)
Overfyldte kældre og besværet med at tilgå fysisk arkiveret materiale må ikke kompromittere datasikkerheden eller være årsag til tabt viden. Ved at digitalisere fysiske arkiver kan dine medarbejdere hurtigt og nemt finde de nødvendige data, samtidig med at det bliver lettere at overholde GDPR-kravene.
Digitaliseringskrav skaber nye muligheder
De fysiske arkiver kan være opbygget over adskillige år og kendskab til arkivsystemet hviler ofte på enkeltpersoner. De er indsigtsfulde og ofte kapaciteter på området, men det er sårbart, og for nye medarbejdere kan det være svært at gennemskue.
Derfor er digitalisering af papirarkiver ikke bare en teknisk opgave, der udelukkende omfatter indsamling og scanning af materialer. Det er også et forløb, der introducerer nye arbejdsprocesser til gavn for organisationen.
Nem adgang til data eller bevaring af kulturskatte - uanset slutmålet bringer digitalisering af fysiske arkiver mange fordele med sig:
Reducering af omkostninger til husleje
Forenkling af arbejdsprocesser
Nem adgang til data
Dokumentsikkerhed
I forbindelse med digitalisering af Aalborg Kommunes historiske papirarkiv blev hele processen lagt tydeligt frem fra starten, så der var klarhed omkring forløbet:
- Vi har haft et gode samarbejde, og fra første møde fik vi en grundig gennemgang af processen, hvilket efterlod os med en forvisning om forståelse af vores behov, fortæller teamleder Louise Raaschou Andersen fra Aalborg Kommune.
)
)