En fleksibel løsning

Jacob_olsen_pensam_L.jpg

 PenSam blev dannet i 1986 og var dengang et administrativt samarbejde mellem fire pensionsfonde for offentligt ansatte lønmodtagere. Siden da er PenSam vokset med flere aktiviteter, og i dag har mere end 390. 000 danske lønmodtagere enten en pensionskonto, en bankkonto eller en forsikring her.
– De fleste af vores kunder er stadig offentligt ansatte som for eksempel sosu-assistenter og plejepersonale, selvom vi også har privatansatte kunder, fortæller Jacob Olsen.

Fastlåst i en gammel printløsning
I årenes løb er behovet for at kommunikere med kunderne på den rigtige måde også vokset.
– Vi oplevede, at vi havde behov for at kommunikere bedre og hurtigere, men sad fast i en gammel og til en vis grad hjemmelavet printløsning, som ikke var effektiv. PenSam engagerede virksomhedskonsulenter fra Deloitte til at klarlægge behovene. Et klart behov var færre skabeloner til dokumentbehandling.  Og mulighed for selv at kunne ændre i skabelonerne.
– I det gamle system tager det timer og kræver konsulentbistand, hver gang vi vil justere noget. Og da vi har over 700 skabeloner, bliver det dyrt.
– Så vi opnår store besparelser bare ved at slippe for at lægge de job ud eksternt fremover, siger Jacob Olsen.  
Sammen med Deloitte udarbejdede PenSam en kravliste, som Strålfors til slut fik i hånden. Man valgte en løsning med Transform som fundament.
– Målet har hele tiden været at spare penge, når løsningen er på plads, siger Jacob Olsen og fortsætter:
– Vi ville have en standardløsning, som var hurtig, fleksibel og nem at bruge. I øjeblikket er Jacob Olsen og hans medarbejdere ved at gennemgå de gamle skabeloner.
– Nu flytter vi al vores kommunikation over i Transform og sigter efter 5-6 standardskabeloner, som derefter kan justeres efter behov, siger han.

Sparer tid
I dag printer og pakker PenSam alle breve selv, og arbejdet med at vedlægge bilag foregår manuelt. Fremover flyttes det arbejde over til en printleverandør, hvilket sparer mere tid.
– Med Transform kan vi selv styre, hvad der lægges i kuverten. Vi kan naturligvis også vælge at printe det lokalt, hvis vi vil det. Som første skridt har man flyttet alle masseudsendelser til pensionskunderne over samt de job, der genereres, når kundeservice har en samtale og vil sende information ud til en kunde.
– Vi kører ikke for fuld kraft endnu, men vi tror på løsningen, og forventningerne er store. I 2013 har vi alt på plads, siger Jacob Olsen. Næste skridt for PenSam er at gennemgå, hvilke af Transforms funktioner, de vil benytte.

– Løsningen har alt, hvad vi har brug for. Det, vi skal gøre, er at afgrænse. En stor udfordring er sikkerheden, hvad der printes, og hvordan dataene valideres.
– Vi skal have alle vore interne processer omkring løsningen på plads, så vi ved, at der ikke opstår fejl, nu hvor vi begynder at benytte flere kundedata i udsendelserne, siger Jacob Olsen.

Hvad vil I gøre på sigt?
– Nu har vi printløsningen til vores pensionskunder på plads. Næste skridt er at få forsikringer med og at printe i 4-farve på blankt papir for at kunne sende forskellige budskaber til de forskellige grupper, siger Jacob Olsen.
– Vi er også interesserede i at benytte flere kanaler samtidig over for kunderne, for eksempel e-mail og sms, som støtter andre udsendelser. Jacob Olsen håber også på i fremtiden at kunne koble et elektronisk dokumentarkiv til løsningen.
– Det ville være en stor hjælp for kundeservicen, men så skal vi først skanne alle vores arkiver ind, siger han og peger på arkivskabene midt i kontorlandskabet.