selv har omkring 600 fleksjobbere ud af vores ansatte, skal der hele tiden søges om lønrefusioner. Og vi skal indhente straffe- og børneattester hos Politiet på alle vores medarbejdere, forklarer Bjørn Langhorn Lundt, der er CTO hos DUOS.  

Løsning

DUOS implementerede Strålfors' eDistributionsløsning Autoforward, der automatiserer videresendelsen af beskeder ud fra et regelsæt, som er sat op med udgangspunkt i servicelovens paragraffer. Dette fjernede behovet for manuelt arbejde, og ressourcer er blevet frigivet til mere meningsfuldt arbejde.

- Det er jo en træls opgave og ikke intelligent arbejde at sidde og åbne beskeder for at sende dem videre. Men i dag slipper medarbejderne altså for at logge ind hver dag for at tjekke, om der er noget i de digitale postkasser, forklarer Bjørn Langhorn Lundt. 

Resultat

Implementeringen af eDistribution Autoforward løsning har gjort DUOS' posthåndtering ekstremt effektiv. Beskeder videresendes automatisk og krypteret, hvilket sparer tid og reducerer risikoen for fejl. Dette har været af afgørende betydning for DUOS, hvor fortrolighed og præcision er afgørende, og hvor det er essentielt at opretholde den højeste standard af databeskyttelse.

- Kryptering er en selvfølge. Men det er også vigtigt, at ikke alle vores medarbejdere ser helbredsoplysninger og CPR-nummer på en borger. Og nu vi ved, at det kun er den relevante person, der får e-mailen i sin outlook indbakke. Det er jo ikke så fedt, hvis en finansmedarbejder sidder og kigger på den slags. Men nu snapper eDistribution, hvad der kommer og tager indholdet og de vedhæftede filer og sender dem krypteret ud til de relevante mailadresser. Det er en form for minimering af eksponering af data, fastslår han. 

Nemt og hurtigt at komme i gang

Bjørn Langhorn Lundt var overrasket over, hvor nemt det var at implementere eDistribution i virksomheden. 

- Det tog nogle få timer at sætte systemet op, og så skulle det selvfølgelig planlægges og koordineres. Der er jo nogle hooks og certifikater, som skal give adgang til de digitale postkasser. Men det stod Strålfors for. Jeg oplevede en fin onboarding, og det kører bare, slutter Bjørn Langhorn Lundt.