Antallet af brevstemmer er stigende i Århus Kommune

De store kommuner i Danmark oplever i disse år en stigning i antallet af brevstemmer. Det er også gældende for Aarhus Kommune, hvor man ved folketingsvalget i 2015 nåede op på rekordhøje 21.000 brevstemmer. Med en forventning om en fortsat vækst på området og et fokus på bedre borgerservice, valgte Aarhus Kommune at gå i dialog med Strålfors om, hvilke effektiviseringsmuligheder der kunne opnås.

Alice_Johnsen-Finn_Bruun_Ravnsbæk-875x580.jpg

Alice Johnsen og Finn Bruun Ravnsbæk.

Håndteringen af brevstemmer har traditionelt set været en relativ tung, kombineret manuel og it-baseret proces. Det har krævet manpower, uddannelse af personale eller tidligere erfaring for at kunne anvende systemet og procedurerne omkring det. Det har f.eks. betydet kødannelser ved borgerservice og kompetence- udfordringer, når der skulle afgives brevstemmer på sygehuse og plejehjem m.v. Kort sagt en proces der over en bred kam ikke har bidraget til en positiv borgeroplevelse. Derudover har det været omkostningstungt.

I forhold til håndtering af brevstemmer er følgebrevsudskrivning og porto-omkostninger to væsentlige områder. I den sammenhæng har Aarhus Kommune gennem samarbejdet med Strålfors fået konverteret udsendelsen af de store mængder B-post til C-post, hvilket i sig selv har resulteret i en besparelse på 300.000 kroner i den indledende testfase, fortæller Finn Bruun Ravnsbæk, Projektchef og initiativtager til samarbejdet. Dette er sket gennem en forbedret håndtering af de dobbelt-udsendelser, der hidtil har været nødvendige, hvor der har været to valglister.

Strålfors-løsningen, der er opbygget fra bunden i samarbejde med Aarhus Kommune, kan beskrives som rendyrket ressourceoptimering.

– Medarbejderne, der har været igennem mange tiltag i forhold til forbedringer på området over tid, melder tilbage, at systemet er intuitivt lettere at anvende. Det er ikke teknisk bøvlet, og brevstemmes der fra f.eks. sygehuse og plejehjem, er det nye system så selvforklarende, at det nærmest ikke kræver træning af medarbejdere eller personale at kunne håndtere det, siger Alice Johnsen og fortsætter:
– Bip og print. Det er faktisk så nemt, det opleves efter overgangen til vores nye Strålfors-løsning til brevstemning.

– Vi har med Strålfors fundet en partner, der er lydhør overfor vores ønsker, går ind i vores processer og er aktiv i løsningsudviklingen, siger Finn Bruun Ravnsbæk og bliver suppleret af Alice Johnsen:
– Vi har oplevet en klar forbedring i forhold til tidsforbruget og er langt mere effektive med systemet fra Strålfors. For borgerne betyder det kortere køer og en markant større fleksibilitet, når der skal afgives brevstemmer.

– Man kan sige, at tid er penge, og vi har sparet begge dele. Og med det nye system til at brevstemme oplever vi, at vi fremstår som en mere moderne kommune, der forstår at udnytte de tekniske muligheder, der ligger inden for rammerne af loven, til fordel for borgerne, siger Finn Bruun Ravnsbæk.

– Vi har taget hul på fremtiden, og over tid vil det kunne have betydning for stemmeprocenter, optælling, valglister, registrering med mere. Vi kan komme væk fra de rundt regnet 21 røde boller, der i dag skal sættes manuelt i valgbogen, når en stemme registreres, og det betyder faktisk utroligt meget, siger Finn Bruun Ravnsbæk.