eArchive_Hero_3-1.jpg
Markedstendenser Sikkerhed Datapolitik

eArkiv giver smartere dokumentstyring

Opbevarer I virksomhedens vigtige dokumenter på den rigtige måde? Med elektronisk opbevaring er I sikre på at overholde de juridiske krav, samtidig med at bedre struktur skaber orden i arkiverne og giver hurtigere kundeservice.

Thomas Otterlund, Product Manager PostNord StrålforsThomas Otterlund, Product Manager PostNord StrålforsNår PostNord Strålfors bliver spurgt om løsningen eArkiv, er det ofte ud fra et kundeserviceperspektiv. Nem opbevaring og søgbare dokumenter gør dialogen med kunden lettere.

– Det giver en kundeservice afdeling mulighed for at se nøjagtig den samme udgave af fakturaen som den, kunden har fået, når de besvarer spørgsmål, siger Thomas Otterlund, Product Manager, PostNord Strålfors.

Bedre søgbarhed

I stedet for at man skal indhente oplysninger i den relevante afdeling i virksomheden, er dokumenter umiddelbart tilgængelige for alle autoriserede med fuld sporbarhed. Og det er en løsning, der løbende opdateres for at opfylde de juridiske krav, f.eks. i forbindelse med opbevaring af personoplysninger.

Virksomheder bør have funktioner til sletning af personoplysninger indbygget i deres systemer. Det er f.eks. vigtigt at holde styr på, hvilke dokumenter virksomheden har ret til at opbevare, for ikke at risikere retslige følger

Da GDPR-direktivet trådte i kraft, blev spørgsmålet om, hvilke oplysninger der opbevares om kunderne, aktuelt i mange virksomheder. Direktivet giver kunderne ret til at få adgang til de oplysninger, der opbevares om dem, og at få slettet oplysninger, der ikke skal arkiveres i henhold til bogføringsloven.

– Virksomheder bør have funktioner til sletning af personoplysninger indbygget i deres systemer. Det er f.eks. vigtigt at holde styr på, hvilke dokumenter virksomheden har ret til at opbevare, for ikke at risikere retslige følger, siger Thomas Otterlund.

Bæredygtig løsning

Der stilles også krav om, at dokumenter skal opbevares i en bestemt periode. Regnskabsmateriale skal f.eks. opbevares i fem år ifølge bogføringsloven.
Det betyder, at den digitale løsning, man vælger, også skal være bæredygtig over tid.

– Selv om du som kunde selv vælger at gemme dokumenterne, er det ikke sikkert, at du gemmer den rigtige version af dokumentet, siger Thomas Otterlund.

Kunden gemmer måske den version, som forretningssystemet har oprettet, men derefter kan der blive foretaget flere ændringer og tilføjelser. Mange er ikke opmærksomme på, at det er den sidste version, der skal gemmes.

Smarte funktioner

PostNord Strålfors' eArkiv omfatter f.eks. funktionen Life Cycle Management, som gør det lettere for kunderne at overholde både GDPR og andre lovkrav.

Funktionerne i løsningen sikrer, at dokumenter slettes, når der ikke længere er brug for dem, at personoplysninger opbevares sikkert, og at kun autoriseret personale har adgang til oplysningerne.

Læs mere om vores løsning eAkriv

Expert_Thomas-Otterlund_480x480.png
Thomas Otterlund
Product Manager PostNord Strålfors

Inspiration og dybtgående artikler

Commons_16-9.jpg
Commons_Vasilis-Kostakis_Expert_NY.jpg

Vidensdeling – et lokomotiv for innovation

Digital Commons beskrives ofte som en digital ressource, andre frit kan bruge og udvikle, med Wikipedia som et af de mest kendte eksempler. Vidensdeling via Digital Commons bliver også mere og mere almindelig inden for medicinsk forskning og i smarte byer.

Stefan-Larsson_16-9.jpg

Tillid i digitaliseringens fodspor

Ulovlig brug af personoplysninger og lemfældig omgang med datasikkerhed har ført til flere store skandaler de seneste år. Virksomhederne er nødt til at hæge om forbrugernes tillid, for at den digitale økonomi ikke skal tabe momentum.

Datascanning

Undgå spildtid på administrationsarbejde

Med vores Datascanning løsninger til digital distribution af kommunikation sker der en automatisk klassificering af dokumenter og en direkte aflevering til rette modtager i organisationen. Vores løsning erstatter de mange manuelle rutiner ved traditionel fordeling af digital Post, Email eller scannet post. Løsningen er skalerbar og kan håndtere én henvendelseskanal eller alle og fordele data i organisationen via mail eller til fag- og sagssystemer.

Newsletter-Bg_3-1_DK_20200831.jpg

Tilmeld dig vores nyhedsbrev

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få spændende artikler og interviews med fokus på det nyeste inden for kundekommunikation.

Kom i gang!