Når noget går galt, øges det manuelle arbejde eksponentielt
Hvis du digitaliserer dine ordrestyrings- og faktureringsflow på den rigtige måde, kan du både effektivisere administrationen og gøre kommunikationen med dine leverandører meget tydeligere. Den store værdi ligger i, at alle leverandører bruger samme arbejdsmetode og digitale infrastruktur, og at alle oplysninger samles på ét sted. Det skaber den indsigt og det overblik, der skal til for at kunne optimere planlægningen og skabe kontrol over dine flow – fra ordre til faktura. De positive konsekvenser bliver, at din virksomhed kan arbejde mere effektivt, når det gælder produktion og levering til dine kunder.
Hvis flowene ikke er digitaliserede, bliver du i stedet nødt til at kommunikere på andre måder, f.eks. via telefon eller e-mail. Derudover skal du manuelt opdatere alle oplysninger i de systemer, du bruger. Processerne bliver mere komplicerede, og der kræves mere manuelt arbejde på hvert trin.
I mange tilfælde kan den administrative byrde ved ikke-digitale arbejdsmetoder opleves som acceptabel, men i det lange løb øges risikoen for fejl og misforståelser. Det er i de tilfælde, hvor der falder noget mellem to stole, at den manglende gennemsigtighed i processerne kan få de største konsekvenser. Så øges det manuelle arbejde eksponentielt, og leadtiderne bliver lange, fordi fejlene ikke opdages, før skaden allerede er sket. Det kan også skade leveringssikkerheden og produktiviteten i din egen virksomhed, uanset om du arbejder med produktion, engrosvirksomhed eller e-handel.
Digital modenhed varierer fra leverandør til leverandør
Men hvad er det så, der står i vejen for et digital samarbejde med dine leverandører? Større leverandører med interne IT-ressourcer, der selv har klare incitamenter til at effektivisere kommunikationen, er ofte mere tilbøjelige til at indføre nye, digitale måder at arbejde på.
Mindre leverandører kan derimod have begrænsede IT-ressourcer og mangler ofte de teknologiske forudsætninger eller interne kompetencer, der er nødvendige for at arbejde digitalt på en effektiv måde. Den største hindring bliver derfor ofte, hvordan man kan få sådanne leverandører til at bruge de digitale flow, du som kunde efterspørger.
Et andet aspekt af problematikken er, at din virksomhed skal kunne drive processen i retning af øget digitalisering hos leverandørerne, uanset om de har de teknologiske kompetencer eller ej. Det fokus, der er nødvendigt for at skabe reelle forandringer, er der sjældent hverken tid, ressourcer eller kompetencer til internt.
Læs oså hvad er EDI?
Fordelene udebliver, hvis leverandørerne ikke arbejder på samme måde
For mange virksomheder bliver onboarding af leverandører til digitale flow en uoverkommelig opgave, og så nøjes man måske med, at nogle få leverandører bruger den nye arbejdsmetode. Men en kæde er trods alt ikke stærkere end det svageste led. Hvis du ikke får dine leverandører til at arbejde på samme måde i den samme digitale infrastruktur, udebliver den koordinerende "kontroltårnseffekt" af et digitaliseret handelsflow.
Heldigvis kan du få hjælp. I Strålfors har vi mere end 30 års erfaring med at hjælpe virksomheder med at arbejde digitalt – både internt og hos kunder og leverandører. Det forenkler din administration, reducerer fejlkilder og åbner op for alle de muligheder, der følger med automatisering. Vil du vide mere? Kontakt os!
