Det offentlige digitaliseres: lovkrav til e-fakturaer i hele Norden

Sverige halter efter Norge og Finland – men senest den 1. november 2018 skal også samtlige svenske statslige myndigheder være tilsluttet det europæiske e-handelsnetværk PEPPOL.

House_Stralfors_875.jpg

PEPPOL, Pan-European public procurement online, breder sig i rask fart hen over Europa. Det er et regelsæt for elektronisk overførsel af forretningsdokumenter, for eksempel fakturaer og aftaledokumenter.

Norge var det første af de nor-diske lande til at implementere regelsættet, selvom det blev udarbejdet som et EU-projekt. Her har regelsættet været obligatorisk for statslige myndigheder siden 2014 og for lokale myndigheder siden 2015. Derfor er hele den norske offentlige sektor i princippet tilsluttet, og hver dag er der cirka 80 nye virksomheder, der tilslutter sig netværket. I alt sendes der mere end fire millioner e-fakturaer om måneden alene i Norge.

Også i Finland er samtlige statslige myndigheder tilsluttet til PEPPOL. Og i Danmark har det allerede siden 2005 været obligatorisk for virksomheder at være tilsluttet e-handelsplatformen NemHandel. Danmark vil tilslutte sig PEPPOL i løbet af 2018. 

Sverige sidst af de nordiske lande

I Sverige er man endnu ikke kommet helt så langt – cirka 60 procent af de statslige myndigheder samt nogle få kommuner og landsting (regioner) har indtil videre tilsluttet sig. Men andelen vokser hver måned, fordi det den 1. november 2018 bliver obligatorisk for alle statslige myndigheder i Sverige at være tilsluttet PEPPOL.

Sören Pedersen er projektleder på PEPPOL hos det svenske Ekonomistyrningsverket (ESV) og arbejder med at implementere e-handelsnetværket i Sverige. Han har svar på de spørgsmål, som virksomhederne bør stille:

Hvad indebærer PEPPOL for virksomheder?

– Det er en billig og enkel løsning for virksomhederne til at nå deres kunder i den offentlige sektor. Det bliver obligatorisk for alle nordiske myndigheder at tilslutte sig e-handelsnetværket, siger Sören Pedersen.

Hvilke fordele byder PEPPOL på for virksomheder?

– Hvis man før i tiden skiftede mobiloperatør og derfor fik nyt telefonnummer, var man nødt til at sige til alle sine venner, at de skulle notere det nye nummer. Det er sådan traditionel e-handel fungerer i dag. Hvis for eksempel den svenske Skogsstyrelsen med sine tusindvis af leverandører af varer og serviceydelser vil skifte operatør, skal de meddele alle, der sender e-fakturaer, at de har fået ny elektronisk adresse.

– Men med PEPPOL har man i al fremtid den samme elektroniske adresse, et såkaldt PEPPOL-id. Derfor kan de skifte operatør, så tit de vil, uden at skulle meddele det til deres vare- og serviceleverandører. Det er en mere moderne og omkostningseffektiv e-handelsløsning.

– I traditionel e-handel kan det være en besværlig og bekostelig proces for både købere og sælgere at komme i gang med e-handel. Sælgeren skal ofte afvente tilladelse fra køberen til at sende en e-faktura, de skal være enige om format og i visse tilfælde også beslutte, hvordan overførslen skal foregå.

– Med PEPPOL har alle modtagere et understøttet fakturaformat, og der er kun en måde at overføre e-handelsmeddelelser på. Operatørerne kan nøjes med en enkelt aftale med en PEPPOL-myndighed i stedet for at have såkaldte samtrafikaftaler med alle andre operatører, man vil sende og modtage meddelelser til og fra, siger Sören Pedersen.

Hvilke dokumenttyper understøtter PEPPOL?

– Det understøtter en række dokumenttyper. Det mest almindelige er, at myndigheder modtager fakturaer, kreditnotaer og pris- og produktkataloger, mens leverandørerne modtager bestillinger.