Odense kommune opnåede store besparelser med digital post

Odense kommune var tvunget til at skære i budgettet. De tog derfor det store spring fra fysisk til digital post. De sparede penge kunne bruges til deres vigtige velfærdsaktiviteter.

Odense-Kommune_Birgitte-H-Paulsen_16-9.jpg

Birgitte Hjelm Paulsen, chefkonsulent inden for strategi og udvikling/It & Digitalisering hos Odense kommune

Odense kommune stod overfor en stor udfordring, hvad angik velfærdsområdet. En stigning i antallet af børn og ældre krævede flere penge, samtidig var kommunen nødt til at gennemgøre besparelser. Desuden stod man overfor en større udskiftning – man skulle overgå fra fysisk til digital post.

– Færre medarbejdere og færre penge behøver ikke nødvendigvis at betyde dårligere kvalitet for borgere og virksomheder, siger Birgitte Hjelm Paulsen, chefkonsulent inden for strategi og udvikling/It & Digitalisering hos Odense kommune.

Effektiviserede sine forsendelser

Da man nu stod overfor en sådan udfordring, spurgte man på kommunen sig selv: hvordan skulle pengene inden for velfærdsområdet fordeles? Når kommunen sendte fysiske post-meddelelser kostede det ti kr. pr. meddelelse heraf gik ni kroner til porto på forsendelsen.

– Du kommer ikke langt for ti kr., når du benytter fysisk post. Alt i alt betalte vi ni kr. for en forsendelse i kuvert, siger Birgitte Hjelm Paulsen.

Med overgangen til digital post kunne man spare en del penge, som i stedet kunne bruges på kommunens indsats overfor børn og ældre. Efter overgangen til digital post brugte man stadig en krone på håndtering af forsendelsen, men de resterende ni kroner fra portoen kunne man nu bruge til de nødvendige indsatser inden for velfærdsområdet.

Alene i 2018 sendte man over to millioner digitale postmeddelelser.

Flere svar og bedre opfølgning

Kommunens system formidler kontakt mellem myndighed og borgere, og den digitale poste udsendes fra alle kommunens forskellige fagsystemer. Takket være skiftet fra fysisk til digital post – overvejende via mobiltelefon – får borgerne i dag  hurtigere svar og en bedre opfølgning. Med en digital løsning slipper kommunen for at scanne og alt hvad kuvertering og fysisk post ellers indebar. Nu er det tilstrækkeligt med et tryk på en knap.

Enklere og mere sikkert samarbejde

Odense Kommune har i en række år haft et vellykket samarbejde med PostNord Strålforsvia Connect-løsningen til digital post og fjernprint, og takket være PostNord Strålfors er implementeringen af mange nye funktioner blevet forenklet.  

Næste trin på Odense kommunes digitale rejse bliver at integrere kommunens 36 modtagersystemer i én ny, national, digital postløsning.

– I dag har vi et synkroniseret og effektivt forløb. Vi er rigtig glade for samarbejdet med PostNord Strålfors, som gør processen både enklere og mere sikker.