Mere effektiv fakturahåndtering med EDI

Arbejdsformidlingen i Sverige kan takket være PostNord Strålfors' EDI-tjeneste nemt udveksle elektroniske meddelelser med sine 6.000 leverandører – uanset hvilket system de bruger, og hvor i verden de befinder sig.

Arbetsförmedlingen-1.jpg

Digitaliseringen har ændret arbejdet hos de svenske myndigheder, og det er noget, som ikke mindst Arbejdsformidlingen har kunnet mærke. Flere og flere af borgernes sager håndteres i dag via nettet. Det har medført en nedgang i antallet af fysiske møder og reduceret papirmængderne – man ser ikke længere bakker med fakturaer i økonomiafdelingen.

– Frem til 2008 havde de 24 länsarbetsnämnd (regionale arbejdsformidlingsorganer) administrative medarbejdere, der indtastede oplysninger fra leverandørernes fakturaer. I dag er de fleste papirfakturaer erstattet af elektroniske, fortæller Bengt Wahlin, projektleder i Arbejdsformidlingen.

– Hele Arbejdsformidlingen stræber efter automatisering og effektivisering.

Arbejdsformidlingen besluttede i 2016 at sende EDI-tjenester i nyt udbud. Man begyndte at se sig om efter en partner, som på en sikker måde kunne håndtere en halv mio. meddelelser i forskellige formater, som hvert år sendes til og fra de 6.000 leverandører.

PostNord Strålfors var den virksomhed, som bedst levede op til de tekniske specifikationer og samtidig tilbød den laveste pris.

Onboarding af nye leverandører

Arbejdsformidlingen har ikke bare mange leverandører – det drejer sig også om virksomheder med forskellig størrelse, forskellige forudsætninger og forskellige kommunikationsløsninger.

– Det er kompliceret med forskellige meddelelsestyper. Det kan være nødvendigt at tilpasse oplysningerne til forskellige standarder og kundeunikke formater, siger Stanislaw Skowron, chef for afdelingen Udvikling & Forvaltning.

PostNord Strålfors' EDI-tjeneste har den fordel, at man kan nå alle handelspartnere, uanset hvor i verden de befinder sig, og hvilken standard de bruger.

Arbejdsformidlingen tilbyder via PostNord Strålfors omkostningsfrit en internetbaseret leverandørportal til dem, der ikke allerede har deres egen løsning til e-handel og e-fakturering.
– Dér kan virksomhederne uploade deres oplysninger, og vi kan e-handle eller modtage fakturaerne elektronisk, siger Bengt Wahlin.

 

Migrering, som skal fungere

Han var lidt nervøs for, hvordan overgangen til PostNord Strålfors' system ville gå.
– Det er lidt ligesom med en hjertetransplantation: Man skifter fra system X til system Y, og undervejs skal alt fungere.

Når man har en virksomhed, der ikke kan sættes på standby, må der ikke opstå hindringer på vejen. Nu ånder han lettet op. Det hele gik godt.

Bengt Wahlin beskriver samarbejdsklimaet som prestigeløst og løsningsorienteret.
– PostNord Strålfors var meget optaget af at levere god kvalitet.

Mere effektiv fakturahåndtering

Løbende satsning på EDI og e-fakturering har effektiviseret arbejdet i økonomiafdelingen. 

– Det er blevet lettere at bestille hos de rigtige leverandører. Nu holder vi os til dem, vi har en aftale med. Vi har fået bedre kontrol og bedre priser, siger Stanislaw Skowron.

Årets e-handelsraket

Arbejdsformidlingens ambitioner er ikke gået ubemærket hen. Ekonomistyrningsverket (ESV – en styrelse under det svenske finansministerium) udpegede i 2018 Arbejdsformidlingen som årets e-handelsraket.

– Vi fortsætter med løbende at udvikle os ved hjælp af teknologien, siger Bengt Wahlin.