Dansk Arbejdsgiverforenings administrative udfordring

Bliv medlem – og behold feriepengene i eget hus!
– Det er en virkelig god konkurrencefordel, som vi er meget glade for at kunne tilbyde, siger Stina Mærsk, projektkoordinator i Arbejdsgivernes Centrale Ferieregister (ACF), en del af Dansk Arbejdsgiverforening.

Stina_maersk_875.jpg

I dag bruger de enkelte virksomheder utrolig meget tid på administrationen af feriekortene. Og vi kan tilbyde dem en løsning, som er automatisk ”Vi har løst et stort administrativt problem og samtidig foretaget en fremtidssikring” siger Stina Mærsk.

Dansk Arbejdsgiverforening, DA, er hovedorganisation for 14 arbejdsgiverorganisationer på det private arbejdsmarked inden for industri, handel, transport, service og byggeri. Sammenlagt drejer det sig om 24.000 virksomheder.

Som interesseorganisation er det DA's formål at koordinere overenskomstforhandlingerne og påvirke de politiske beslutningsprocesser, så virksomhedernes konkurrenceevne og adgang til kvalificeret arbejdskraft er størst mulig. DA's primære arbejdsområder er arbejdsmarkedspolitik og kvalifikationer, arbejdsmiljø, ansættelsesret, overenskomstkoordinering – og arbejdsret, internationale forhold og overvågning i form af analyse og statistikker om løn, sygefravær, konflikter med mere.

Feriekort i e-Boks

Håndteringen af feriekortene, der benyttes til udbetaling af feriepenge, var frem til 2012, hovedsagelig manuel.

– Det var den vigtigste grund til, at vi ville modernisere vores system. Håndteringen var både ressourcekrævende og langsom, siger Stina Mærsk.

Mange af medlemsvirksomhederne havde længe efterspurgt feriekortet i e-Boks. Et feriekort er imidlertid – til forskel fra en lønseddel – et værdifuldt stykke papir. Feriekortet kan, hvis en virksomhed for eksempel går konkurs, indløses hos den arbejdsgiverorganisation, der står som garant.

– Vi har hele tiden haft som krav, at et feriekorts ægthed skal kunne bevises, siger Stina Mærsk.

Transform – systemets kerne

Dansk Arbejdsgiverforening har i dag fuld kontrol over alle feriekort og alle medlemsvirksomheders feriepenge, fra det overordnede ned til hvert enkelt CVR og CPR-nummer. ACF og eFeriekort-systemet er udviklet af, og leveres af Postnord Strålfors Danmark. I projektet til DA har PostNord Strålfors benyttet Transform som base. ACF er bygget på Transform, der er kernen i eFeriekort-systemet.

– Vi har en omfattende viden in-house og erfaringer fra en række forskellige tekniske løsninger inden for Output Management-systemer, siger Julie Vieth hos PostNord Strålfors.
Dansk Arbejdsgiverforening ønskede, at deres nye system skulle lægge sig op af de e-services, der allerede eksisterer.

– Vi ønskede noget, der fungerede godt sammen med både e-Boks, og som indholdsmæssigt lægger sig op af e-Indkomst, der er et indkomstregister, der blev indført i 2008, siger Stina Mærsk.

Ny lovgivning – større krav datakvalitet

I den første version af løsningen, der blev lanceret i januar 2011, var det kun muligt for medlemsvirksomheder og organisationer i tilfælde af en virksomhedskonkurs eller lignede at tilgå deres egen information. Men ved årsskiftet 2014/2015 blev alt ændret.

– Vi fik utrolig travlt, da de nye lovændringer blev vedtaget – ændringerne betyder nemlig, at vores medlemsvirksomheders medarbejdere skal kunne se deres feriesaldo via Borger.dk/Feriepengeinfo, fortæller Stina Mærsk.

– Vi fik selvfølgelig besked i god tid, men lovændringen medførte et kæmpestort udviklingsarbejde af ACF-platformen.

Opdateringen af systemet blev implementeret ved årsskiftet 2014-2015. Og udover saldooplysninger leverer ACF også oplysninger om udbetalingsformål, samt hvornår lønmodtagerne vil afholde deres ferie. Men etableringen af Feriepengeinfo stillede også større krav til datakvaliteten af medlemsvirksomhedernes indberetninger.

Validering og information

ACF blev oprindelig etableret for at betjene Dansk Arbejdsgiverforenings medlemsvirksomheder. Men med de nye lovkrav er databasen også pålagt at sende feriedata til Feriepengeinfo bl.a. til kontrol for dobbeltforsørgelse.

Foruden gentagne forbedringer af valideringsrutinerne, gennemfører Dansk Arbejdsgiverforening en større tilbagemeldingsopgave over for medlemsvirksomhederne med henblik på at få bedre grunddata.

– Vi informerer og fortæller, hvad de selv kan gøre, og hvorfor informationen i ACF er vigtig for det offentlige, fortæller Stina Mærsk.

Fremtidssikret løsning

Systemet som helhed er med til at fremtidssikre feriekortsystemet som en del af det danske feriesystem. I dag bruger mange virksomheder utrolig meget tid på administrationen af feriekortene. Og vi kan tilbyde dem en løsning, som i princippet er automatisk.

– Vi har løst et stort administrativt problem og samtidig foretaget en fremtidssatsning, siger Stina Mærsk.