Fleksibilitet og gode relationer afgjorde valget af output management-løsning

Danpo er Skandinaviens største forarbejdningsvirksomhed inden for fjerkræ. De har brugt output management lige så længe som de har haft et forretningssystem.
– Den konsekvente og tydelige kommunikation styrker vores varemærke og viser, at vi er et professionelt selskab, siger Charlotte V. Gade, Enterprise Application Manager.

Charlotte_v_gade_875.jpg

– En konsekvent og tydelig kommunikation styrker vores varemærke og viser, at vi er et professionelt selskab. Transform og samarbejdet med Strålfors gør det muligt, siger Charlotte V Gade

– Da vi producerer, sælger og markedsfører kølede, frosne og forædlede kyllingeprodukter har vi mange forskellige typer af kunder. Vi henvender os ikke direkte til forbrugeren, men vi sælger for eksempel til grossister, supermarkeder og dyrefoderproducenter, siger Charlotte V. Gade.

Det medfører selvfølgelig store mængder forretningskommunikation, der skabes af systemet Microsoft Dynamics AX. Alt fra pluklister og følgesedler til fakturaer og informationsbreve skal følge samme grafiske profil, med de rigtige farver, logotyper og skrifttyper.

– En konsekvent og tydelig kommunikation styrker vores varemærke og viser, at vi er et professionelt selskab. Transform og samarbejdet med PostNord Strålfors gør dette muligt, siger Charlotte V. Gade.

Største delen af faktureringen og øvrig kommunikation er i dag automatiseret i EDI-flows. Men det betyder ikke, at kommunikationslayoutet bliver overflødig. Snarere omvendt.

– Alle dokumenter som sendes i disse flows kan vi hurtigt få adgang til på vores interne computere. Vi vil have, at det skal være nemt at læse al information, og at alle dokumenter skal se pæne og professionelle ud, siger Charlotte V. Gade.

Nemt valg

Danpo har altid haft et system for output management som komplementerer forretningssystemet.

– De fleste ERP-systemer har et standardoutput, hvor resultatet ikke bliver pænt uden at man investerer store beløb, både til at starte med, og når man vil lave ændringer, fortæller Charlotte V. Gade.

Derfor valgte man også at undersøge alternativerne inden for output management, dengang det var aktuelt for koncernen at investere i et nyt forretningssystem. Da diskussionerne startede tilbage i 2010, var det standard i firmaet at anvende Transform sammen med Dynamics AX.

– Vores første selskab gik live i 2012, og i dag kører to af de tre store selskaber med samme setup. Vi har også lige startet et projekt for at inkludere Den Stolte Hane i Norge på samme platform. Det er nemlig ikke svært at kopiere løsningen til et nyt selskab, hvis man fra starten har det hele på plads.

– Hvis man skal forklare det på en enkel måde, skifter vi i princip kun logo og farver og tilpasser informationen til de norske lovkrav. Det er simpelthen et smidigt værktøj, siger Charlotte V. Gade.

Personlig kontakt hos Strålfors

I det daglige arbejde har hun direkte kontakt med en udvikler fra PostNord Strålfors.

– Når jeg har brug for at justere noget eller har spørgsmål, kontakter jeg hende direkte. Vi plejer at have en åben dialog, om hvordan vi bedst justerer det, jeg vil have ændret. Hun kan også se med det samme, om det kræver tilretning i vores ERP system for at justere i XML-filerne.

– Vi har en smidig proces, og jeg påskønner virkelig den personlige kontakt. Det gør alt meget nemmere, siger Charlotte V. Gade.

Det koster mange penge at opgradere et ERP-system. Derfor sker dette ikke så ofte. Normalt plejer man at gøre det hver femte år.

– Der sker selvfølgelig en hel del i forhold til Output Management-løsningen, som vi har valgt. Det er altid et stort projekt med mange involverede. Som forberedelse for den næste opdatering, er vi selv ved at starte et forstudie, siger Charlotte V. Gade.

Gå igennem alle processer

Præcis hvor lang tid en opgradering kan tage er svært at sige. Det afhænger af projektet og virksomhedens størrelse, og selvfølgelig også hvor kompleks et system det er.

Hvis du har fuldkommen styr på dit forretningssystem, så går det relativt hurtigt.

– Ellers skal du til at evaluere alle forskellige processer i selskabet og se hvilke af dem, der skal gå via forretningssystemet. Og det er et stort projekt.

Charlotte V. Gades absolut bedste råd er, at tage samtlige dokumenter med fra start i processen.

– Når man står foran en ny installation eller en opgradering, er det klogt at tænke helhed og opstille mål for, hvordan det skal fungere, når alt er færdigt, siger hun.

– Det som virker nemt ved første blik, kan blive rigtig dyrt og kompliceret at ændre, når forretningssystemet er i gang igen.