Send digital faktura

Når I arbejder med både offentlige kunder og private virksomheder, er det vigtigt at kunne sende digitale fakturaer korrekt, sikkert og i godkendte formater. Det gælder også, når I sender fakturaer som PDF via e-mail eller som papirfaktura via brev.

Hvis en faktura skal sendes som brev eller e-mail, skal den nemlig konverteres til en korrekt digital faktura, før modtageren kan indlæse den i sit økonomisystem. Det håndterer Strålfors for jer gennem vores Læs Ind Service / Fakturascanning.

Ét flow til både offentlige og private modtagere

Alle offentlige myndigheder i Danmark kræver, at fakturaer modtages digitalt. Samtidig er mange private virksomheder i dag også tilkoblet NemHandel og/eller Peppol, hvilket betyder at de også kan modtage digitale fakturaer, som Strålfors har konverteret via Læs Ind Service / Fakturascanning.

Afklar derfor med din kunde, om de er tilkoblet NemHandel og/eller Peppol til modtagelse af fakturaer. Er kunden registreret, kan du med fordel benytte Læs Ind Service / Fakturascanning til at fremsende fakturaen. På den måde sikrer du, at fakturaen modtages automatisk i et godkendt format, og at din kunde får en enkel, sikker og standardiseret proces for godkendelse og betaling.

Som certificeret Læs Ind-bureau og Access Point-partner overholder vi alle relevante sikkerheds- og kvalitetsstandarder for håndtering og afsendelse af EAN-fakturaer.
 

Hvad er forskellen på NemHandel-netværk og Peppol?

Både NemHandel og Peppol bruges til afsendelse og modtagelse af digitale fakturaer:

• NemHandel: Den danske infrastruktur for elektronisk fakturering, dokumentudveksling og samhandel mellem virksomheder og offentlige myndigheder.

• Peppol: Et Europæisk netværk, der gør det muligt at udveksle fakturaer og andre forretningsdokumenter på tværs af landegrænser i Europa.

Mange virksomheder er i dag registreret i begge netværk.
 

Hvordan sender man digital faktura?

For at kunne sende digitale fakturaer via NemHandel eller Peppol skal modtageren være registreret i det relevante netværk. Afklar derfor altid dette med jeres kunde.

1) Send din faktura eller kreditnota til Strålfors

Læs Ind Service er enkelt at benytte. I sender blot jeres faktura eller kreditnota til Strålfors, så håndterer vi resten.

• NemHandel: Som standard leverer vi dine fakturaer i Nemhandel. Modtager identificeres via EAN-/GLN-nummer, som skal fremgå af fakturaen.

• Peppol: Modtager identificeres via et Peppol-ID, typisk virksomhedens CVR-med præfiks eller VAT-nummer.

2) Opret kunden i jeres faktureringssystem

I jeres faktureringssystem skal kunden oprettes med:

• Kundens EAN-nummer ved levering via NemHandel

• Kundens Peppol-ID (VAT/CVR) ved levering via Peppol

Vi anbefaler, at fakturaen sendes som PDF vedhæftet en e-mail.

Standard levering via Nemhandel:

• NemHandel standard: fakturascanning@datascanning.dk

• NemHandel ekspres: ekspres-faktura@datascanning.dk

Levering via Peppol:

• LaesIndPeppol@Stralfors.com

Ønsker I at sende fakturaen som brev, skal den sendes til den adresse, der fremgår på Strålfors’ her.

3) Strålfors udfører en automatisk konvertering og validering

Alle fakturaer, der sendes via Strålfors' Læs Ind Service, bliver konverteret til korrekt digitalt format og valideres mod de krav til en korrekt udfyldt faktura, som Nemhandel og Peppol netværket har. Det sikrer, at fakturaen ikke afvises.

4) Levering via NemHandel eller Peppol

Når fakturaen er valideret, sendes den via den valgte infrastruktur direkte til modtagerens elektroniske adresse. Her lander den automatisk i modtagerens digitale økonomisystem, hvor den kan læses og behandles automatisk.

Afhængigt af den valgte løsning modtager I typisk en kvittering for, at fakturaen er blevet leveret.