Fra papirbjerge til sikkert, digitalt arkiv

Boligforeningen AAB havde brug for en GDPR-venlig løsning – og det skulle gerne gå stærkt. Hele 107 lokalkontorer med materiale helt tilbage fra 1940’erne og frem til i dag skulle digitaliseres. Med PostNord Strålfors hjælp fik AAB et velfungerende, digitalt arkiv.

Michael Storgaard, IT-chef, Boligforeningen AAB

Michael Storgaard, IT-chefhos AAB, gav gæsterne ved Smarter Communication Summit et indblik i, hvordan man fik samlet flere fysiske arkiver i ét digitalt arkiv. Ligesom mange andre virksomheder havde AAB mange lokalarkiver med følsomme persondata, og man havde derfor brug for en løsning, der kunne skre fuld overholdelse af de nye GDPR krav om såvel opbevaring som adgang til data.

En omfattende proces

AABs gamle materiale var alt andet end GDPR-venligt, og alt dette skulle man nu håndtere og digitalisere. Michael Storgaard, der var dataansvarligunder hele projektet, fortæller, at den bedste beskrivelse af den opgave, som AAB stod overfor, var, at kunne kontrollere “107 køleskabe placeret rundt om i landet. Hvem var i køleskabet hvornår, og hvad tog de ud eller lagde ind i køleskabet – 24/7/365 ”. At arkiverne yderligere indeholdt alt muligt fra linoleumsprøver, gamle disketter, billetter som dokumention til de mange sager, var blot en ekstra udfordring.

Sammen med PostNord Strålfors valgte man først at gennemføre en simpel oprydning og derefter at scanne alt. Næste skridt har så været at bygge nogle ”robotter” der sorterer de digitale filer i e-arkivet. Som en del af aftalen udførte PostNord Strålfors en række praktiske opgaver med blandt andet at pakke og hente arkivet samt makulere papirerne efter digitaliseringen.

– Det vigtigste for os var at have et samarbejde med en leverandør, der forstod, hvordan vi skulle håndtere vores data. PostNord Strålfors var en rigtig god partner i en meget omfattende proces, siger Michael Storgaard.

Vigtige læringer

Ifølge Michael Storgaardvar projektet og samarbejdet meget lærering for AAB. Det betød, at man kunne fremtidssikre sin virksomhed.

– Betragt jeres it- og digitaliseringsarbejde som et forandringsprojekt og behandl det derefter. Når der er mange mennesker og en stor organisation involveret, så bliver selve digitaliseringen af arbejdsgangene nemt den mindste udfordring.

Flytningen fra fysisk til digitalt var ikke lige enkelt hele vejen igennem, men det er takket være denne proces, at man i dag har fuld kontrol over sine data med et digitaliseret og centraliseret system.