Med fysiske arkiver er det en stor udfordring at overholde krav om beskyttelse af personoplysninger, som f.eks. retten til at blive slettet, fastsat i GDPR-reglerne. At rode rundt i gamle fysiske arkiver og bære tunge mapper med kundejournaler frem og tilbage, er både tidskrævende og ineffektivt. Udover dette bliver arbejdspladsen bundet til de steder, arkiverne findes.

Der findes én praktisk metode, der sparer jer tid, undgår fysiske begrænsninger og sikrer GDPR-kompatibilitet i jeres fysiske arkiver - nemlig ved at digitalisere arkivet med en løsning som arkivscanning.

Giver GDPR-kompatibilitet og sparer værdifuld tid

Med arkivscanning kan I digitalisere alt fra kontrakter og HR-arkiver til byggetilladelser og tegninger. Således kan I nemt finde og analysere alle data. Det gør det nemt at overholde GDPR-reglerne, og I kan spare værdifulde ressourcer ved at finde alt data digitalt. Dette giver jer mulighed for at arbejde med arkivet alle steder i verden, og dermed kan I fokusere på jeres kerneforretning.

Et fuldt søgbart digitalt arkiv

Alle dokumenter scannes i farve med en garanteret korrekt og skalerbar gengivelse. Indholdet fra de fysiske dokumenter kan i sin digitale form tolkes og analyseres og er fuldt søgbart i det digitale arkiv.

Standardiseret eller tilpasset løsning

Som udgangspunkt håndteres alle papirformater, foto, tegninger og kort. Afhængigt af jeres behov er der forskellige varianter af vores arkivscanning løsning med forskellige tillægstjenester, da der er stor forskel på hvordan de digitale arkiver skal benyttes efterfølgende, i de digitale processer og løsninger:

• Arkivscanning Standard – hurtig digitalisering af arkivet med enkle standardformater, f.eks.dokumenter, mapper eller foldere, hvor indeksering er baseret på enkeltstående data.
• Arkivscanning Kompleks – digitalisering af arkiver hvor der er behov for indeksering i flere niveauer. Dette kan være arkiver som digitalt skal opfylde særlige krav for at kunne udstille nødvendige data i en ordnet form, sammenligne mange data på tværs som f.eks. større sagskomplekser.
• Fysisk arkivering – tillægstjeneste til lagring af scannede fysiske dokumenter.

eArkiv – tillægstjeneste for sikker digital lagring, der gør oplysningerne lettilgængelige og fuldt søgbare.

Certificeret løsning

PostNord Strålfors er som den absolut eneste scanningsvirksomhed i stand til at leve op til alle krav til Informationssikkerhed, kvalitet og kvalitetsstyring, miljø og arbejdsmiljø, gennem 100% certificerede processer i alle nøgleområder

Vi sikrer ved metodisk arbejde i certificerede og fuldt dokumenterede procesforløb, at alle sager gøres klar til scanning efter de anvisninger og krav, der er aftalt mellem parterne og nedskrevet i forretningsgangen.

Vores arkivscanning processer er certificeret i henhold til:

• Informationssikkerhedsstandarden ISO 27001
• Kvalitetsledelsesstandarden ISO 9001

Fordele ved at fysiske arkiver bliver digitale

• GDPR-kompatible
• Hurtig adgang til data
• Søgbart indhold
• Sparer tid og ressourcer
• Adgang til arkivet fra hvor som helst
• Tidsbestandige data beskyttet mod brand, vand og skadedyr
• Undgå omkostninger til fysisk opbevaring

Læs også vores artikel: Digital arkivering er sikker arkivering