Ny virkelighed kræver ny velfærd

Digitalisering er et væsentligt værktøj i bestræbelserne på at modernisere den offentlige sektor. Digitalisering af den offentlige sektor skal især medvirke til, at de offentlige opgaver løses ved brug af færre ressourcer.

connect_odense_kommune.jpg

Regeringen, kommuner og regioner i Danmark samarbejder om den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi. Digitalisering af den offentlige sektor skal forenkle såvel borgernes som virksomhedernes samspil med det offentlige.
Ny teknik og nye trends i samfundet, medfører også at man søger information og dialog med det offentlige på helt andre måder end tidligere.

Tre hovedspor

Digitaliseringsstrategien har tre hovedspor – slut med papirblanketter og brevpost, ny digital velfærd og tættere offentligt digitalt samarbejde. Som et direkte resultat af det første spor har regeringen besluttet at 80 % af den offentlige sektors kommunikation med medborgerne skal digitaliseres inden udgangen af 2015.
– Vi var blandt de første kommuner i Danmark, der var ude med digital post til borgerne, fortæller Birgitte Hjelm Paulsen, chefkonsulent og projektleder for kommunens e2015-projekt, som skal sikre effektiv digital kommunikation med borgere og virksomheder.
Det var i efteråret 2009, at Odense kommune begyndte at planlægge digital kommunikation i større skala.
– Vi ønskede mere end bare at sende digitale breve til borgerne. Vi ville også modtage svarene digitalt. Vi ville føre hele dialogen digitalt, siger Birgitte Hjelm Paulsen.
Og allerede i løbet af efteråret 2010 var vi i gang. Ifølge Odense kommunes egne tal er der i dag mere end 30 procent af Odenses borgere, der har valgt at kommunikere digitalt med det offentlige.
– Vi er med helt fremme inden for digital kommunikation med borgerne i Danmark.

Merværdi for borgeren

Målet er at fjerne eller automatisere arbejdsgange, der ikke skaber merværdi for borgeren.
– Vi mener, at vores ansatte skal lave det, de er gode til. De skal ikke bruge tiden på at printe, kuvertere, frankere og scanne. Desuden har vi ligesom alle andre kommuner sparekrav, vi skal opfylde.
Alene portoudgiften til udsendelser kostede i 2011 Odense Kommune mere end 10 millioner kroner. Målet er at have halveret denne udgift i 2015.
– At nedbringe portoudgifterne er klart vigtigt, men det er endnu vigtigere, at kommunikationen mellem vores medarbejdere og borgerne er så ukompliceret som muligt, siger Birgitte Hjelm Paulsen.

Dialog en bedre metode

Den bedste måde at få kommunens borgere til at tænke digitalt på er, at lade de enkelte sagsbehandlere tage spørgsmålet op, når de møder borgerne i hverdagen, for eksempel på biblioteket, når man er i kontakt med kirkegårdsadministrationen eller når en borger søger om byggetilladelse.
– I december 2010 investerede vi en del penge i en kampagne i bybilledet i kombination med annoncer og budskaber på vores website. Men det gav kun en lille effekt i forhold til hvad det kostede. Det var på det tidspunkt, at vi indså at dialog med borgerene er en bedre metode, fortæller Birgitte Hjelm Paulsen.
Et andet vigtigt element i dette arbejde er, at man tager sin egen medicin. Derfor skal alle, der søger job i Odense kommune, have en digital postkasse.
– En ting er sikkert; det er svært at overtale borgerne til at kommunikere digitalt, hvis vi ikke selv som medarbejdere benytter det, siger Birgitte Hjelm Paulsen.