Udfordringen
UK Biobank var klar til over en periode på tre et halvt år at rekruttere 500.000 personer i aldersgruppen 40–69 år fra alle dele af Storbritannien. ”Da vi sigter på deltagelse af så stort et antal personer, var den måde, hvorpå vi rekrutterede dem, utrolig vigtig”, sagde Nicola Doherty, Senior Clinical Study Administrator i UK Biobank.
Løsningen
UK Biobank udpegede Strålfors til at stå for udskrivning og udsendelse af omkring 9 millioner henvendelser. Projektet skulle omfatte tre kommunikationsfaser. Den første var et introduktionsbrev, der opfordrede befolkningen til at deltage i undersøgelsen og indeholdt en fortrykt registreringsblanket, der skulle returneres.
Næste fase var et brev med bekræftelse, som omfattede et kort i fuldfarve med kørselsvejledning til de centre, hvor testen skulle foregå, samt foldere med yderligere information om undersøgelsen, og den tredje og sidste var et postkort med en påmindelse, som Strålfors designede med en kalender, hvor aftalen var fremhævet med dato og klokkeslæt. ”Det var virkelig et nydeligt stykke arbejde, og at Strålfors kunne designe kortet gjorde, at vi slap for problemerne og udgifterne ved at skulle engagere et eksternt designfirma”, sagde Nicola.
”Rekruttering af deltagere i den målestok var nyt for os, og vi havde behov for et samarbejde med en virksomhed, der kunne støtte og råde os. Strålfors kom med en række forslag, for eksempel at vi skulle udsende 100.000 breve om ugen, og Strålfors rådede os vedrørende, hvordan vi kunne spare penge til porto ved at benytte en leverandør længere ude i distributionskæden.”
Troværdighed og datasikkerhed var også problematikker, der krævede mange overvejelser for UK Biobank, da de skulle kunne stole på, at brevene ville blive afleveret til tiden, og at navne og adresser på millioner af mennesker var i trygge hænder. Strålfors havde de nødvendige akkrediteringer til at kunne leve op til disse krav.
Resultater
UK Biobank nåede målsætningen om at rekruttere 500.000 deltagere, og budgettet og den projekterede tidsplan holdt. ”Rekrutteringsudsendelserne har været en signifikant del af hele processen, da undersøgelsen ikke kunne gennemføres uden deltagere”, sagde Nicola.
”Det har til tider været noget af en rutsjebane på introduktionsfronten med spidsbelastningsmængder, der nåede op over £100k-mærket nogle uger og faldt til langt lavere niveauer på andre tidspunkter. Men Strålfors har den fleksibilitet, der skal til for at kunne håndtere så varierende krav – tit med kort varsel – og det har været en stor fordel for os.
”Strålfors har været fantastiske. De har gennemført projektet som et selskab med mange facetter, der kan håndtere masser af forskellige typer post, administrere lagre og komme med råd vedrørende alle aspekter inden for print og forsendelse.
”Da dette element i processen i den grad har været en nøglefaktor for at kunne gennemføre en vellykket første fase af projektet, er vi henrykte over, at det er forløbet så glat.”
Fremtiden
”Samarbejde med Strålfors har været fantastisk, og vi ser frem til fortsat at nyde godt af det. Vi har rekrutteret det nødvendige antal personer, men vi skal kunne holde os i regelmæssig kontakt med dem og bede dem komme tilbage for at få taget flere prøver.
”Vi skal også udsende nyhedsbreve med tak til deltagerne for at have været med, og det er noget vi planlægger at samarbejde med Strålfors om.”