Webinar

Opsummering af webinar 24. februar 2021
Er dit modtagersystem klar til NgDP?

Inden NgDP (Ny generation Digital Post) går i luften til november i år, skal dit modtagersystem være parat til det nye meddelelsesformat MeMo og de andre krav fra Digitaliseringsstyrelsen. Samtidig muliggør formatet øget effektivitet, som du lige så godt kan tage med, nu du er i gang.

Minimumskravene er, at dit nye modtagersystem skal pege hen på den nye Digital Post-løsning og som minimum opgraderes til at kunne modtage post i det nye meddelelsesformat. Desuden skal al post relateret til myndighedsopgaver afhentes og myndigheder skal opbevare posten i egne systemer, samt være parate til at kunne modtage digital post på op til 99,5 mb.

Automatisk distribution af indgående henvendelser

Fordi det nye meddelelsesformat bærer flere data om forsendelsen end de nuværende formater, åbnes der samtidig op for en højere grad af effektivisering. Det vil eksempelvis være oplagt at udnytte MeMo-formatets data til automatisk distribution af indgående henvendelser.

En alt-i-en løsning

Du kan med PostNord Strålfors’ eDistributions-løsning få en enkel og sikker løsning, der dækker alle kravene fra Digitaliseringsstyrelsen samtidig med, at den giver dig det fulde udbytte af mulighederne i MeMo-formatet. Løsningen er en kombination af en automatiseret, kompleks brug af regler, støttet med machine learning, hvilket sikrer, at alle meddelelser indholdsmæssigt bestemmes og leveres direkte til rette modtager/afdeling i organisationen.

Kalundborg Kommune involverer organisationen

I Kalundborg Kommune har de været igennem processen med at konfigurere en løsning til styring af modtagerdelen. Med hjælp fra PostNord Strålfors har de i dag én samlet løsning, der håndterer flere kanaler, hvilket er i tråd med Digitaliseringsstyrelsens anbefaling om at være på så få modtagersystemer som muligt.

”Løsningen passer godt ind i set-up’et og den måde, vi gerne vil gøre tingene på, og så opfylder den både Digitaliseringsstyrelsens krav og understøtter MeMo-formatet”, fortæller Rasmus Lederballe, digitaliseringskonsulent og projektleder på NgDP i Kalundborg Kommune.

Kalundborg Kommune har gennemført et effektivt forløb og oplever løsningen som enkel. Forarbejdet fremhæver Rasmus Lederballe som altafgørende: ”Jo bedre man forbereder sig, jo bedre bliver det fra dag ét. Man skal engagere sig i det her for at høste effektiviseringerne så hurtigt som muligt. Vi har involveret organisationen - også modtagerne – for at være sikre på, at vi fik sat reglerne rigtigt op. Den del er vigtig. Grundighed betaler sig”, fortæller Rasmus Lederballe. Kalundborg Kommune er i dag oppe på en direkte fordelingsprocent på 90, hvilket er det effektiviseringsniveau, de stilede efter.

Onboarding - ikke et it-projekt

En succesfuld implementering forudsætter, at forløbet håndteres som et onboarding-forløb og ikke et it-projekt. Den viden, der i dag ligger i organisationen, skal afspejles i løsningen. For at sikre det, foregår onboardingen i tre strukturerede og effektive faser á fire uger:

  1. Basis: Konfiguration af løsningen, hvor regler for fordeling bygges op baseret på medarbejdernes viden
  2. Go live: Løsningen går i drift og reglerne trimmes med henblik på 90% direkte fordeling
  3. Hypercare: Yderligere optimering, evaluering og projektgodkendelse.

De tre faser forløber over tre gange fire uger, og undervejs er der et tæt samarbejde mellem virksomheden og PostNord Strålfors. Efterfølgende er der løbende opfølgning med mulighed for justeringer, hvilket dog er på et minimalt niveau.

Hverdagen for en postbehandler med PostNord Strålfors’ løsning

Når onboardingen er sket, og løsningen kører, er der meget få funktioner at forholde sig til. Adgang til løsningen foregår via en enkel brugerflade med fire indgange:

  • Document Routing – her havner de henvendelser løsningen ikke har kunnet sende direkte igennem. En medarbejder vurderer og sender henvendelsen videre til rette modtager
  • Track Document – mulighed for nemt at søge og finde håndterede henvendelser
  • Statistics – et ledelsesværktøj, der giver overblik over fordelingseffektiviteten og over indkommende kommunikation fordelt på kanaler
  • Rule Manager – her vedligeholder PostNord Strålfors de eksisterende regler og opretter nye.

Bliv klar med modtagersystemet allerede nu

Fra november i år er det et krav, at du har etableret et nyt modtagersystem, og at du kan håndtere MeMo-formatet. Med PostNord Strålfors’ løsning eDistribution opfylder du alle krav fra Digitaliseringsstyrelsen og får samtidig mulighed for at optimere hele postflowet med automatiseret fordeling.

Den effektive onboarding belaster virksomhedens ressourcer mindst muligt, og du slipper for et komplekst it-projekt. Fordi løsningen leveres som en Software as a Service ligger den efterfølgende drift og vedligeholdelse hos PostNord Strålfors.

NgDP går først i luften i november 2021, men hvorfor vente? Kom i gang med modtagersystemet nu, få hjælp undervejs i processen og stå klar til en gnidningsfri overgang senere på året.

Vil du modtage linket fra videoen fra webinar?

Send en email til Helle Kærgaard Bjerre eller Kenneth Lundø: