Dus med digitaliseringen i Thisted

I Thisted Kommune er man dus med digitaliseringen og har oplevet, at den kan bidrage til en lettere og mere effektiv hverdag. Digital post til borgerne er indført via Connect-løsningen og takket være en velovervejet implementeringsstrategi er processen forløbet planmæssigt og til stor tilfredshed for både medarbejdere og ledelse.

Løsningen blev rullet ud til den første afdeling i september 2013 og fortsætter i 2014 indtil alle afdelinger er på. Allerede på nuværende tidspunkt sendes der langt mere post ud via Connect-løsningen end man havde forventet.

Begynd med det letteste

Thisted Kommune har bevidst valgt at implementere Connect-løsningen trinvis, så kun en del af organisationen bliver berørt, før det næste skridt bliver taget. Desuden har man implementeret løsningen på en måde, så man er begyndt med det letteste, og det som hurtigst giver den største effekt.
– Det har været et helt bevidst valg, og denne strategi har vist sig at bære frugt. Brugerne har hurtigt kunnet se og mærke effekten af Connect og har derfor været positive og bakket op omkring løsningen. Vi har alle sammen en tendens til at holde fast i vi-plejer-metoden. Derfor vil nye ting og processer uundgåeligt tage længere tid i begyndelsen. Det er først i det øjeblik, processen bliver rutine, at man til fulde mærker effekten af den. Og det er det øjeblik, vi har forsøgt at komme frem til så hurtigt som muligt, siger Sigrid Rishøj, som er digitaliseringskonsulent hos Thisted Kommune og ansvarlig for implementeringen af Connect-løsningen.
– Der vil altid være udfordringer i forbindelse med implementering af nye it-løsninger, men takket være vores strategi om at begynde med det letteste, har Connect-løsningen fået en meget positiv modtagelse, og brugernes motivation for at tage løsningen i brug har gjort, at de selv har medvirket til at finde løsninger på de udfordringer, der har været, forklarer Sigrid Rishøj.

Det viste sig fx hurtigt, at én af de udfordringer, medarbejderne oplevede, var vedhæftning af bilag. I Teknisk Forvaltning, hvor man ofte har mange bilag, som skal vedhæftes, fandt medarbejderne selv på en løsning. Det er nemlig ofte de samme bilag, der skal vedhæftes. Derfor er det oplagt at lægge dem sammen i én fil eller et dokument – og dermed helt undgå brug af bilag. Ofte oplever brugerne, at ting, de tror ikke kan lade sig gøre, faktisk er mulige, når bare man er fleksibel og tænker lidt utraditionelt. Det har været en sand aha-oplevelse for mange og givet blod på tanden til selv at løse de problemer, der opstår.

Positiv opfølgning

Opfølgning er ofte lig med kontrol, der har en negativ klang. Men ikke på kontorgangene i Thisted Kommune.
– Vi har fulgt op på den enkelte bruger. Ikke for at kontrollere om de bruger løsningen, men snarere for at finde ud af, om der er en særlig grund til det, hvis de ikke bruger løsningen. Måske kan vi hjælpe dem videre, hvis de oplever startvanskeligheder, der gør, at det føles lettere for brugerne at fortsætte som hidtil med almindelig, fysisk post. Eller måske er der bare ikke behov for at foretage mange forsendelser i den jobfunktion, de sidder i. Vi har også set eksempler på, at opfølgningen er brugt positivt. Fx bad en afdelingsleder om at få udleveret statistik over brugen af løsningen, da han havde en god fornemmelse omkring sin egen afdeling. Statistikken blev brugt på et afdelingsmøde til at vise medarbejderne, at de rent faktisk var en af de afdelinger, der brugte løsningen mest, hvilket motiverede medarbejderne til at bruge løsningen endnu mere. Når vi foretager vores opfølgning, oplever vi også udelukkende positive tilbagemeldinger. Brugerne synes, løsningen er smart og nem at bruge, fortæller Hanne Rysgaard, digitaliseringskonsulent hos Thisted Kommune og ESDH-ekspert. Hanne har sammen med Sigrid Rishøj været involveret hele vejen gennem implementeringsforløbet af Connect-løsningen.

Vi er nået langt

Kun en del af organisationen er tilknyttet Connect-løsningen indtil videre. Da der konstant kommer nye erfaringer til implementeringsprocessen, har det vist sig at være en rigtig god idé med den trinvise implementering. På den måde har man kunne rette til og bruge erfaringerne i den næste implementeringsfase.
– Vi er nu nået omkring halvvejs i organisationen og mangler blandt andet stadig beskæftigelsesområdet. Men vi mener, det er vigtigere, at brugerne får en god oplevelse, end at vi får løsningen implementeret hurtigt, og vi så efterfølgende står med en række spørgsmål og løse ender. At vores strategi har været den rigtige, kan vi tydeligt se på de store mængder post, der allerede sendes via Connect. Det betyder jo, at brugerne har taget løsningen til sig og benytter den så ofte som muligt. Da det primært er ESDH-området, vi har taget fat i med Connect-løsningen, har jeg hele tiden været tilknyttet projektet som ESDH-ekspert. Det, er jeg overbevist om, har betydet, at mange udfordringer er blevet løst allerede i opstartsfasen, slutter Hanne Rysgaard.