Skab en digital arbejdsplads uden at sidde fast i teknikken

Et digitalt arbejdsmiljø er vejen frem mod en mere effektiv organisation – hvis de digitale værktøjer bruges på den rette måde. Ellers er der risiko for, at de i stedet fører til frustration, ineffektivitet og stress. Her er tippene, som hjælper dig til at skabe en god digital arbejdsplads.

office_Stralfors_875.jpg

Indkøbte it-systemer, som understøtter virksomhedsfunktioner i stedet for de ansattes forskellige arbejdsroller og behov. Lyder det bekendt? Sådan ser det digitale miljø stadig ud på mange arbejds-pladser i Norden.

– Mange virksomheder og organisationer mangler et helhedssyn og indfører forskellige digitale systemer uden at se på, hvordan medarbejderne påvirkes, og det kan blive kaotisk, siger Oscar Berg, forfatter og adm. dir. på det digitale innovationsbureau Unicorn Titans.

Digitaliseringen forandrer arbejdspladsen

Oscar Berg har skrevet bogen Den digitala arbetsplatsen. Han beskriver en god digital arbejdsplads som et arbejdsmiljø, hvor medarbejderen har alle de værktøjer, som er nødvendige for at kunne gøre arbejde bedst muligt. En god digital arbejdsplads medfører også, at organisationen bliver mere produktiv, fleksibel, bevægelig og innovativ.

– Teknikken har taget et kvantespring! For 15 år siden havde de fleste smartere værktøjer på deres arbejdsplads, end de havde derhjemme. I dag er det tit omvendt. Det skaber store forventninger og frustrationer hos medarbejderne, siger Oscar Berg.

Han sammenligner med dårlig byplanlægning.

– Bygger man en by uden at tænke over, hvordan folk skal bo og leve i den, forsvinder der masser af skattekroner til ingen nytte. På samme måde daler produktiviteten i stedet for at stige i de virksomheder, som vælger forkerte digitale systemer og værktøjer eller udformer dem forkert.

Paradokset har været et faktum i de nordiske lande siden slutningen af 1970'erne. Og alligevel sker der forholdsvis lidt i det digitale landskab inden for såvel erhvervslivet som i den offentlige sektor.

– Det, der er nemt at forstå på det teoretiske plan, er ikke altid lige så nemt at omsætte til praksis. Et første skridt i den rigtige retning er selvfølgelig, at et digitalt arbejdsmiljø skal være udformet ud fra et helhedssyn og med brugerne i centrum, siger Oscar Berg.

Oscar Berg, forfatter og adm. dir. på det digitale innovationsbureau Unicorn Titans.Varetag de ansattes behov

Hvilke digitale værktøjer, der er de rette for en virksomhed, afhænger af, hvem der arbejder der, og hvad de skal udføre i arbejdstiden. Kontormedarbejdere kan for eksempel have brug for smarte systemer, som forenkler kommunikationen internt og med kunder.

De, der ikke arbejder på et kontor, har andre behov – og nogle gange til og med større behov end de, der tilbringer størstedelen af arbejdsdagen ved et skrivebord. Sundhedssektoren er et eksempel på en arbejdsplads, hvor forskellige medarbejdere arbejder i kortere perioder fra samme computer og har behov for at kunne logge ind i flere systemer, ofte med forskellige login-oplysninger.

– Dette skaber en kompleksitet i det digitale arbejdsmiljø, som vanskeliggør det daglige arbejde for personalet i sundhedssektoren, hvilket resulterer i ineffektivitet i en eller anden grad i hele organisationen, siger Oscar Berg.

Indsigt, der giver aha-oplevelser

Første skridt i løsningen er, ifølge Oscar Berg, at følge med i digitaliseringen og være opdateret inden for de værktøjer, som personalet benytter. Han kalder det første skridt for en slags sygdomsindsigt.

– Teknikken er bare et værktøj, som skaber forudsætninger for, at medarbejderne skal kunne skabe værdi. For at forstå, hvordan disse digitale værktøjer kan bruges bedst muligt, har virksomhedsledelsen behov for at have et multiperspektiv. Ellers er der risiko for, at indkøb af nye systemer gavner en del af organisationen og vanskeliggør det for en anden.

Trin to er at udarbejde en system-oversigt. Hvilke systemer har vi? Hvordan bruges de? Virker de efter hensigten? Hvis ikke – hvordan kan de integreres med eller erstattes af andre systemer?

