Automatisering af e-Boks gav anledning til en omfattende oprydning og strukturering, hvilket har øget sikkerheden og bidraget til stabil fordeling indkommende post i e-Boks. Over 90% distribueres i dag digitalt baseret på regler, der gør det nemt at opretholde et strømlinet flow.

PostNord er den førende leverandør af kommunikations- og logistikløsninger til, fra og inden for Norden. Virksomheden sikrer postservicen til private og virksomheder i Sverige og Danmark og er aktiv i alle de nordiske lande som logistik- og godsdistributør.

Udfordring

Tidligere kunne der opstå tvivl om, hvilke meddelelser i e-Boks der skulle routes hvorhen. Af og til havnede intern post hos en forkert modtager, hvilket udfordrede overholdelse af deadlines eller begrænsede adgangen til relevant information.

Christian Nordling fra PostNord ”Fordelingen af post i e-Boks foregik manuelt og baseret på en oversigt i et regneark. Det betød, at ikke kun selve fordelingen, men også vedligeholdelsen af, hvilke afdelinger der skulle modtage hvilken type post var sårbart over for ændringer”, fortæller Christian Nordling, Chef for HSSE hos PostNord.

Fordeling af indkommende meddelelser i e-Boks omfattede op mod 1500 stk. om måneden og omkring 30 fordelingspunkter, som det var komplekst at håndtere manuelt. Kom en meddelelse først på afveje, tog det tid, før den nåede frem til rette modtager.   

”Der kan være en tidsfrist, som vi skal reagere på, eller der kan være tale om noget information, vi har brug for at kende til. Jo hurtigere vi får posten, jo bedre er det. Vi skal kunne agere på baggrund af de informationer, der bliver sendt til os, og er der forsinkelser, har det betydning for vores arbejde” fortæller Helle Hinke, der som Director of HR Operation var blandt dem, som mærkede konsekvensen, når interne meddelelser kom på afveje.

Løsning

Fordi rette information til rette modtager er vigtig, var PostNord allerede godt i gang med at strømline fordelingen af indkommende digitale meddelelser i e-Boks, da digital håndtering kom på tale.

”Jeg havde taget fat på at strømline setup’et manuelt, da vi begyndte at drøfte automatisering. Når nu vi var i gang med at afdække behov i organisationen gav det god mening at sætte strøm til og derved skabe en mere langtidsholdbar og sikker løsning”, fortæller Christian Nordling.

Valget faldt på en sikker, digital løsning for automatisk, intern fordeling af indkommende e-Boks og Digital Post meddelelser. Automatiseringen betyder, at fordelingen foregår i realtid og samtidig sikres forsvarlig håndtering af fortrolige data.

Resultat

I dag er der større sikkerhed for, at digitale meddelelser routes til de rigtige modtagere, og det er nemt at justere de definerede regler i takt med, at der sker organisatoriske ændringer, som har indflydelse på fordeling af indkommende e-Boks meddelelser.

”Projektet med at automatisere har været en god anledning til at gennemgå alt i detaljen. Oprydningen var i sig selv værdifuld, og har medvirket til at øge sikkerheden for, at intern post havner de rigtige steder, og at kun de rigtige personer har adgang til de forskellige mapper, som posten fordeles til” fortæller Susanne Nobel, som er chef for Contact Center Excellence, der står for den daglige fordeling af forsendelser i e-Boks.

Som modtager af e-Boks meddelelser oplever HR-afdelingen et mere stabilt flow.

”I dag er det meget mere flydende, og vi får tingene hurtigere. Det glider automatisk. Jeg oplever slet ikke de forsinkelser, der kunne være før”, fortæller Helle Hinke.

Samlet set har projektet været en anledning til øget kontrol og sikkerhed. En mere strømlinet håndtering af indkommende e-Boks meddelelser, som var anledning til projektet, er i dag en realitet.

”Vi har fået væsentlig mere overblik og kontrol, og meddelelserne kommer i langt højere grad frem som de skal. Det er ret nemt at få ændringer kodet ind og digitaliseret baseret på de logikker vi har automatiseret ud fra”, afslutter Christian Nordling.

PostNord Strålfors’ rolle

PostNord Strålfors er ejet af PostNord, hvilket dog ikke havde indflydelse på samarbejdet, som blev håndteret som et hvilket som helst professionelt kunde-leverandørforhold af begge parter. Implementeringen af løsningen foregik ubesværet og på en måde, der forstyrrede mindst muligt.

”Undervejs i processen med at få opsat reglerne, der sikrer, at posten routes de rigtige steder hen, oplevede jeg en stor forståelse for, at vi alle sammen har travlt. PostNord Strålfors havde gjort det let for os at aflevere de informationer, de havde brug for. Deres holdning er, at det skal være let at være kunde, og det var det virkelig også” fortæller Helle Hinke om arbejdet med at definere reglerne forud for implementering af løsningen.