Mindre papirnusseri, mere effektivitet

Rigspolitiet blev koblet til Strålfors’ Connect-løsning d. 19. januar 2015. Løsningen er en komponent, som bidrager til, at Rigspolitiet potentielt kan digitalisere alle skrivelser til borgere, virksomheder, myndigheder og offentlige instanser ved brug af e-Boks. Det omfatter bødeskrivelser, rykkere, afbetalingsordninger og skrivelser vedrørende Automatisk Trafik Kontrol (ATK).

Foto: www.politi.dk

Foto: www.politi.dk

”Det er vores oplevelse, at borgerne er positive over den effektivisering, som e-Boks medfører, fordi det gør det nemmere for borgeren at læse og genlæse sin post,” fortæller Michael Mølkær Jensen, Udviklingschef i Rigspolitiets Koncern IT. Når borgeren modtager en skrivelse i sin e-Boks, er det nemt for borgeren at fortsætte med at handle på skrivelsen. Den hurtige sagsbehandlingstid, hvor borgeren får sin fartbøde i e-Boks, betyder, at borgeren kan erkende overtrædelsen og få bøden ud af verden hurtigere, end det tidligere var muligt. 

Hurtigere sagsbehandling

Projektet brugte tid på at gennemgå alle processer for at få forretningsgangen optimeret. Perspektivet var at tænke stort, så alle områder kunne blive dækket. Strålfors designede en løsning, som potentielt kan skaleres til at håndtere alle skrivelser og alle funktioner. I første omgang blev løsningen implementeret til bøder og ATK-skrivelser.  

Løsningen har forkortet sagsbehandlingen fra, at den er færdigbehandlet i politiet til, at den ligger i borgerens e-Boks. Hertil kommer reducerede omkostninger til decentrale printere, og personaleressourcer er frigivet til andre opgaver, hvor de før skulle printe, pakke og frankere forsendelser.

”Da kvaliteten og sikkerheden for, at skrivelserne faktisk leveres til borgerne er højere, er omkostninger til genudsendelser og rykkerbehandling reduceret,” fortæller Michael.

Alene på porto har politiet sparet betydelige beløb, hertil kommer printere, konverteringer og personale til postbehandling. Desuden er det over 90 pct. af alle bøder og ATK skrivelser, som nu sendes via e-Boks. 

Implementeringsforløbet

Politiets it-leverandører, CSC, Strålfors og e-Boks, opbyggede i samarbejde en pilot-version, hvor alle tre dele i den grundlæggende løsning kunne blive testet. Den intensive test og det tætte samarbejde mellem Rigspolitiet og leverandørerne har betydet, at alle kritiske fejl var løst, inden systemet blev sat i produktion. Samme dag, som systemet blev taget i brug, blev 10.000 skrivelser behandlet med succes.

Politiets it-afdeling, Koncern IT, anvender PRINCE2 som projektmodel, og det har medvirket til, at projektet er gennemført professionelt og med overholdelse af alle givne rammer. Da løsningen involverer fire leverandører, blev der i den kritiske periode op til go-live afholdt daglige projektmøder med involverede parter. Det skabte god forståelse for problemstillinger, så løsninger hurtigt kunne skabes. Her hjalp den metodiske tilgang til struktureret problemløsning med til at eliminere problemer optimalt.

”Med den stramme projektstyring er det lykkes os at implementere en løsning inden for sagens rammer både ift. økonomi, tid og kvalitet,” fortæller Michael. 

Resultat – eliminering af genudsendelser til borgeren

I februar blev 92 pct. af alle bøder og ATKS-skrivelser sendt via e-Boks. Desuden har løsningen elimineret behovet for at genudsende 7 pct. af skrivelserne, som tidligere forsvandt mellem udsendelsen og borgeren. e-Boks giver dermed større sikkerhed i, at borgeren modtager de skrivelser, som der bliver sendt ud.

Rigspolitiet har flere igangværende projekter, der vil sikre, at flere skrivelser bliver digitaliseret og sendt via e-Boks i løbet af 2015.