Brancher

Bach Gruppen automatiserer distribution af Digital Post og sparer tid

En bugnende indbakke og manuel fordeling af Digital Post er erstattet af automatisk distribution og høj grad af sikkerhed for, at posten lander i de rette hænder.

Bach-LinkedIn-16-9.jpg

Bach Gruppen er en sammenslutning af virksomheder, der primært beskæftiger sig med udlejning af bolig- og erhvervsejendomme samt produktion inden for byggeindustrien. Virksomheden har hovedkontor i Viborg og tæller over 70 CVR-numre.

Udfordring

Med mere end 70 CVR-numre er det sin sag at administrere Digital Post for de mange virksomheder, der er en del af Bach Gruppen. Notifikationer om ny post havnede i indbakken hos Sabrina Salkvist, som efterfølgende måtte logge sig ind på de enkelte virksomheder og se, hvilken post der var tale om og efterfølgende videresende til rette modtager.

”Min mailboks var fuld af notifikationer, og de mange nøglefiler gjorde, at det tog tid overhovedet at logge ind og se, hvilke beskeder der lå til de forskellige virksomheder. Alle standardskrivelser sendes jo til alle virksomheder i koncernen, så der er meget at holde styr på. Jeg brugte vel en time hver dag. For de af mine kollegaer, der tog sig af det, når jeg havde en fridag eller holdt ferie, har det taget væsentlig længere tid. Det var bare rigtig tidskrævende og temmelig uoverskueligt”, fortæller Sabrina Salkvist, som er kontorassistent i Bach Gruppen.

Løsning

Bach Gruppen blev opmærksom på udbuddet af løsninger til håndtering af Digital Post i e-Boks og indledte dialog med PostNord Strålfors. Det stod hurtigt klart, at automatisk distribution ville gøre arbejdsgangene enklere, spare tid i administrationen og skabe større sikkerhed i forhold til GDPR.

For de mange virksomheder, blev der opsat regler, der muliggjorde automatisk fordeling til 35 forskellige modtagere.

”Vi delte opstarten ind i etaper og i en periode på fire uger var vi dagligt i kontakt omkring, hvor posten skulle hen, og hvilke regler der skulle oprettes. Da det overordnede var på plads, lærte jeg selv at arbejde med reglerne. Det er meget simpelt og nemt at gennemskue, og det gør det nemt for mig at justere, når der eksempelvis er en ny modtager til noget bestemt post”, fortæller Sabrina Salkvist om implementeringen af eDistribution-løsning i Bach Gruppen.

Resultat

I dag er der luft i indbakken. Sabrina Salkvist logger dagligt på systemet og tager sig af den post, der ikke er distribueret automatisk, fordi der endnu ikke er defineret regler. Hvis muligt, opbygger hun en regel, og så kører det af sig selv fremadrettet.

”Fordelingsgraden er høj, og det er de færreste beskeder, jeg er inde over. Samtidig fordeles al post med en note i bunden, som præciserer, at hvis man ikke er den rette modtager af posten, skal man tage fat i mig. Det giver en stor sikkerhed for, at intet havner i de forkerte hænder, og at de interne modtagere ved, hvad de skal gøre, hvis de er i tvivl. Al post sendes krypteret, så vi også er sikre på, at vi overholder compliance og GDPR ”, forklarer Sabrina Salkvist.

Godt samarbejde og stor lydhørhed

Når der indimellem er en anledning til at benytte sig af support-aftalen hos PostNord Strålfors, er tonen imødekommende og kollegial. Efter det tætte parløb i den indledende opstart var det næsten et savn ikke at skulle have den daglige kontakt.

”Lige nu er vi lidt udfordret af, at Digital Post ikke længere leveres i én postkasse men i to. Det kræver nogle justeringer, så det giver mig heldigvis en undskyldning for at ringe til Betina (Betina Løyche, Teamleder hos PostNord Strålfors), som jeg nærmest opfatter som en kollega. Jeg oplever også, at der sker løbende udvikling og optimering af løsningen, samtidig med, at der bliver lyttet, når jeg har nogle ønsker eller forslag til forbedringer. Jeg er virkelig glad for samarbejdet, så det er en kæmpe anbefaling fra mig”, afslutter Sabrina Salkvist.

Spar tid på indgående kommunikation

Har I behov for hjælp til håndtering af store mængder indkommende Digital Post og  e-Boks meddelelser? Kontakt os, og vi hjælper jer med at komme i gang.

+45 88 33 00 35

Skriv til os

Tilmeld dig vores nyhedsbrev

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få spændende artikler og interviews med fokus på det nyeste inden for kundekommunikation.

Kom i gang!