– Systemoversigter fører ofte til aha-oplevelser. Ikke bare hos ledelsen, men også hos medarbejderne. For eksempel behøver e-mail ikke at være den smarteste måde at kommunikere på internt, bare fordi det bruges af alle i hele organisationen. Ligeså kan intranettet benyttes på nye måder ved hjælp af ny teknik.

Man skal turde teste nye løsninger

Næste trin er at turde teste nye løsninger. Proces før strategi, råder Oscar Berg.

– Det duer ikke længere at udarbejde en strategi og opdatere den hvert tredje år. Digitaliseringen medfører, at virksomheder og organisationer skal kunne justere deres plan undervejs og vælge den teknik og de systemer, som har den bedste effekt netop nu.

I korte træk handler forandringen om indsigt. At kunne følge med i digitaliseringen er ikke længere bare en konkurrencefordel, men en hygiejnefaktor.

– Overslagsberegninger fra det multinationale konsulentbureau McKinsey viser et effektivitetstab på op imod 40 procent i virksomheder, der er blevet hængende i de gamle traditionelle møde- og kommunikationsmodeller, siger Oscar Berg.

Hvilke udfordringer er de største for virksomheder, der ønsker en bedre digital arbejdsplads?

– At ændre arbejdspladsens kultur samt at skabe en forståelse for den forandring, der kræves i hele organisationen – fra ledelsen til resten af medarbejderne. Der er behov for en fælles vision, for at alle skal kunne arbejde hen mod samme mål.

– Det er også en udfordring at holde fokus på brugerne og ikke tro, at et system kan løse alle problemer, samt at turde investere i forandringen. Arbejdet med at finde smartere arbejdsmetoder er tit en udgift i starten, men en udgift, der betaler sig tilbage ret hurtigt.

Er "skyen" løsningen på alt?

– Ikke på alt, men skyløsninger kan gøre arbejdspladsen mere fleksibel og mere effektiv. Nutidens arbejdsplads behøver ikke længere være en organisatorisk enhed eller et fysisk sted. At have alt under samme tag var længe den mest effektive måde at arbejde på, men for en del brancher er dette ikke længere sandt.

Hvordan ser fremtidens digitale arbejdsplads ud?

– Mere mobil, mere fleksibel og mere attraktiv at arbejde på. Kommende generationer vil stille større krav til en velfungerende og attraktiv digital arbejdsplads. Deres kompetencer, viden og behov vil ændre sig i takt med den tekniske udvikling. Dette paradigmeskift skal virksomheder forholde sig til, hvis de vil være konkurrencedygtige og tiltrække god arbejdskraft.

– Nystartede virksomheder har ofte helt andre digitale forudsætninger end ældre virksomheder. Ved at skabe en god digital arbejdsplads fra starten, måske med forskellige skyløsninger, kan de hurtigt følge med i de digitale forandringer. Men også ældre virksomheder kan foretage denne digitale flytning, hvis de skifter fokus.

Hvilke ansatte er der behov for?

– Folk, der værdsætter at arbejde smart, og som forstår den tekniske viden, og hvordan den kan bruges til at effektivisere arbejdet. For at bruge en metafor: Det er ikke tilstrækkeligt at kunne søge på Google, man skal også forstå vigtigheden af kildekritik for at kunne bruge søgetjenesten på den rette måde.

Er man langt med digitalisering i Norden?

Nordiske marketingafdelinger er ikke så langt fremme med den digitale udvikling, som man kunne tro. En nyere rapport fra Google og Boston Consulting Group viser tværtimod, at de nordiske lande sakker bagud, når det handler om at tilpasse virksomheder og organisationer til de digitale udfordringer. Rapporten er baseret på undersøgelsen "Talent Revolution", hvor blandt andet nordiske virksomheder og ansatte har deltaget. I undersøgelsen svarer mange nordiske marketingfolk, at de mangler redskaber til at nå ud til kunderne, i særdeles-hed i de mobile kanaler.

26 procent af dem, der deltog i undersøgelsen, oplyste, at deres arbejdsgiver ikke ved, hvordan virksomheden kan benytte data til at lave bedre mobiltilpassede kampagner. Kun 20 procent mente, at virksomheden gør brug af positionsdata på en tilfredsstillende måde. Der gives også udtryk for en vis utilfredshed med den digitale udvikling og uddannelsesmulighederne på arbejdspladserne. Derimod viser undersøgelsen, at cheferne selv mener, at de har større digital indsigt end deres ansatte.