Digital arkivering er sikker arkivering

Digital arkivering er den mest sikre opbevaring af virksomhedens data, når det gøres på den rigtige måde.  Med et digitalt arkiv kan sikkerheden omkring arkivet tilpasses det faktiske behov, uanset om det er sikkerheden i datacenteret eller om det er styring og logning af den direkte brug af data der fokuseres på.

Når fokus er at sikre sine arkiver – uanset om det er fysisk i forhold til ekstremvejr eller skadedyr, om det er overholdelse af lovgivning – eller sikre en bedre tilgængelighed og udnyttelse af data – så er PostNord Strålfors klar med såvel rådgivning som løsningsforslag.

Med et digitalt arkiv er det nemt at overholde GDPRs krav til fortrolighed og det er ligeledes nemt at sikre ”retten til at blive glemt” – når arkivet er struktureret og relevante søgninger kan gennemføres.

Overholdelse af Persondataforordningen (GDPR)

Fysiske arkiver gør det i højere grad svært at leve op til gældende lovgivning i forhold til persondataforordningen (GDPR). Bødesatsen ved ikke at overholde de juridiske krav kan være op til 20 millioner EUR, eller 4% af virksomhedens samlede globale omsætning.

Et digitalt arkiv, der er implementeret korrekt, vil både skabe en mere effektiv hverdag, men også sikre at virksomheden overholder den gældende lovning. Dermed vil digital arkivering, med vores løsninger, være sikker arkivering, der giver GDRP-kompatibilitet.

Digitalisering af arkiver

PostNord Strålfors har de seneste mange år scannet eller digitaliseret mange tusinde kilometer arkiver for både offentlige virksomheder og private virksomheder. Vi har sat vores aftryk på de betydeligste danske digitaliseringsprojekter, bl.a. scannede vi ca. ¾ af de mange millioner tinglysningsdokumenter der i dag er grundlaget for den digitale Tinglysning – vi udførte det forberedende arbejde og sikrede, at nye digitale arbejdsgange fik fuld effekt i den digitale tinglysning.

Vores rådgivning og fokus er at sikre, at du som kunde får en løsning der lever op til dine behov.

Man kan lave meget fine løsninger og arbejde med mange data, - men det er ikke altid det der er behovet. Nogle gange er behovet blot, at få scannet sine mapper og have sikkerhed for, at de hverken bliver væk – eller uvedkomne får adgang til data.

Arkivscanning løsning                                              

Arkivscanning er på mange måder en paraplybetegnelse. Vi har en samlet proces fra vi nedpakker og afhenter arkiver og til vi levere de færdige data.

Ser vi på indholdet af de arkiver vi håndterer, så kan de karakteriseres på mange forskellige måder, men ofte vil en forespørgsel være ”personale-arkiv”, sagsmapper eller kontrakter.

Vi hjælper med at tydeliggøre behovet ved bl.a. at fokusere på, hvordan de digitaliserede filer skal benyttes efterfølgende.                                            

Der er stor forskel på hvordan tilgangen til opgaven skal være, hvis de digitale sager skal importeres i et ”e-arkiv” med mulighed for at arbejde med strukturerede metadata – eller hvis blot en mappe skal være en PDF fil der er OCR tolket (mulighed for fritekstsøgning).

Vi skal tryghed for vores kunder ved at sikre den helt rigtige løsning til hver opgave.

Sikkerhed og fortrolighed

Arkiver er ikke bare arkiver. Ofte er det materiale som skal digitaliseres dybt fortroligt eller udgør en stor værdi som forskningsmæssig dokumentation.

PostNord Strålfors har alle de nødvendige fysiske rammer til at sikre den nødvendige sikkerhed for fortrolighed under udførslen af opgaven.

Vores medarbejdere er alle sikkkerhedsgodkendt af PET og har underskrevet en livslang fortrolighedserklæring.

Der hvor vi adskiller os fra alle andre scanningsvirksomheder er vores certificeringer. Vi er som eneste scanningsvirksomhed ISO27001:2013 certificeret – det vil sige vi er certificeret efter den højeste internationale sikkerhedsstandard for informationssikkerhed.

Vores standard overholder alle krav til GDPR og sikkerhed, fortrolighed og kvalitet.

Vores SafeScan©  koncept imødekommer alle krav der kan stilles til at overholde NATO´s klassifikationskrav til sikkerhed for udførsel af opgaver for den offentlige til niveau 4.

Fordele ved PostNord Strålfors løsninger

  • Security by design
  • Certificeret standardarkivprogram
  • Standardløsning for ”HR-arkiv”
  • Standardløsning for Mapper og Ringbind
  • Simpelt arkiv med PDF filer med fritekstsøgning
  • Komplekse arkiver med mange metadata og levering af XML data
  • Arkivscanning processer er certificeret i henhold til:
    • Informationssikkerhedsstandarden ISO 27001:2013
    • Kvalitetsledelsesstandarden ISO 9001:2015