Krav om e-fakturering i hele EU

Fra april skal alle myndigheder i EU kunne modtage elektroniske fakturaer fra deres leverandører. Her i Norden er landene ikke kommet lige langt med den digitale omstilling.

Kravet om en fælles standard for fakturaer kommer fra EU og skal indføres i hele unionen. Først og fremmest af økonomiske grunde, men hensynet til miljøet og myndighedernes ansvar for at fremme den digitale udvikling har også spillet en rolle.

Danmark er det nordiske land, der er nået længst med den digitale omstilling. I Danmark har over 99% af fakturaerne til det offentlige i flere år været digitale. Danmark lovgav allerede i 2005 om e-fakturering, og det nye EU-direktiv medfører derfor primært, at fakturaformaterne skal tilpasses til den nye standard.

Finland har haft obligatorisk e-fakturering siden 2010, og staten har i dag en e-faktureringsgrad på over 80%. 

Også Norge er nået langt i digitaliseringsprocessen og bruger den europæiske standard, selv om landet ikke er med i EU. Den norske lov trådte i kraft i 2011.

Den 1. april 2019 er det Sveriges tur. Til den tid skal den lov, der følger af EU-direktivet, være indført. Samfundet forventes over syv år at spare DKK 1 mia.

Sverige er bagud

Det anslås, at ca. 250.000 virksomheder leverer varer og tjenester til det offentlige i Sverige. 

Den digitale fakturering udgør i dag 67% i de statslige virksomheder. Ca. 30 af Sveriges 200 statslige myndigheder har en e-faktureringsgrad på under 20%.

Og en myndighed, som virkelig har udviklet sig, er Arbejdsformidlingen. Den har påvirket sine nøgletal meget på bare et halvt års tid, når det gælder e-handelsarbejde.

Men der er undtagelser, og nogle myndigheder er nået væsentligt længere end andre. Det fortæller Anderz Petersson, projektleder i den svenske digitaliseringsstyrelse DIGG, som af den svenske regering har fået til opgave at implementere den nye lov og sørge for, at den overholdes. 

Han nævner det svenske bagmandspoliti som et eksempel på en myndighed, der allerede i dag bruger over 80% e-fakturaer. 

– Og en myndighed, som virkelig har udviklet sig, er Arbejdsformidlingen. Den har påvirket sine nøgletal meget på bare et halvt års tid, når det gælder e-handelsarbejde, siger Anderz Petersson. 

Strengere end direktivet

EU-direktiver implementeres i form af love i de enkelte EU-lande og kan derfor blive udformet lidt forskelligt. 

Både den danske og den svenske regering har valgt en hårdere kurs end direktivet på to områder.

For det første er der ingen laveste beløbsgrænse, idet loven omfatter alle transaktioner til og fra myndigheder. Det skyldes, at man ønsker størst mulig effekt af omstillingen.

For det andet nøjes man ikke med at forpligte myndighederne til at modtage e-fakturaer. Leverandørerne får også pligt til at udstede dem. En skærpelse, der lægger ekstra pres på leveran-dørerne. 

I Finland bliver leverandørerne ikke tvunget til at sende e-fakturaer til det offentlige – men det offentlige skal kunne modtage dem i overensstemmelse med EU-direktivet. Finland er derimod på vej til at lovfæste retten til at kræve e-fakturering mellem private erhvervsdrivende. 

Flere mulige formater

I Sverige har man ifølge forskrifter fra DIGG siden 1. november 2018 skullet kunne nå alle statslige fakturamodtagere i PEPPOL. PEPPOL er et standardiseret format til offentlig e-handel i EU. Der findes flere formater til leverandører, så længe de holder sig inden for den nye fælles EU-standard. 

Også Norge bruger PEPPOL som modtagestandard i det offentlige, og det anvendes nu også virksomhederne imellem. DIGG forudser, at man også i Sverige kan forestille sig, at det format, myndighederne bruger, breder sig til den private sektor.

 

Tom Rapaport. Foto. PostNord Strålfors.

”Vi hjælper med omstillingen”

Det nye e-fakturaformat er indbygget i PostNord Strålfors’ omnichannel-løsning. 

– Vi ønsker at hjælpe vores kunder, så de bliver færdige med omstillingen til tiden, siger Tom Rapaport, B2B-salgsansvarlig i PostNord Strålfors.

Myndighederne er generelt godt forberedt til de nye fakturaregler, som træder i kraft i april næste år. Lidt værre er det med leverandørerne. 

– De mangler viden, siger Tom Rapaport, som fortæller, at PostNord Strålfors kontakter sine kunder og sørger for, at de har alt, hvad der skal til, når loven træder i kraft. Hjemmesiden og andet informationsmateriale er også forberedt til dem, der ønsker oplysninger.

Mange i branchen har undret sig over, at omstillingen ikke er kommet tidligere, for teknologien har jo været der længe.

PostNord Strålfors tilbyder sine kunder en omnichannel-løsning, hvor e-fakturering i de nye lovbestemte formater er et af flere mulige alternativer. 

– Takket være omnichannel bliver det meget nemt for kunderne at tilpasse sig til det nye fakturakrav. 

Danmark, Norge og Finland har allerede lovgivet om e-fakturering og er nået meget længere end Sverige med den -digitale omstilling. Men Tom Rapaport tror, det kommer til at gå hurtigt i Sverige nu. 

– Mange i branchen har undret sig over, at omstillingen ikke er kommet tidligere, for teknologien har jo været der længe. Og svaret er vel, at det ikke er noget, man har prioriteret, fordi det ikke var et krav. Men det er det nu.

Og selv om de andre nordiske lande har været tidligt ude med lovgivning, har implementeringen taget lidt tid. I Sverige forholder det sig efter Tom Rapaports opfattelse omvendt. Der kan det tage tid at træffe beslutninger, men når de er truffet, omstiller svenskerne sig hurtigt. 

Kravet om e-fakturering vil generelt drive digitaliseringen.

Han tror, at de nye krav til myndighederne og deres leverandører vil smitte af på resten af erhvervslivet. Det er en tendens, man har set både i Norge og Finland. Der er allerede i dag e-fakturering i svensk erhvervsliv i et vist omfang, og Tom Rapaport tror, det bliver mere almindeligt også mellem virksomheder.

– Kravet om e-fakturering vil generelt drive digitaliseringen. Men digitaliseringen driver også sig selv, og når man er velforberedt, har man altid en fordel i forhold til dem, der ikke er det. Og vi hjælper vores kunder med at forberede sig.