3-1-mailroom-solutions2.jpg

Styr på kommunikationen med Digital Mailroom Solutions

Gør din håndtering af al indgående kommunikation fra alle kanaler automatisk. Det sparer enormt meget administrationstid og reducerer omkostningerne.

Download brochure

Datamængden fra elektroniske kanaler, f.eks. e-mail, digitale postkasser og webportaler, stiger hele tiden. Samtidig skaber brugen af nye kommunikationskanaler endnu flere inddata, der skal håndteres. For at gøre disse data tilgængelige for hele organisationen skal den fysiske kommunikation digitaliseres.

Med opdaterede og dokumenterede processer får du styr på hele din kommunikation. Det eliminerer tidskrævende og kostbar administration.

Automatiseret datahåndtering

Med Digital Mailroom Solutions håndteres al indgående kommunikation automatisk. Data lige fra fysiske breve til digitale postkasser og webportaler indlæses og videresendes via sikre grænseflader til de rigtige IT-systemer og modtagere.

Den fysiske kommunikation udarbejdes og scannes, inden oplysningerne automatisk tolkes og analyseres. F.eks. identificeres dokumenttype og relevante dokumentoplysninger som f.eks. personnummer og sagsnummer. Selv elektronisk kommunikation fra blandt andet digitale postkasser og e-mail håndteres og analyseres i systemet. Derefter distribueres alle de digitale oplysninger via sikre grænseflader til de IT-systemer, hvor oplysningerne er nødvendige, såsom en e-mailklient eller et dokumenthåndteringssystem.

Alt efter dine behov findes der forskellige funktioner og tillægstjenester i Digital Mailroom Solutions:

  • eDistribution – modtager kommunikation, tilføjer krævede metadata og leverer dem til det rigtige IT-system og den rigtige modtager.
  • Post Scanning – digitaliserer, klassificerer og analyserer fysiske breve, inden den digitale fil leveres som e-mail eller til et dokumenthåndteringssystem.
  • Forms Scanning – digitaliserer, analyserer og fortolker alle typer blanketter, spørgeskemaer og formularer med intelligent dataregistrering, der f.eks. genkender afkrydsningsfelter, fritekst og signaturer.
  • Image Scan – digitalisering af fysiske breve og konvertering af digitale bilag til billeder, som modtageren selv tolker.
  • Physical Archiving – tillægstjeneste til lagring af scannede fysiske dokumenter.
  • eArchive – tillægstjeneste til sikker digital lagring, der gør oplysningerne tilgængelige og søgbare. 

Giver overblik og sparer ressourcer 

Digital Mailroom Solutions er et effektivt ledelsesværktøj, som giver et komplet overblik over al indgående kommunikation – både samlet og fordelt på kanaler. Den automatiske datahåndtering med ensartede og effektive regler for al indgående kommunikation reducerer også administrationsbehovet. På den måde kan du bruge dine interne ressourcer bedre.

Høj sikkerhed og GDPR-kompatibilitet

Digital Mailroom Solutions leverer oplysninger med fremtidssikret teknologi via sikre systemer, som integreres i de dokumenthåndteringssystemer, du bruger. Løsningen er naturligvis tilpasset til al gældende lovgivning, herunder EU's databeskyttelsesforordning, GDPR.

Fuld systemintegreret løsning

Løsningen er fuldt integreret med forskellige dokumenthåndteringssystemer, f.eks.:

  • CRM (Customer Relationship Management)
  • ERP (Enterprise Resource Planning)
  • ESDH (Electronic System of Document Handling)
  • Case Handling System
  • E-mail

Relaterede løsninger og kundecaser

Kundcase_DK_Odder_16-9.jpg

Odder kommune

Digitalisering af indgående kommunikation. Odder Kommune vil have en fejlprocent på nul. Det er kommunes ambitionen, efter at de har valgt at lade PostNord Strålfors digitalisere og fordele alt indgående kommunikation.

16-9_Aarhus_kommune.jpg

Aarhus kommune: Sikker og effektiv håndtering af henvendelser

Aarhus Kommune har fået en komplet input/output-løsning, som styrer kommunikation til og fra kommunens borgerne og virksomheder på socialområdet, fx. anbringelser, forebyggelse og sociale ydelser.

Scanning-puff-16-9.jpg

Invoice Scanning

Med Invoice Scanning digitaliseres dine fysiske indgående fakturaer. Det gør administrationen nemmere og minimerer omkostningerne.

Archive_Scanning-puff-16-9.jpg

Archive Scanning

Fysiske arkiver digitaliseres aktivt med Archive Scanning: alt fra kontrakter og HR-arkiver til gamle bygningstilladelser. Det gør arkivet søgbart – og GDPR-kompatibelt.

eArchive-16-9_2.jpg

eArchive

Med eArchive kan du nemt lagre al indgående og udgående fysisk og digital kommunikation både manuelt og automatisk. Sådan reduceres datahåndtering. Det giver mere effektive processer, som forbedrer kundeoplevelsen.

Spar tid på indgående kommunikation

Unødig administration af en stor kommunikationsstrøm kan blive en saga blot. Kontakt os, så løser vi problemet sammen.