Det store spørgsmål, alle stiller sig selv, er, hvad sker der efter pandemien – vil vi fortsætte, som vi gør nu, eller vender vi hurtigt tilbage til den arbejdsform, vi havde før? Det er tydeligt, at der er brug for bedre og mere gennemtænkte strategier for digitalt samarbejde og problemløsning.
– Fjernarbejde stiller store krav til korrekt datahåndtering og sikker distribution. Det er også en god idé at udvikle digitale strategier for arkivering og sikker adgang til forretningskritiske dokumenter, forklarer Ole Thykær, Nordic Product Manager i PostNord Strålfors.
En virksomhed, der allerede har besluttet sig, er streaminggiganten Spotify, som den 12. februar i år meddelte, at intet bliver som før. Spotifys nye program "Work From Anywhere" blev lanceret og Spotifys medarbejdere har allerede nu mulighed for selv at vælge, hvor og hvordan de vil arbejde.
Idag kan vi klare os uden kontoret – men ikke uden den digitale arbejdsplads.
Oscar Berg, digital strateg og forfatter
– Du får adgang til flere kompetencer ved at arbejde digitalt, siger Oscar Berg, digital strateg i Telia og forfatter til bogen Den digitale arbejdsplads.
Han tror, at flere virksomheder bliver nødt til at gøre som Spotify for at være attraktive som arbejdsgivere. Ansættelsessted og faste arbejdstider bliver mindre og mindre relevant. Det handler i stedet om måder at tiltrække talenter på. Hvis man åbner et kontor i en mindre by, kan det være svært at finde talenterne dér.
Hold op med at tænke i fjernarbejde
– Arbejdet skal udføres, uanset hvor du er, men hvordan kan vi arbejde effektivt og smart, når vi ikke er det samme sted? Derfor er vi nødt til at overveje, hvordan vi bedst kan samarbejde digitalt.
Når vi taler om fjernarbejde, tager vi udgangspunkt i en gammeldags måde at tænke arbejde på, mener Oscar Berg. I dag kan vi klare os uden kontoret – men ikke uden den digitale arbejdsplads.
Sikkerhed er en anden faktor, der ofte bruges som argument for at arbejde på et fysisk kontor.
– Hvis du sidder på kontoret bag firewalls, er det lige så sikkert som en middelalderborg. Men folk skal stadig kunne tage ud i byen eller rejse. Det kræver nye sikkerhedsløsninger og en anden tilgang til sikkerhed. Selv på kontoret arbejder du i skyen, og der er store fordele ved at gøre det og kunne dele ressourcer, siger Oscar Berg.
Resultatet er, at alle medarbejdere altid har adgang til indgående henvendelser, uanset hvor og hvornår på døgnet de arbejder.
Ole Thykær, PostNord Strålfors
Hjemmekontoret giver nye udfordringer
Under pandemien har næsten alle arbejdet hjemmefra, og virksomheder i hele verden har stået over for forskellige typer udfordringer, der normalt håndteres i manuelle processer på det fysiske kontor.
– I en digital kontekst vokser problemerne. Hvordan sender man information sikkert og i overensstemmelse med reglerne fra den ene person til den anden, når begge arbejder hjemmefra, forklarer Ole Thykær, Nordic Product Manager i PostNord Strålfors.
Han mærker tydeligt, at virksomhederne er mere positive over for hjemmearbejde i dag, og han tror, at mange flere vil tillade fjernarbejde, også når pandemien er overstået. Digitaliseringen udvisker behovet for permanente kontorer og geografiske bindinger.
– En af vores løsninger, eDistribution, konsoliderer både fysiske og elektroniske inputkanaler på den samme distributionsplatform.
Al indgående kommunikation håndteres automatisk. Data lige fra f.eks. fysiske breve, til digitale postkasser og e-mails indlæses og videresendes via sikre grænseflader til de rigtige modtagere. Løsningen er tilpasset den gældende lovgivning, herunder EU's persondataforordning GDPR. Systemet giver en tydelig struktur til både håndtering og distribution af al kommunikation.
– Resultatet er, at alle medarbejdere altid har adgang til indgående henvendelser, uanset hvor og hvornår på døgnet de arbejder, siger Ole Thykær.
Han nævner to nylig gennemførte projekter, hvor eDistribution har været en del af løsningen i forbindelse med digitalisering af hele arbejdspladsen – Telia og Odder Kommune i Danmark.
Den digitale håndtering af indgående post gør det muligt for os at fungere som en virtuel organisation også efter pandemien.
Tamara Khaliel, Telia Danmark
Optimerer alle digitale flow
Telias overordnede mål er at opnå optimale kommunikationsflow, hvor forskellige processer interagerer og flowet bremses så lidt som muligt.
– Vores hovedfokus er digitalisering og forenkling, siger Tamara Khaliel, Sourcing Manager i Telia Danmark, og fortsætter:
– Det er to år siden, vi begyndte at arbejde på at optimere vores digitale flow, og dengang konverterede vi også al fysisk post til digital post.
Telia Danmark var faktisk den første private virksomhed i Norden, der brugte Digital Mailroom.
– Digital Mailroom havde allerede været brugt i lang tid af offentlige virksomheder, der skulle håndtere store sagsmængder. Men med Telia fik det private erhvervsliv også øjnene op for digitalisering af indgående post, fortæller Ole Thykær.
Løsningen hjalp under pandemien
– Vi har haft stor glæde af løsningen under Covid-19-pandemien. PostNord Strålfors modtager vores breve og henvendelser og distribuerer dem digitalt i vores organisation, også til hjemmekontorerne. Den digitale håndtering af indgående post gør det muligt for os at fungere som en virtuel organisation også efter pandemien, siger Tamara Khaliel.
Løsningen har været ekstra god under pandemien, hvor vi har haft begrænset adgang til vores fysiske arbejdspladser.
Betina Krogh Bille, Odder kommune
Kommunal sagsbehandling på hjemmekontoret
Alle henvendelser til Odder kommune håndteres af PostNord Strålfors og sendes digitalt til den rigtige sagsbehandler eller modtager.
– Det gælder for alle e-mails til vores hovedadresse, vores digitale postkasse og al vores fysiske post, siger Betina Krogh Bille i Odder kommune.
– Det betyder, at vores sagsbehandling kan foregå på hjemmekontoret, fordi de rigtige medarbejdere får de oplysninger, de skal bruge, sendt sikkert til deres skærm.
– Løsningen har været ekstra god under pandemien, hvor vi har haft begrænset adgang til vores fysiske arbejdspladser, siger Betina Krogh Bille.
